Cuối tháng bạn mở ba chỗ và thấy ba con số khác nhau.
Báo cáo Shopee ghi một số. Sao kê ngân hàng ghi một số khác, thấp hơn. Rồi đến lúc kê khai, kế toán đưa ra con số thứ ba, và nó lại cao hơn cả hai.
Không có chỗ nào sai cả. Ba con số đó đo cùng một tháng bán hàng nhưng chốt ở ba cột mốc khác nhau trên đường đi của một đơn hàng. Hiểu được ba cột mốc ấy thì hết hoang mang, và quan trọng hơn là biết phải đem số nào đi kê khai.
Ba cột mốc, ba con số doanh thu Shopee
Một đơn hàng đi qua các mốc sau:
- Khách đặt hàng. Chưa có gì được chốt: đơn còn có thể huỷ, hoàn hoặc đổi.
- Sàn xác nhận giao dịch thành công và chấp nhận thanh toán. Đây là mốc Điều 44 Nghị định 252/2026 lấy làm căn cứ khấu trừ, và nó theo quy định của từng nền tảng chứ không phải ngày giao hàng.
- Sàn đối soát. Sàn chốt kỳ theo lịch riêng của sàn, cho ra con số sàn ghi nhận.
- Tiền về tài khoản. Sau khi trừ hết phí và các khoản hoàn, đây là tiền thực nhận.
Ba mốc giữa cho ba con số. Chúng khác nhau vì hai lý do độc lập: thời điểm và các khoản trừ.
Lý do thứ nhất: thời điểm
Đơn đặt cuối tháng, giao đầu tháng sau, tiền về giữa tháng sau nữa. Một đơn hàng như vậy nằm vắt qua hai kỳ kê khai.
Điều này nghe nhỏ nhưng nhân với vài trăm đơn mỗi tháng thì thành một khoảng lệch đáng kể, và nó chạy theo cả hai chiều: đơn tháng trước giao sang tháng này thì chảy vào, đơn tháng này giao sang tháng sau thì chảy ra. Hai chiều không bằng nhau, nên số kê khai có thể cao hơn hoặc thấp hơn số đối soát tuỳ tháng.
Đây cũng là chỗ hay bị hiểu nhầm nhất: nhiều người tưởng số kê khai luôn thấp hơn số sàn ghi nhận vì "đã trừ phí rồi". Không phải. Số kê khai tính trên giá trị giao dịch, chưa trừ phí gì cả, nên nó thường là số lớn nhất trong ba.
Lý do thứ hai: các khoản trừ, và chúng có hai tầng
Khoảng cách giữa "sàn ghi nhận" và "tiền về tài khoản" là các khoản sàn trừ. Nhưng không phải khoản nào cũng giống khoản nào.
Tầng một: có trong biểu phí, tự tính ra được. Với Shopee là phí cố định, phí dịch vụ, phí xử lý giao dịch và phí PiShip, cộng phần thuế sàn khấu trừ nộp thay. Ai chịu khó đọc kỹ sao kê và biểu phí thì tự đối chiếu được, miễn là biết sàn trừ bao nhiêu phần trăm thuế cho từng loại doanh thu, vì tỷ lệ của hàng hoá và của dịch vụ khác nhau khá xa.
Tầng hai: không có trong biểu phí nào. Đây là hoàn hàng và tiền rơi sang kỳ sau. Không tra bảng nào ra được, vì nó phụ thuộc vào việc đơn nào hoàn, hoàn vào lúc nào, và tiền của kỳ nào về ở kỳ nào. Muốn biết thì phải đối chiếu từng đơn qua nhiều kỳ.
Tầng hai thường nhỏ hơn tầng một khá nhiều. Nhưng nó là tầng khó, và là tầng khiến người ta bỏ cuộc khi tự dò tay.
Bỏ cuộc rồi khai theo tiền về ví thì cái giá nằm ở bài kê khai thiếu doanh thu sàn bị phạt bao nhiêu.
Với công ty, các khoản ở tầng một còn phải đứng được thành chi phí khi tính thuế, và điều kiện cho việc đó ở bài phí sàn Shopee có được tính vào chi phí không.
Vậy lấy số nào để kê khai?
Lấy doanh thu theo mốc sàn xác nhận giao dịch thành công và chấp nhận thanh toán, tính trên giá trị giao dịch chưa trừ phí. Lấy mốc đó thì số của bạn mới đặt cạnh được số sàn đã khai thay.
Con số gộp đó còn quyết định một chuyện lớn hơn chuyện kê khai từng kỳ: nó là con số đem so với ngưỡng 1 tỷ đồng một năm, chứ không phải số tiền về tài khoản.
