Bỏ thuế khoán rồi, hộ kinh doanh bán sàn phải tự mở sổ kế toán. Tự làm sổ được không, hay phải thuê kế toán ngay từ đầu? Nghe như chuyện năng lực, nhưng không phải. Luật không đòi bạn có bằng cấp gì để tự làm, và cũng không tha cho sổ ghi sai chỉ vì người ghi không phải kế toán chuyên nghiệp.
Được tự làm. Nhưng ghi sai thì vẫn bị phạt, đúng như một kế toán chuyên nghiệp ghi sai cũng bị phạt, và mức phạt đó tính trên từng lỗi trong sổ, không phải trên số tiền thuế thiếu, cũng không đổi theo doanh thu của hộ. Phần lớn bài này nói về mười ba lỗi cụ thể đó, không phải về việc bạn có được cầm bút hay không.
Hộ kinh doanh bán sàn tự làm sổ được không hay phải thuê kế toán: luật cho tự làm, nhưng không cho làm sai
Người đại diện hộ kinh doanh tự ghi sổ được, không cần bổ nhiệm kế toán trưởng, không cần người ghi sổ có chứng chỉ hành nghề. Bài bỏ thuế khoán rồi, hộ kinh doanh phải giữ sổ sách gì đã nói rõ phần này.
Nhưng "được tự làm" chỉ trả lời chuyện ai cầm bút. Cầm bút sai thì vẫn phạt, đó là chuyện khác. Khoản 2 Điều 2 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (đã qua hai lần sửa, gần nhất là Nghị định 132/2026/NĐ-CP, cả hai lần đều không chạm Điều 2 hay Điều 9) nói thẳng: "Hộ kinh doanh, tổ hợp tác vi phạm các quy định của Nghị định này bị xử phạt như đối với cá nhân vi phạm." Hộ kinh doanh nằm trong phạm vi điều chỉnh của chính nghị định xử phạt vi phạm hành chính về kế toán, chịu đúng mức của cá nhân, không bị nhân đôi như công ty, nhưng vẫn bị phạt nếu sổ sai.
Mười ba hành vi bị phạt vì ghi sổ sai, tách theo bốn mức
Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP liệt mười ba hành vi vi phạm về sổ kế toán, chia theo bốn khung mức phạt. Cột dưới đây là đúng mức hộ kinh doanh phải chịu:
| Hành vi | Mức phạt |
|---|---|
| Lập sổ kế toán không ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ, ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; thiếu chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; không đánh số trang; không đóng dấu giáp lai giữa các trang của sổ kế toán trên giấy | 1 đến 2 triệu đồng |
| Sổ kế toán không ghi bằng bút mực (trừ trường hợp đơn vị lựa chọn ghi sổ kế toán bằng phương tiện điện tử), ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, ghi chồng lên nhau, ghi cách dòng; không gạch chéo phần trang sổ không ghi; không thực hiện việc cộng số liệu tổng cộng khi ghi hết trang sổ, không thực hiện việc chuyển số liệu tổng cộng trang sổ trước sang đầu trang sổ kế tiếp | 1 đến 2 triệu đồng |
| Không đóng thành quyển sổ riêng cho từng kỳ kế toán hoặc không có đầy đủ chữ ký và đóng dấu theo quy định sau khi in ra giấy (trừ các loại sổ không bắt buộc phải in theo quy định đối với trường hợp đơn vị lựa chọn lưu trữ sổ kế toán trên phương tiện điện tử) | 1 đến 2 triệu đồng |
| Mẫu sổ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định | 1 đến 2 triệu đồng |
| Sổ kế toán không được ghi đầy đủ theo các nội dung chủ yếu theo quy định | 3 đến 5 triệu đồng |
| Sửa chữa sai sót trên sổ kế toán không theo đúng phương pháp quy định | 3 đến 5 triệu đồng |
