Bài này viết bởi một bên có bán dịch vụ kế toán, nên hãy đọc với sự dè chừng hợp lý. Vì vậy tôi bắt đầu bằng phần ngược lại với lợi ích của mình: khi nào bạn chưa cần thuê ai.
Khi nào bạn chưa cần thuê kế toán
Bán một sàn, ít đơn, ít hoàn hàng. Dưới khoảng một trăm đơn mỗi tháng, một kênh duy nhất, tỷ lệ hoàn thấp: bạn tự làm được. Tải báo cáo chi tiết theo đơn, lọc theo ngày giao thành công, đối chiếu với sao kê. Mất một buổi mỗi tháng, và bạn hiểu số của mình hơn bất kỳ ai.
Vừa mới bán, doanh thu còn nhỏ. Chi phí thuê ngoài lúc này chiếm tỷ trọng lớn trong lãi. Hãy dồn tiền cho hàng và quảng cáo trước.
Đã có phần mềm và đang dùng thật. Nếu bạn đã dùng một phần mềm bán hàng, dữ liệu vào sạch, và bạn tự đối chiếu được, thì thứ bạn cần có thể chỉ là người soát lại cuối năm, không phải người làm hằng tháng.
Ba trường hợp trên mà đi thuê ngay thì phí tiền.
Bốn dấu hiệu đã tới lúc thuê kế toán ngoài
Một: bạn không trả lời được câu "tháng vừa rồi lãi bao nhiêu". Không phải doanh thu, mà là lãi. Nếu phải mở ba file rồi vẫn phải đoán, đó là dấu hiệu sớm nhất và rõ nhất.
Hai: bạn bán từ hai kênh trở lên. Mỗi kênh một kiểu báo cáo, một cách đặt tên khoản trừ, một lịch đối soát. Khối lượng đối chiếu không tăng gấp đôi khi thêm kênh thứ hai. Nó tăng nhanh hơn thế, vì còn phải khớp cùng một mã hàng giữa các nơi. Riêng với Shopee, ba con số không bao giờ bằng nhau.
Ba: bạn bắt đầu né việc sổ sách. Tháng này lùi sang tháng sau, rồi lùi tiếp. Việc bị né không phải vì lười mà vì mỗi lần mở ra là một buổi. Nợ sổ sách càng để lâu càng đắt khi gỡ.
Bốn: có chuyện phải giải trình. Nhận thông báo, bị đối chiếu dữ liệu, hoặc chuẩn bị vay vốn cần báo cáo. Lúc này bạn cần bảng đối chiếu chi tiết, và làm ngược lại nhiều kỳ đã qua thì tốn hơn hẳn làm đều từ đầu. Hay gặp nhất là hàng hoàn về sau khi đã kê khai.
Có một dấu hiệu là nên tính. Có hai trở lên thì đừng chần chừ.
Thuê ngoài không giải quyết được gì
Nói cho công bằng, vì chỗ này hay bị bán quá lời:
- Không làm dữ liệu bẩn thành sạch. Nếu bạn không đặt mã hàng nhất quán giữa các kênh, không ai khớp hộ được. Việc đó phải bắt đầu từ bạn.
- Không thay bạn quyết định. Ghi nhận thế nào, xử lý khoản chênh ra sao: người làm sổ tư vấn và chịu trách nhiệm chuyên môn, nhưng đó vẫn là số của bạn.
- Không làm biến mất phần thuế phải nộp. Ai hứa "tối ưu" tới mức bạn gần như không phải nộp gì, hãy hỏi kỹ cách làm rồi tự đánh giá rủi ro.
Hỏi giá thế nào cho khỏi hớ
Trên các trang quảng cáo hay thấy neo giá kiểu "trọn gói chỉ từ 500K/tháng". Con số đó thường tính cho hộ kinh doanh rất nhỏ, ít phát sinh, và không gồm đối soát sàn. Đem nó đi so với một báo giá đã gồm đối soát là so hai thứ khác nhau.
Bốn câu nên hỏi bất kỳ ai bạn định thuê:
- Giá này đã gồm đối soát doanh thu sàn chưa, hay chỉ gồm kê khai?
- Tôi bán mấy kênh thì giá đổi thế nào? Đối soát đa kênh là phần việc nặng nhất.
- Tôi nhận lại những gì mỗi kỳ? Chỉ tờ khai, hay có cả bảng đối chiếu và danh sách chênh lệch đã xử lý?
- Ai là người trực tiếp làm sổ của tôi, và tôi có nói chuyện được với người đó không?
Câu bốn phân loại rõ nhất. Nếu bạn chỉ nói chuyện được với tư vấn viên, thì mỗi lần có chuyện bạn sẽ mất một vòng truyền tin.
Một cách thử ít rủi ro
Đừng ký dài hạn ngay. Nhờ làm một kỳ trước, rồi xem ba thứ:
- Họ có hỏi bạn về mã hàng và các kênh bán không, hay nhận file rồi im lặng?
- Bảng bàn giao có truy ngược được về đơn hàng gốc không, hay chỉ có mấy con số tổng?
- Khi có khoản không khớp, họ nêu ra hay lặng lẽ làm tròn cho đẹp bảng?
Thứ ba là thứ đáng tin nhất. Một bên chịu nói "chỗ này chưa khớp, cần bạn xác nhận" đáng tin hơn hẳn một bảng số đẹp không tì vết.
Nếu đọc xong thấy mình thuộc nhóm chưa cần thuê, đó cũng là một kết luận tốt. Còn nếu thấy có hai dấu hiệu trở lên, gọi cho chúng tôi kể tình hình. Cuộc gọi đầu miễn phí, nghe xong mới báo giá.