Ba cái bẫy hay gặp:
- Lấy số tiền về tài khoản. Sai, vì đó là số đã trừ phí. Kê khai theo số này là khai thiếu.
- Lấy thẳng tổng trên báo cáo sàn. Rủi ro, vì kỳ đối soát của sàn không trùng tháng dương lịch, và báo cáo có thể gồm cả đơn chưa giao xong hoặc đã huỷ. Mốc nào mới là mốc phải dùng thì xem đơn hàng cuối tháng giao sang tháng sau kê khai kỳ nào.
- Quên doanh thu ngoài sàn. Bán thêm qua Facebook, website hay tại cửa hàng thì phần đó không ai khấu trừ nộp thay hộ, mà vẫn phải kê khai.
- Quên những dòng sàn cộng tiền vào cho bạn. Trợ giá, thưởng doanh số, hỗ trợ vận chuyển đều là doanh thu, xem tiền sàn trợ giá có tính vào doanh thu không.
"Sàn đã nộp thay rồi thì thôi chứ?"
Câu hỏi hay gặp nhất, và câu trả lời là: đúng một phần, và phần còn lại mới là phần hay hỏng.
Theo Điều 43 Nghị định 252/2026/NĐ-CP hiệu lực 01/7/2026, sàn có đủ chức năng đặt hàng trực tuyến và thanh toán thì khấu trừ, khai thay và nộp thay cho hộ, cá nhân kinh doanh. Shopee thuộc diện này, và phần doanh thu Shopee của bạn đã có một số thuế nộp vào ngân sách dưới tên bạn.
Nhưng chữ "khai thay" không gỡ nghĩa vụ của bạn. Điều 43 miễn khai lại cho nhà cung cấp nước ngoài, bằng một câu viết thẳng ở khoản 2; hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh không có câu đó. Phần của họ nằm ở Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, và khoản 3 của điều đó buộc hộ "tự kê khai đầy đủ, chính xác doanh thu phát sinh từ hoạt động sản xuất, kinh doanh", không trừ phần nào.
Nhưng phần sàn khai thay chỉ là doanh thu phát sinh trên chính sàn đó. Doanh thu bán qua kênh khác thì không ai khai hộ. Sổ sách, chứng từ, hoá đơn và thông báo doanh thu năm vẫn là việc của hộ kinh doanh, không ai làm thay.
Và nếu bạn đã lên công ty thì cơ chế này không áp dụng nữa: sàn thôi khấu trừ, toàn bộ việc khai và nộp quay về phía bạn. Sàn nộp thay rồi thì còn phải kê khai gì tách đủ bốn việc còn lại.
Đối chiếu doanh thu Shopee thế nào cho gọn
Thứ tự làm việc thực tế:
- Tải báo cáo chi tiết theo đơn, không dùng báo cáo tổng hợp. Bạn cần cột mốc sàn chốt giao dịch, chứ không phải chỉ tổng doanh thu.
- Lọc theo mốc sàn chốt giao dịch, không lọc theo ngày đặt hàng. Đây là bước nhiều người bỏ qua, và nó quyết định toàn bộ phần lệch kỳ.
- Đối chiếu với sao kê ngân hàng để tách các khoản trừ. Không khớp được ngay thì đừng ép cho khớp, ghi lại phần chênh và truy tiếp.
- Cộng thêm doanh thu ngoài sàn nếu có.
- Giữ lại bảng đối chiếu. Đến lúc cần giải trình, thứ cứu bạn là bảng này chứ không phải trí nhớ. Lúc đó nó được dùng ra sao, thuế gọi lên giải trình doanh thu sàn thì mang gì đi dựng sẵn từng dòng.
Khi nào thì tự làm được
Bán một sàn, dưới khoảng một trăm đơn mỗi tháng, ít hoàn hàng: tự làm được, chỉ tốn thời gian.
Từ hai sàn trở lên, hoặc có bán thêm ngoài sàn, hoặc tỷ lệ hoàn cao, thì khối lượng đối chiếu tăng nhanh hơn bạn tưởng: cùng một mã hàng mang mã khác nhau ở mỗi nơi, tiền về theo đợt không khớp đơn, và phần lệch kỳ chồng lên nhau qua các tháng.
Lúc đó chuyện không còn là chăm chỉ nữa mà là có công cụ đối chiếu hay không. Còn khi nào nên thuê kế toán ngoài, khi nào chưa cần thì có bốn dấu hiệu khá rõ.
Đang nhìn ba con số và không biết lấy số nào, gửi file rồi gọi. Người nghe máy là người trực tiếp mở file của bạn.