| Không in sổ kế toán ra giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử đối với các loại sổ kế toán phải in ra giấy theo quy định | 3 đến 5 triệu đồng |
| Không thực hiện việc mở sổ kế toán vào đầu kỳ kế toán năm hoặc từ ngày thành lập đơn vị kế toán | 5 đến 10 triệu đồng |
| Không có chứng từ kế toán chứng minh các thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán hoặc số liệu trên sổ kế toán không đúng với chứng từ kế toán | 5 đến 10 triệu đồng |
| Thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán của năm thực hiện không kế tiếp thông tin, số liệu ghi trên sổ kế toán năm trước liền kề hoặc sổ kế toán ghi không liên tục từ khi mở sổ đến khi khóa sổ | 5 đến 10 triệu đồng |
| Không thực hiện việc khóa sổ kế toán trong các trường hợp mà pháp luật quy định phải khóa sổ kế toán | 5 đến 10 triệu đồng |
| Hủy bỏ trước hạn hoặc cố ý làm hư hỏng sổ kế toán | 20 đến 30 triệu đồng |
| Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợ phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự | 20 đến 30 triệu đồng |
Khoá sổ là chốt số liệu tại một thời điểm, thường là cuối năm: cộng dồn xong thì không ghi thêm giao dịch nào vào kỳ đã chốt nữa, giao dịch phát sinh sau thuộc kỳ mới. Điều 9 còn một khoản 5, không phải hành vi thứ mười bốn: đó là biện pháp khắc phục hậu quả, buộc bổ sung, sửa chữa hoặc khôi phục lại sổ cho đúng. Khoản tiền phạt ở trên vẫn giữ nguyên, biện pháp này chỉ thêm vào.
Ba lỗi tự làm sổ dễ dính nhất
Ba hành vi ở khung 5 đến 10 triệu đứng gần đúng nhất với cách một hộ bán sàn tự làm sổ thường dính, vì đây là lỗi vận hành, không phải lỗi trình bày.
Không mở sổ ngay đầu kỳ. Nhiều hộ chờ tới lúc sắp khai thuế mới ngồi dựng lại sổ từ đầu năm, đúng hành vi bị phạt ở dòng đầu khung này. Mốc phải mở sổ và cách xác định kỳ đã nói ở bài về sổ sách dẫn phía trên.
Hai hành vi còn lại đi chung một gốc: đối chiếu với sàn không đều tay. Ghi doanh thu theo con số nào cũng cần một chứng từ đứng sau, mà với người bán sàn chứng từ đó là file đối soát tải từ Seller Center; sổ ghi một số, file sàn nói một số khác, là đúng tình huống bị phạt 5 đến 10 triệu. Đơn hoàn về muộn, quên ghi điều chỉnh đúng tháng, để dồn vài tháng mới cập nhật một lần, làm chuỗi số liệu đứt quãng, cũng rơi vào đúng khung này. Cách khớp số với sàn và cách xử một lô đơn hoàn về muộn đã có ở hai bài doanh thu Shopee không khớp số kê khai và hàng hoàn về sau khi đã kê khai thì xử thế nào.
Ba lỗi này không đổi mức phạt theo doanh thu của hộ. Hộ doanh thu 500 triệu một năm và hộ doanh thu 5 tỷ một năm cùng mắc một lỗi thì cùng chịu một khung 5 đến 10 triệu, vì Điều 9 phạt theo hành vi trên sổ, không phạt theo quy mô kinh doanh.
Tự làm được, nhưng khi nào nên dừng lại
Bài này chỉ nói chuyện phạt. Có nên tiếp tục tự làm hay thuê ngoài là quyết định khác, phụ thuộc quy mô đơn hàng và thời gian bạn còn lại cho việc này, đã có bốn dấu hiệu khá rõ ở bài nhà bán sàn khi nào nên thuê kế toán ngoài, khi nào chưa cần.
Mở sổ tháng gần nhất ra, so với mười ba hành vi ở bảng trên. Thấy giống dòng nào thì gửi kèm file đối soát của sàn, tôi xem hộ.