Bạn mở sổ chi phí cuối năm và dòng nào cũng đặt cùng một câu hỏi: khoản này có giảm được thuế không? Bị loại 100 triệu chi phí thì thu nhập tính thuế tăng đúng 100 triệu, ở thuế suất phổ thông 20% là thêm 20 triệu thuế.
Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN 2026: khoản được trừ nằm ở Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản bị loại nằm ở Điều 10. Bảng 16 khoản ở dưới là những dòng công ty bán sàn gặp khi đóng sổ.
Chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN 2026: ba cửa một khoản chi phải qua
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025, và Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn nó từ ngày 15/12/2025. (Luật 67/2025 sau đó được Luật số 09/2026/QH16 bổ sung một khoản miễn thuế; Nghị định 320/2025 được Nghị định 141/2026/NĐ-CP bổ sung khoản 15 vào Điều 4, cũng về miễn thuế. Nghị định 141/2026 không chạm Điều 9 và Điều 10 nói về chi phí.)
Một khoản chi được trừ khi qua đủ ba cửa. Rớt một cửa là cả khoản bị loại. Phúc lợi và dự phòng còn bị cắt thêm theo mức, xem bảng dưới:
- Thực tế phát sinh, và liên quan đến hoạt động kinh doanh. Điểm a khoản 1 Điều 9 Luật 67/2025.
- Có đủ hoá đơn, chứng từ. Điểm b và c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với khoản chi từng lần từ 05 triệu đồng trở lên. Mốc 20 triệu đã hết, mốc mới tính từ 15/12/2025. Mua nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán thì cộng lại.
Điều 10 mở bằng khoản 1: loại mọi khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện ở khoản 1 Điều 9. Các khoản còn lại của Điều 10 bị loại dù chứng từ đầy đủ.
Chi tiền mặt vượt mốc 05 triệu, cách đếm từng lần và phần áp cho hộ kinh doanh nằm ở bài chi tiền mặt bao nhiêu thì không được tính vào chi phí.
Khoản chi của người bán Shopee, TikTok Shop: được trừ hay không
Cột Kết luận chỉ nói về công ty bán sàn, không áp cho hộ kinh doanh.
| Khoản chi | Kết luận | Điều kiện hoặc chỗ vướng |
|---|---|---|
| Phí sàn Shopee, TikTok Shop | Được, có điều kiện | Sàn tự cấn trừ nên bạn không có uỷ nhiệm chi. Cửa là điều khoản bù trừ trong hợp đồng, kèm biên bản đối chiếu số liệu có xác nhận hai bên. Xem phí sàn Shopee có được tính vào chi phí không |
| Quảng cáo trên TikTok Ads, Facebook, Google | Được nếu đủ chứng từ | Bên thu tiền là pháp nhân nước ngoài, nên thêm câu hỏi về thuế nhà thầu. Xem quảng cáo TikTok Shop và quảng cáo Facebook, Google |
| Phí vận hành logistics của sàn | Được nếu đủ chứng từ | Cùng đường bù trừ với phí sàn. Xem phí logistics TikTok Shop |
| Tiền sàn phạt shop vi phạm chính sách | Được, vẫn phải qua đủ ba cửa | Khoản 2 Điều 10 chỉ liệt kê phạt vi phạm hành chính, không có chữ nào về phạt hợp đồng. Xem sàn phạt shop |
| Hàng mua của cá nhân, hộ nhỏ không xuất được hoá đơn | Được, có điều kiện | Người bán là hộ, cá nhân có doanh thu trong ngưỡng 1 tỷ đồng một năm (hoặc thuộc các nhóm tự sản xuất, thu nhặt như nông sản, phế liệu). Công ty tự lập bảng kê mẫu 02/TNDN (Thông tư 20/2026/TT-BTC) và tự ký. Mua trong ngày từ 05 triệu của một người thì phải trả không dùng tiền mặt. Xem bảng kê 02/TNDN |
| Hàng hết hạn, hư hỏng phải huỷ | Được | Điểm i7 khoản 2 Điều 9: giá vốn hàng huỷ cộng chi phí huỷ. Nghị định không liệt kê loại hồ sơ nào, nhưng đòi công ty lưu và cung cấp đủ hồ sơ khi bị kiểm tra. Xem tiêu huỷ hàng tồn |
| Dự phòng giảm giá hàng tồn kho | Chỉ phần trích đúng quy định | Khoản 5 Điều 10 loại phần trích sai pháp luật về trích lập dự phòng. Xem dự phòng giảm giá hàng tồn kho |
| Tổn thất do hoả hoạn, thiên tai, tai nạn bất ngờ | Được, trừ phần đã được bồi thường | Điểm g khoản 2 Điều 9. Chỉ áp cho bất khả kháng, không áp cho mọi lô hàng thất lạc |
| Lương, thưởng của nhân viên | Được, có điều kiện | Phải thực chi và có chứng từ thanh toán. Điều kiện hưởng và mức hưởng phải ghi trong hợp đồng lao động, thoả ước hoặc quy chế. Chưa chi hết hạn nộp hồ sơ quyết toán thì bị loại, trừ phần quỹ lương dự phòng tối đa 17% quỹ tiền lương thực hiện, và trích xong công ty không được lỗ |
| Phúc lợi cho người lao động (nghỉ mát, hiếu hỉ, hỗ trợ khám bệnh) | Được đến một mức | Phần vượt 01 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế bị loại (khoản 4 Điều 10) |
