Bỏ thuế khoán rồi, hộ kinh doanh phải giữ sổ sách gì?

Chế độ kế toán hộ kinh doanh đã đổi: Thông tư 152/2025 thay Thông tư 88/2021

Đây là chỗ cần kiểm trước tiên, vì phần lớn bài hướng dẫn đang nằm trang nhất vẫn dẫn văn bản cũ.

Chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hiện nay là Thông tư 152/2025/TT-BTC, Bộ Tài chính ban hành ngày 31/12/2025, hiệu lực từ 01/01/2026, thay Thông tư 88/2021/TT-BTC.

Nếu bạn mở một bài hướng dẫn ghi sổ và thấy nó dẫn Thông tư 88, hoặc thấy mã sổ dạng S1-HKD, S2-HKD, S3-HKD, S4-HKD, thì bài đó viết theo bộ mẫu cũ. Bộ mẫu đang dùng có đuôi chữ cái khác, và cách chia nhóm cũng khác.

Có một lối đi thứ hai ít người biết: hộ kinh doanh có nhu cầu thì được chọn áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58/2026/TT-BTC thay vì Thông tư 152, chọn theo từng năm tài chính và phải nhất quán trong cả năm. Chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58 nói kỹ bộ khung đó gồm những gì.

Số sổ phải mở là một hoặc bốn, và cách nộp thuế quyết định điều đó

Thông tư 152 không đưa ra một bộ sổ chung rồi bảo ai cũng ghi như nhau. Nó gắn bộ sổ vào cách hộ nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân:

Khoảng cách giữa dòng đầu và dòng thứ ba là khoảng cách giữa một quyển và bốn quyển. Nó cũng là khoảng cách giữa việc chỉ cần ghi tiền bán được và việc phải theo dõi cả chi phí, cả hàng tồn, cả dòng tiền.

Cách nộp thuế lại không hoàn toàn tự do. Hộ có doanh thu từ trên ngưỡng miễn tới 3 tỷ đồng một năm được chọn nộp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu hoặc nộp trên thu nhập tính thuế; trên 3 tỷ đồng thì bắt buộc nộp trên thu nhập tính thuế, tức rơi thẳng vào bộ bốn sổ. Đã chọn cách tính theo thu nhập thì phải giữ nguyên cách đó hai năm liên tục.

Nghĩa là quyết định thật nằm sớm hơn một bước so với chỗ nhiều người tưởng. Bạn không chọn bộ sổ, bạn chọn cách nộp thuế, và bộ sổ đi theo sau. Qua mốc 3 tỷ thì khối lượng việc gần bằng một công ty nhỏ, và đó là lúc đáng đặt câu hỏi hộ kinh doanh bán sàn khi nào lên công ty.

Dưới 1 tỷ được miễn thuế vẫn phải mở sổ doanh thu

Đây là chỗ bị hiểu nhầm nhiều nhất, và hiểu nhầm theo hướng dễ chịu nhất.

Hộ có doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống được miễn thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, sau khi Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng mức này lên từ 500 triệu đồng. Nhưng miễn thuế là miễn tiền thuế, không phải miễn sổ. Nhóm này vẫn thuộc dòng đầu của bảng trên, tức vẫn phải mở S1a-HKD.

Lý do rất thẳng: quyển sổ đó chính là căn cứ chứng minh bạn thuộc diện được miễn. Không có sổ thì không có gì chứng minh doanh thu cả năm nằm dưới ngưỡng, và khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu sàn thì bạn không có bản của mình để đặt cạnh.

Cùng logic đó, hộ dưới ngưỡng vẫn phải thông báo doanh thu thực tế của năm, chậm nhất ngày 31/01 năm sau. Bộ ba miễn thuế nhưng vẫn phải ghi sổ, vẫn phải thông báo, vẫn phải đối chiếu là bộ ba đi liền nhau.

Còn nếu cả năm cộng lại vượt 01 tỷ thì bạn rời dòng đầu của bảng, và kéo theo nghĩa vụ hoá đơn có thời hạn riêng của nó, xem ngưỡng 1 tỷ tính trên doanh thu sàn ghi nhận hay tiền về tài khoản.

Người bán Shopee và TikTok Shop ghi vào sổ doanh thu con số nào

Thông tư cho bạn quyển sổ và các cột, nhưng không nói con số điền vào lấy ở đâu. Với hộ bán sàn, đúng chỗ đó là chỗ hỏng.

Con số ghi vào sổ doanh thu là giá trị đơn hàng, không phải tiền sàn chuyển về tài khoản. Hai số này cách nhau đúng bằng toàn bộ các khoản sàn trừ: phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ theo chương trình, phần vận chuyển người bán chịu, hoa hồng tiếp thị liên kết.

Ghi bằng tiền về ví thì cuốn sổ sai từ dòng đầu tiên, và cái sai đó không tự lộ ra: sổ vẫn cân, vẫn đẹp, chỉ là nó đang mô tả một doanh nghiệp khác nhỏ hơn doanh nghiệp thật của bạn. Nó chỉ lộ khi có người đặt nó cạnh dữ liệu sàn. Doanh thu Shopee không khớp số kê khai tách từng tầng khoản trừ một.

