Cuối tháng bạn mở ba chỗ và thấy ba con số khác nhau.
Báo cáo Shopee ghi một số. Sao kê ngân hàng ghi một số khác, thấp hơn. Rồi đến lúc kê khai, kế toán đưa ra con số thứ ba, và nó lại cao hơn cả hai.
Không có chỗ nào sai cả. Ba con số đó đo cùng một tháng bán hàng nhưng chốt ở ba cột mốc khác nhau trên đường đi của một đơn hàng. Hiểu được ba cột mốc ấy thì hết hoang mang, và quan trọng hơn là biết phải đem số nào đi kê khai.
Ba cột mốc, ba con số doanh thu Shopee
Một đơn hàng đi qua các mốc sau:
- Khách đặt hàng. Chưa có gì được chốt: đơn còn có thể huỷ, hoàn hoặc đổi.
- Giao thành công. Đây là mốc ghi nhận doanh thu để kê khai thuế.
- Sàn đối soát. Sàn chốt kỳ theo lịch riêng của sàn, cho ra con số sàn ghi nhận.
- Tiền về tài khoản. Sau khi trừ hết phí và các khoản hoàn, đây là tiền thực nhận.
Ba mốc giữa cho ba con số. Chúng khác nhau vì hai lý do độc lập: thời điểm và các khoản trừ.
Lý do thứ nhất: thời điểm
Đơn đặt cuối tháng, giao đầu tháng sau, tiền về giữa tháng sau nữa. Một đơn hàng như vậy nằm vắt qua hai kỳ kê khai.
Điều này nghe nhỏ nhưng nhân với vài trăm đơn mỗi tháng thì thành một khoảng lệch đáng kể, và nó chạy theo cả hai chiều: đơn tháng trước giao sang tháng này thì chảy vào, đơn tháng này giao sang tháng sau thì chảy ra. Hai chiều không bằng nhau, nên số kê khai có thể cao hơn hoặc thấp hơn số đối soát tuỳ tháng.
Đây cũng là chỗ hay bị hiểu nhầm nhất: nhiều người tưởng số kê khai luôn thấp hơn số sàn ghi nhận vì "đã trừ phí rồi". Không phải. Số kê khai tính trên doanh thu gộp theo ngày giao thành công, chưa trừ phí gì cả, nên nó thường là số lớn nhất trong ba.
Lý do thứ hai: các khoản trừ, và chúng có hai tầng
Khoảng cách giữa "sàn ghi nhận" và "tiền về tài khoản" là các khoản sàn trừ. Nhưng không phải khoản nào cũng giống khoản nào.
Tầng một: có trong biểu phí, tự tính ra được. Với Shopee là phí cố định, phí dịch vụ, phí xử lý giao dịch và phí PiShip, cộng phần thuế sàn khấu trừ nộp thay. Ai chịu khó đọc kỹ sao kê và biểu phí thì tự đối chiếu được.
Tầng hai: không có trong biểu phí nào. Đây là hoàn hàng và tiền rơi sang kỳ sau. Không tra bảng nào ra được, vì nó phụ thuộc vào việc đơn nào hoàn, hoàn vào lúc nào, và tiền của kỳ nào về ở kỳ nào. Muốn biết thì phải đối chiếu từng đơn qua nhiều kỳ.
Tầng hai thường nhỏ hơn tầng một khá nhiều. Nhưng nó là tầng khó, và là tầng khiến người ta bỏ cuộc khi tự dò tay.
Vậy lấy số nào để kê khai?
Lấy doanh thu theo ngày giao thành công, tính trên doanh thu gộp.
Ba cái bẫy hay gặp:
- Lấy số tiền về tài khoản. Sai, vì đó là số đã trừ phí. Kê khai theo số này là khai thiếu.
- Lấy thẳng tổng trên báo cáo sàn. Rủi ro, vì kỳ đối soát của sàn không trùng tháng dương lịch, và báo cáo có thể gồm cả đơn chưa giao xong hoặc đã huỷ.
- Quên doanh thu ngoài sàn. Bán thêm qua Facebook, website hay tại cửa hàng thì phần đó không ai khấu trừ nộp thay hộ, mà vẫn phải kê khai.
"Sàn đã nộp thay rồi thì thôi chứ?"
Đây là câu hỏi hay gặp nhất, và câu trả lời ngắn là không.
Việc sàn khấu trừ nộp thay không thay cho nghĩa vụ kê khai của người bán. Thêm nữa, phần sàn nộp thay chỉ tính trên doanh thu phát sinh trên chính sàn đó, không gồm doanh thu bán qua kênh khác. Hộ kinh doanh vẫn phải lập sổ sách và lưu chứng từ theo quy định.
Nói cách khác: sàn nộp thay là một khoản đã nộp, không phải một cái phiếu miễn kê khai. Phần này viết kỹ ở bài sàn nộp thay rồi thì còn phải kê khai gì.
Đối chiếu doanh thu Shopee thế nào cho gọn
Thứ tự làm việc thực tế:
- Tải báo cáo chi tiết theo đơn, không dùng báo cáo tổng hợp. Bạn cần cột ngày giao thành công, chứ không phải chỉ tổng doanh thu.
- Lọc theo ngày giao thành công, không lọc theo ngày đặt hàng. Đây là bước nhiều người bỏ qua, và nó quyết định toàn bộ phần lệch kỳ.
- Đối chiếu với sao kê ngân hàng để tách các khoản trừ. Không khớp được ngay thì đừng ép cho khớp, ghi lại phần chênh và truy tiếp.
- Cộng thêm doanh thu ngoài sàn nếu có.
- Giữ lại bảng đối chiếu. Đến lúc cần giải trình, thứ cứu bạn là bảng này chứ không phải trí nhớ.
Khi nào thì tự làm được
Bán một sàn, dưới khoảng một trăm đơn mỗi tháng, ít hoàn hàng: tự làm được, chỉ tốn thời gian.
Từ hai sàn trở lên, hoặc có bán thêm ngoài sàn, hoặc tỷ lệ hoàn cao, thì khối lượng đối chiếu tăng nhanh hơn bạn tưởng: cùng một mã hàng mang mã khác nhau ở mỗi nơi, tiền về theo đợt không khớp đơn, và phần lệch kỳ chồng lên nhau qua các tháng.
Lúc đó chuyện không còn là chăm chỉ nữa mà là có công cụ đối chiếu hay không. Còn khi nào nên thuê kế toán ngoài, khi nào chưa cần thì có bốn dấu hiệu khá rõ.
Nếu bạn đang nhìn ba con số và không biết lấy số nào, gọi cho chúng tôi kể tình hình. Cuộc gọi đầu miễn phí, và người nghe máy là người trực tiếp mở file của bạn.