Công ty bạn đặt hộp carton in sẵn logo và băng dính từ một xưởng in nhỏ gần kho. Chủ xưởng nhận tiền mặt, viết tay một tờ phiếu giao hàng, không có hoá đơn GTGT nào cả. Cuối tháng kế toán nhìn khoản chi vài triệu đó mà không biết đưa vào đâu.
Mua bao bì từ hộ kinh doanh nhỏ không có hoá đơn có tính chi phí được không? Có, nếu đúng nhóm và đủ giấy. Luật cố tình mở cửa này cho đúng tình huống của bạn, chứ không phải một kẽ hở ai đó quên bịt.
Mua bao bì từ hộ kinh doanh nhỏ không có hoá đơn có tính chi phí không: năm trường hợp luật nêu tên
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp buộc khoản chi phải có đủ hoá đơn, chứng từ mới được trừ. Nhưng điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt riêng năm trường hợp mua hàng của người bán không xuất hoá đơn mà vẫn đứng được trong chi phí:
- Nông, lâm, thuỷ sản mua trực tiếp của người sản xuất, đánh bắt bán ra.
- Sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa, hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
- Phế liệu mua của người trực tiếp thu nhặt.
- Đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.
- Hàng hoá, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không thuộc bốn nhóm trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng.
Bao bì, nguyên liệu đóng gói mua từ một xưởng in hay một hộ gia công nhỏ rơi đúng vào nhóm thứ năm. Ngưỡng doanh thu chịu thuế GTGT nhắc ở đây là ngưỡng miễn thuế của hộ, cá nhân kinh doanh, hiện là 01 tỷ đồng một năm, theo Điều 3 và Điều 4 Nghị định 68/2026/NĐ-CP sau khi được Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng từ 500 triệu lên. Xưởng in bán cho bạn mà doanh thu cả năm của họ chưa tới 1 tỷ thì không có nghĩa vụ xuất hoá đơn; đó là lý do bạn chỉ cầm được một tờ phiếu tay.
Nhưng gánh nặng chứng minh doanh thu dưới ngưỡng đó nằm ở bạn, không nằm ở người bán. Bạn không có cách nào tra thẳng doanh thu năm của một xưởng in, và cơ quan thuế không chấp nhận "tôi tưởng họ dưới ngưỡng" làm lý do. Mục cuối bài nói kỹ cách giảm rủi ro này; đọc trước khi mua nhiều và đều đặn của cùng một hộ, đừng đọc sau khi đã lỡ ghi vào sổ.
Ba điều kiện cộng dồn, thiếu một là mất cả khoản chi
Được đứng trong nhóm thứ năm chưa phải xong việc. Cùng điểm b, luật đòi đủ ba thứ cùng lúc:
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán, theo pháp luật về kế toán, hoá đơn, chứng từ. Phiếu thu, biên nhận có chữ ký, hoặc sao kê chuyển khoản đều tính.
- Giá trị mua trong ngày của cùng một hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là cùng mốc 05 triệu và cùng cách đếm theo ngày, theo người bán đã quen thuộc ở chỗ khác của Điều 9, xem chi tiền mặt bao nhiêu thì không được tính vào chi phí. Gộp hai đơn hộp và băng dính mua cùng một ngày ở cùng một xưởng mà cộng lại từ 5 triệu thì vẫn phải chuyển khoản, dù mỗi đơn lẻ chưa tới mốc.
- Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ, do người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền của công ty ký và chịu trách nhiệm.
Thiếu một trong ba là mất trắng khoản chi, không phải mất một phần.
Bảng kê: công ty tự lập, tự ký, tự chịu trách nhiệm
Nhiều người tưởng phải quay lại xin chủ xưởng một loại giấy tờ thay hoá đơn. Sai: bảng kê do chính công ty bạn lập, người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký tên và chịu trách nhiệm về nội dung. Bên bán không ký vào tờ này.
Luật không quy định một mã mẫu cụ thể. Bản Nghị định 320/2025 chỉ mô tả ai lập, ai ký, không dẫn số hiệu biểu mẫu nào. Không có mẫu bắt buộc không phải cái cớ để làm qua loa: đây là tờ giấy duy nhất đứng thay hoá đơn, càng sơ sài càng dễ bị bác khi quyết toán. Nội dung tối thiểu nên có: tên và địa chỉ người bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, ngày mua, cách thanh toán.
Giảm rủi ro "tưởng dưới ngưỡng" thế nào
Bạn không tra được doanh thu năm của một xưởng in, và cơ quan thuế không nhận "tôi tưởng họ dưới ngưỡng" làm lý do. Việc làm được nằm ở quy mô giao dịch, không phải ở việc xin giấy xác nhận từ họ: mua một hai lần, giá trị nhỏ thì rủi ro thấp, vì một hộ có quy mô đó gần như chắc chắn dưới ngưỡng 1 tỷ. Mua đều đặn, số tiền lớn dần theo thời gian mới là lúc đáng dừng lại hỏi thẳng người bán họ có đang thuộc diện phải xuất hoá đơn không, vì diện đó tính theo đúng mốc 1 tỷ, xem hộ kinh doanh trên 1 tỷ có bắt buộc dùng máy tính tiền không.
Một hộ đã thuộc diện bắt buộc hoá đơn mà vẫn không xuất là hộ đang làm sai nghĩa vụ của họ. Bảng kê không cứu được khoản chi đó, vì cửa của điểm b chỉ mở cho nhóm doanh thu dưới ngưỡng. Phát hiện muộn, sau khi đã ghi nhận chi phí nhiều kỳ, thì phần khôn ngoan hơn là tự điều chỉnh giảm ngay kỳ phát hiện ra, đừng đợi cơ quan thuế chỉ ra trước.
Việc làm với xấp phiếu tay đang xếp xó
Gom lại mọi khoản mua từ hộ, cá nhân không có hoá đơn: bao bì, nguyên liệu, dịch vụ gia công nhỏ lẻ. Với mỗi khoản, kiểm đủ ba thứ: chứng từ chi tiền, cách thanh toán đúng mốc 05 triệu theo ngày và theo người bán, và một dòng trong bảng kê do người có thẩm quyền của công ty ký.
Khoản nào thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mà giá trị trong ngày đã vượt 5 triệu thì đừng cố đẩy vào chi phí, chuẩn bị sẵn phương án loại ra khi quyết toán còn hơn để cơ quan thuế loại hộ trong lúc thanh tra.
Xấp phiếu mua hàng của hộ nhỏ chưa biết xếp vào đâu, gửi sang đây, tôi soát từng tờ giúp.