Ba việc nên làm ngay từ khi mở sổ, vì sửa sau tốn hơn nhiều:

• Ghi theo kỳ của sàn, không ghi theo ngày tiền về. Tiền về theo đợt đối soát, còn doanh thu phát sinh theo đơn.
• Để đơn hoàn thành một dòng riêng, đừng trừ ngầm vào doanh thu. Đơn hoàn có mốc thời gian riêng, xem hàng hoàn về sau khi đã kê khai.
• Cộng đủ mọi kênh vào cùng một cuốn sổ. Sổ là của người nộp thuế chứ không phải của gian hàng, và ngưỡng cũng đo như vậy: bán cả Shopee lẫn TikTok Shop thì doanh thu cộng chung hay tính riêng.

Với hộ phải mở bộ bốn sổ, phần nặng không nằm ở sổ doanh thu mà ở S2d-HKD, sổ chi tiết hàng hoá. Hàng bán sàn thường nhiều mã, mỗi sàn lại đặt mã riêng cho cùng một sản phẩm, nên việc khớp mã là việc tốn công nhất trong cả bộ.

Bảng kê hàng tồn kho đầu kỳ: mốc đã qua từ tháng 5

Đây là phần gần như không bài hướng dẫn ghi sổ nào nhắc, mà nó lại là điểm bắt đầu của cả bộ sổ.

Khi chuyển từ thuế khoán sang tự kê khai, hộ kinh doanh phải xác định giá trị hàng tồn kho, máy móc, thiết bị tại thời điểm 31/12/2025, lập bảng kê theo mẫu 01/BK-HTK ban hành kèm Thông tư 18/2026/TT-BTC, lưu tại hộ và gửi một bản điện tử cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Quy định ở khoản 3 Điều 8 của thông tư đó.

Hạn nộp đã qua: hộ khai thuế theo tháng thì hạn là 20/4/2026, hộ khai theo quý thì hạn gắn với hồ sơ khai thuế quý 1/2026, tức 04/5/2026.

Nếu tới giờ bạn chưa lập bảng kê này thì đừng bỏ qua vì nghĩ đã trễ nên thôi. Số hàng tồn đầu kỳ là gốc của mọi con số chi phí về sau: không có nó thì hàng bạn nhập từ trước năm 2026 rồi bán trong năm 2026 không có giá vốn nào để đối ứng, và cuốn sổ chi phí của bạn thiếu đúng phần đáng kể nhất. Lập muộn vẫn hơn không lập, và nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp cách nộp bù.

Ai ghi sổ, và không cần kế toán trưởng

Phần này nhẹ hơn nhiều so với hình dung của phần lớn chủ hộ.

Người đại diện hộ kinh doanh tự ghi sổ được, hoặc bố trí người trong gia đình làm, hoặc thuê ngoài. Không có yêu cầu bổ nhiệm kế toán trưởng, cũng không có yêu cầu người ghi sổ phải có chứng chỉ hành nghề.

Tài liệu kế toán lưu tối thiểu 05 năm, trên giấy hoặc trên phương tiện điện tử. Con số 5 năm này trùng với hai mốc khác đáng nhớ cùng lúc: thời hạn khai bổ sung hồ sơ khai thuế cũng là 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ, và thời hiệu xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu thuế cũng là 5 năm. Ba con số bằng nhau không phải trùng hợp, và nó nói rằng bộ chứng từ của một năm còn phải dùng được rất lâu sau khi năm đó khép lại.

Tự làm được không thì tuỳ quy mô chứ không tuỳ ý chí: nhà bán sàn khi nào nên thuê kế toán ngoài, khi nào chưa cần có bốn dấu hiệu khá rõ.

Tự kiểm trong mười lăm phút

1. Xác định mình đang nộp thuế theo cách nào, vì đó là thứ quyết bộ sổ. Chưa rõ thì mở tờ khai gần nhất ra xem.
2. Đối chiếu với bảng ở phần trên để biết mình phải mở một sổ hay bốn sổ, và ghi ra đúng mã mẫu.
3. Kiểm sổ đang ghi có phải bộ mẫu của Thông tư 152 không. Mã sổ dạng S1-HKD hay S4-HKD là bộ cũ theo Thông tư 88.
4. Mở sổ doanh thu ra và kiểm một tháng bất kỳ: con số đang ghi là giá trị đơn hàng hay tiền sàn chuyển về. Nếu là tiền chuyển về thì phải dựng lại từ đầu năm.
5. Kiểm đã có bảng kê hàng tồn kho 01/BK-HTK tại 31/12/2025 chưa. Chưa thì đây là việc cần làm trước, vì mọi con số chi phí bám vào nó.
6. Kiểm doanh thu luỹ kế từ đầu năm đã cộng đủ mọi kênh chưa, rồi so với 01 tỷ. Vượt là đổi dòng trong bảng, và đổi cả nghĩa vụ hoá đơn.
7. Kiểm chứng từ của năm 2026 còn giữ đủ không, kể cả file đối soát tải từ sàn. Thời hạn lưu là 5 năm chứ không phải tới lúc quyết toán xong.

Làm hết bảy bước mà thấy mình đang ghi sai bộ mẫu hoặc sai con số doanh thu thì việc cần làm là dựng lại từ 01/01/2026, không phải sửa từ tháng phát hiện. Sổ nửa đúng nửa sai khó gỡ hơn sổ chưa có, vì phải tìm ra ranh giới trước đã.

Đang phải tự dựng sổ lần đầu sau khi bỏ thuế khoán, cứ gửi file đối soát của sàn rồi gọi kể tình hình. Cuộc gọi đầu miễn phí, và người nghe máy là người trực tiếp làm sổ.