Đọc thẳng từ file gốc của sàn
Báo cáo sàn, sao kê ngân hàng, phần mềm bán hàng và hoá đơn được đọc vào cùng một chỗ rồi đối chiếu với nhau. Không có bước gõ lại số, nên cũng không có lỗi gõ nhầm.
Cách dữ liệu chạy
Công cụ đối soát tự viết, khớp tới từng đơn
Đối soát bán hàng đa sàn là việc lặp đi lặp lại, khối lượng lớn và dễ sai ở chỗ khó thấy. Chúng tôi dựng công cụ riêng cho đúng việc đó. Dưới đây là cơ chế nó chạy.
Dữ liệu vào
Sàn TMĐTShopee, TikTok Shop
Phần mềm bán hàngSapo, KiotViet, Nhanh
Sao kê ngân hàngTiền thực về tài khoản
Hoá đơn điện tửTheo quy định hiện hành
Vận chuyển và CODGHN, GHTK, J&T, Ninja Van
ĐỐI SOÁT tới từng đơn
Đối chiếu chéo theo mã đơn và mã hàng
Kết quả ra
Doanh thu khớp tới từng đơn
Khớp SKU giữa sàn và kho
Tách phí sàn, trợ giá, hoàn hàng
Số liệu kê khai đúng gốc
Chênh lệch lộ ra trước khi chốt số
Ba việc công cụ làm được
Khớp tới từng mã hàng
Cùng một sản phẩm mang mã khác nhau ở mỗi sàn và trong kho. Công cụ giữ bảng ánh xạ giữa các mã đó, nên giá vốn và tồn kho tính được tới từng mặt hàng chứ không dừng ở con số tổng.
Chênh lệch lộ ra trước khi chốt số
Đơn có trên sàn mà không có tiền về, tiền về mà không có đơn, khoản trừ không rõ nguồn: tất cả được nêu thành danh sách phải xử lý, thay vì lẫn vào một con số tổng đã sai.
Dữ liệu đi qua ba lớp
Quy về một dạng
Mỗi sàn xuất báo cáo theo cấu trúc riêng và gọi tên khoản trừ mỗi nơi một kiểu. Bước đầu là đọc từng loại rồi quy hết về một dạng chung. Trước bước này thì không có gì so sánh được với gì.
Khớp theo khoá, tới từng đơn
Ghép theo mã đơn, mã hàng, ngày và số tiền. Khớp theo tổng thì hai cái sai ngược chiều nhau vẫn ra đúng, và đó đúng là kiểu sai không ai phát hiện cho tới khi quyết toán.
Chốt phần khớp, nêu phần còn lại
Phần ghép được thì chốt. Phần không ghép được thì liệt kê ra để người xử lý, chứ không tự ý gán hay bỏ qua cho đẹp bảng.
So với hai cách hay dùng
Không so với đơn vị nào cụ thể, mà so với hai thứ nhà bán hàng thường đang dùng sẵn.
| Việc phải làm | Excel làm tay | Phần mềm bán hàng | Công cụ của chúng tôi |
|---|---|---|---|
| Khối lượng vài nghìn đơn mỗi kỳ | Làm được, nhưng lâu và mỗi lần một kiểu | Xử lý tốt phần đơn hàng | Chạy lại toàn bộ trong một lần |
| Một mặt hàng, mỗi sàn một mã | Dò tay hoặc VLOOKUP theo tên hàng | Chỉ khớp trong phạm vi phần mềm đó | Giữ bảng ánh xạ mã dùng lại mọi kỳ |
| Tiền về theo lô, không theo đơn | Rất khó tách | Thường không đối chiếu tới sao kê | Ghép lô tiền ngược về từng đơn |
| Tìm lại vì sao kỳ trước lệch | Mở lại file cũ, nếu còn giữ | Xem được số, khó thấy lý do | Giữ lại vết đối chiếu của từng kỳ |
Và bốn việc công cụ không làm
Một công cụ đối soát nói được nó không làm gì thì mới đáng tin ở phần nó làm.
Không tự quyết ghi nhận vào kỳ nào
Đơn phát sinh tháng này, hoàn tháng sau, tiền về tháng sau nữa. Ghi vào kỳ nào là quyết định nghiệp vụ, người làm sổ chịu trách nhiệm.
Không đọc được thứ sàn không xuất ra
Sàn không đưa ra khoản nào thì không có cách nào dựng lại khoản đó. Chỗ này phải đối chiếu bằng chứng từ khác.
Không sửa dữ liệu gốc
Báo cáo sàn và sao kê giữ nguyên như tải về. Mọi điều chỉnh nằm ở lớp đối chiếu, để lúc cần luôn lần ngược lại được bản gốc.
Không thay chữ ký và trách nhiệm nghề
Công cụ đưa ra con số và chỗ lệch. Ký vào tờ khai vẫn là người, và người đó là người bạn nhắn Zalo.
Công cụ không thay người làm nghề. Nó lo phần đối chiếu khối lượng lớn, để phần còn lại (quyết định ghi nhận thế nào, kê khai ra sao) được làm bởi người hiểu sổ sách của bạn. Bạn trao đổi thẳng với người đó qua Zalo 0981 783 515.