Điều chỉnh, ghi số âm, không hủy. Hoá đơn 2.000.000 đồng xuất ngày 28/9, đến 5/10 khách bấm trả hàng sau khi đã xuất hoá đơn rồi. Tờ hoá đơn lúc xuất không sai chữ nào nên shop bán sàn không có gì để hủy hay thay: hàng về là thay đổi xảy ra sau.
Khách trả hàng sau khi đã xuất hoá đơn shop bán sàn điều chỉnh hay hủy hoá đơn: hàng trả lại thì điều chỉnh
Điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC viết:
Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán.
Trả toàn bộ hay một phần đều đi chung một đường, đổi hàng mà giá trị đổi theo cũng vậy. Người lập mặc định là bạn: người mua chỉ lập khi hai bên đã thoả thuận trước, nên đừng chờ khách làm thay.
Hàng trả lại thuộc khoản 5, nhóm hoá đơn lập đúng nhưng giao dịch đổi sau đó. Cả Điều 10 chỉ có hai cách xử lý hoá đơn đã lập là điều chỉnh và thay thế, không có cách hủy.
Ghi số âm, và kê khai ở kỳ nào
Hoá đơn điều chỉnh phải ghi đúng chiều: điểm c khoản 6 Điều 10 bắt điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm. Khách trả cả đơn 2.000.000 đồng thì ghi -2.000.000; trả một món trị giá 800.000 đồng thì ghi -800.000; đổi sang món đắt hơn 50.000 đồng thì ghi +50.000.
Kỳ nào thì điểm d khoản 6 nói rõ: với các trường hợp ở khoản 5, bạn kê khai vào kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được nó. Gốc xuất tháng 9, khách trả tháng 10 thì hoá đơn điều chỉnh lập tháng 10, và bạn kê khai nó ở kỳ của tháng 10.
Phần thuế sàn đã khấu trừ nộp thay trên số cũ là chuyện khác, và hoá đơn điều chỉnh không đụng tới khoản đó: cách lấy lại nằm ở bài hàng hoàn về sau khi đã kê khai thì xử thế nào. Lập hoá đơn âm xong mà bỏ bước đó là thuế đã nộp vẫn nằm lại.
Khi chính hoá đơn gốc bị lập sai
Hoá đơn lập sai thì khoản 1 Điều 10 xử theo mức sai:
· Sai tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ, mà không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hay hàng hoá: không phải lập lại. Bạn thông báo cho người mua và báo cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
· Sai mã số thuế, tên hàng hoặc quy cách, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác: chọn điều chỉnh hoặc thay thế. Hoá đơn điều chỉnh có dòng "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm"; hoá đơn thay thế có dòng tương tự với chữ "Thay thế cho".
· Hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền mà sai: lập hoá đơn thay thế.
Trước khi điều chỉnh hay thay thế vì lập sai, người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai. Người mua là cá nhân thì bạn chỉ phải thông báo cho họ. Với đơn bán trên sàn thương mại điện tử, văn bản đó không bắt buộc; đơn ngoài sàn thì vẫn theo hai vế trên. Hàng trả lại ở mục đầu không đòi văn bản này.
Cuối tháng làm gì với đơn hoàn
Lọc các đơn hoàn của tháng, rồi lập hoá đơn điều chỉnh ghi số âm đúng giá trị phần trả cho từng đơn đã có hoá đơn. Doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thì Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bắt hoá đơn điện tử có mã hoặc từ máy tính tiền cho mọi đơn, nên đơn hoàn nào cũng cần một hoá đơn điều chỉnh. Chỉ hộ từ 1 tỷ trở xuống chọn không xuất mới có đơn không hoá đơn để bỏ qua.
Ở đoạn cuối điểm c.3 khoản 5, luật đòi cả người bán lẫn người mua có đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Luật không liệt kê hồ sơ gồm những gì; với đơn sàn, nên giữ mã đơn, ngày sàn duyệt hoàn và số tiền hoàn trên bảng đối soát cùng chỗ với hoá đơn điều chỉnh, để cuối năm ba dòng hoá đơn gốc, hoá đơn điều chỉnh và tiền hoàn nối được với nhau.
Đơn hoàn tháng 10 mà hoá đơn gốc tháng 9 ghi sai tên hàng? Gửi mã đơn và tờ hoá đơn qua Zalo, chúng tôi nhìn là biết nên điều chỉnh hay thay thế.