| Lương của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ | Không | Điểm d khoản 8 Điều 10, không có ngoại lệ. Công ty hai thành viên trở lên hoặc cổ phần: thù lao của thành viên hội đồng không trực tiếp điều hành cũng bị loại cùng điểm này. Xem chủ doanh nghiệp tự trả lương |
| Khấu hao máy in đơn, laptop, kệ kho, xe | Được, có điều kiện | Tài sản phải có giấy tờ chứng minh sở hữu và theo dõi trong sổ. Công cụ không đủ chuẩn tài sản cố định thì phân bổ tối đa 03 năm. Ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống: phần nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng một xe bị loại, trừ xe chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn (khoản 6 Điều 10) |
| Điện, nước của kho thuê | Được nếu đủ chứng từ | Khoản 14 Điều 10 loại khoản chi thiếu hoá đơn hoặc chứng từ phù hợp với hợp đồng thuê. Thuê trả tiền trước nhiều năm thì phần vượt mức phân bổ theo năm bị loại (khoản 15) |
| Tiền phạt vi phạm hành chính, tiền chậm nộp thuế | Không | Khoản 2 Điều 10: phạt giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán, thuế và các phạt hành chính khác |
| Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ, Thuế TNDN, tiền chậm nộp thuế, thuế thu nhập cá nhân | Không | Khoản 12 Điều 10. Thuế thu nhập cá nhân chỉ được trừ khi hợp đồng lao động ghi tiền lương chưa gồm thuế. Thuế GTGT đầu vào đã tính vào chi phí thì không được khấu trừ nữa |
| Khoản chi tiền mặt từ 05 triệu trở lên | Không | Không qua cửa thứ ba. Chưa trả thì chưa bị loại, nhưng ngày trả bằng tiền mặt là ngày phải điều chỉnh giảm chi phí, kể cả khi đã có quyết định thanh tra |
Ba dòng trong bảng hay bị hiểu ngược
Chữ "Được" trong bảng vẫn đòi đủ ba cửa. Phí sàn chắc chắn gắn với kinh doanh, nên chỗ bị cãi là chứng từ thanh toán.
Thuế GTGT đầu vào có cổng riêng. Cùng một hoá đơn phí sàn, vế khấu trừ thuế đầu vào phải qua cổng đầu tiên là loại hẳn hộ kinh doanh: xem phí sàn Shopee có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không.
"Tiền phạt" trong bảng là hai loại khác nhau. Phạt vi phạm hành chính của cơ quan nhà nước thì bị loại. Tiền sàn trừ vì shop vi phạm chính sách là khoản phạt theo hợp đồng giữa hai doanh nghiệp, nên không rơi vào khoản 2 Điều 10 và vẫn phải đủ chứng từ như khoản chi khác.
Doanh thu nhỏ thì chi phí còn quan trọng không
Về thuế thì không, ở hai nhóm này:
· Doanh thu trong ngưỡng miễn thuế 1 tỷ đồng: công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp, nên chi phí không còn làm giảm số thuế nào. Nghĩa vụ giữ chứng từ vẫn còn. Xem công ty bán sàn doanh thu dưới 1 tỷ được miễn thuế gì. · Doanh thu không quá 3 tỷ mà không xác định được chi phí: nộp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, lúc đó không có phép trừ chi phí nào. Nghị định không định nghĩa "không xác định được chi phí", nên công ty đang giữ đủ sổ và chứng từ đừng coi đây là đường tắt. Xem công ty bán sàn doanh thu dưới 3 tỷ nộp theo tỷ lệ phần trăm.
Công ty vượt các ngưỡng đó và xác định được chi phí thì chi phí là thứ duy nhất đứng giữa doanh thu và thuế: mỗi đồng bị loại làm thu nhập tính thuế tăng đúng một đồng.
Rà chi phí cuối năm theo thứ tự nào
- Lọc các khoản tiền mặt từ 05 triệu trở lên, gộp theo ngày và theo người bán. Sửa được trước khi kỳ khép lại.
- Gom chứng từ phí sàn: bản điều khoản người bán đang áp dụng cho kỳ này, và biên bản đối chiếu có xác nhận của sàn. Việc này cần chữ ký của bên kia nên để lâu là hụt.
- Rà lương, thưởng: điều kiện hưởng đã ghi ở văn bản nào, tiền đã chi trước hạn nộp hồ sơ quyết toán chưa.
- Rà hàng tồn: hàng hết hạn đã huỷ có hồ sơ chưa, phần dự phòng đã trích có đúng quy định không.
- Tách riêng các khoản bị loại, nhất là phạt hành chính và lương chủ, để tờ khai quyết toán không đưa chúng vào chi phí rồi phải điều chỉnh sau.
Công ty thuê ngoài đóng gói, lưu kho khi đơn tăng nhanh sẽ đi con đường chứng từ đơn giản hơn phí sàn một bậc, vì có chuyển khoản thật: xem thuê ngoài đóng gói lưu kho có tính vào chi phí và khấu trừ thuế GTGT được không.
Muốn có người gạch giúp từng dòng sổ chi phí đi qua cửa nào, gửi file sang đây. Người nghe máy là người trực tiếp mở file của bạn.