Ngày 12/10 công ty bạn nhập gốm thủ công của một người thợ ba lần: 1,8 triệu, 2,1 triệu, 1,5 triệu, rồi bán lại trên Shopee và TikTok Shop. Người thợ không xuất hoá đơn. Kế toán hỏi: công ty bán sàn mua hàng của cá nhân không có hoá đơn thì lập bảng kê 02/TNDN thế nào, chi trên 5 triệu có phải chuyển khoản không?
Bảng kê lập theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026/TT-BTC, công ty tự lập, người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký. Còn ba lần nhập kia cộng lại 5,4 triệu trong một ngày của một người, nên cả 5,4 triệu phải qua chuyển khoản. Trả tiền mặt thì mất chi phí của cả ba dòng, không riêng phần vượt 5 triệu.
Công ty bán sàn mua hàng của cá nhân không có hoá đơn thì lập bảng kê 02/TNDN thế nào
Bảng kê chỉ mở cho năm nhóm người bán, do điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP liệt kê. Shop bán sàn hay gặp hai nhóm: hàng hoá, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng, và đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân tự bán ra (hàng đã qua sử dụng). Cả năm nhóm dùng chung một tờ. Danh sách đủ nằm ở bài mua bao bì từ hộ kinh doanh nhỏ không có hoá đơn có tính chi phí không, đừng chép lại từ trí nhớ.
⚠️ Mã mẫu nằm ở Thông tư 20/2026/TT-BTC, không nằm ở Nghị định 320. Nghị định chỉ mô tả ai lập, ai ký. Điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026 mới gọi tên: hồ sơ gồm chứng từ chi trả tiền cho người bán, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi đủ mốc, và "bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN". Thông tư ký 12/3/2026, hiệu lực cùng ngày, áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025.
Điền mẫu 02/TNDN từng cột
Ô địa chỉ nơi tổ chức thu mua ở đầu mẫu ghi chỗ bạn thật sự nhận hàng của người thợ, thường là kho. Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại điền như mọi giấy tờ khác. Phần thân là mười cột:
| Cột | Nội dung | Sai thường gặp |
|---|---|---|
| 1 | Ngày tháng năm mua hàng | Gộp cả tháng vào một dòng thay vì ghi từng lần mua |
| 2 đến 5 | Người bán: tên, địa chỉ, số căn cước, số điện thoại nếu có | Thiếu căn cước thì không chứng minh được người bán là ai |
| 6 đến 9 | Hàng hoá, dịch vụ: tên, số lượng hoặc trọng lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán | Ghi "hàng gốm" chung chung thì không đối chiếu được với kho |
| 10 | Ghi chú | Bỏ trống, trong khi bạn nên ghi ở đây số phiếu chi hoặc lệnh chuyển tiền |
Cuối mẫu là tổng giá trị mua vào kèm số tiền bằng chữ, rồi hai chữ ký: người lập bảng kê và người đại diện hoặc người được uỷ quyền của doanh nghiệp (ký tên, đóng dấu). Người bán không ký vào tờ này.
Ghi chú của chính mẫu dặn hai việc: lập theo thứ tự thời gian mua và tổng hợp bảng kê hàng tháng; có nhiều trạm thu mua thì mỗi trạm một bảng, doanh nghiệp lập thêm bảng tổng hợp chung.
⛔ Bảng kê không đứng một mình. Điều 3 Thông tư 20/2026 đòi kèm chứng từ chi trả tiền cho người bán, nên mỗi dòng nên truy được tới một phiếu chi hoặc một lệnh chuyển tiền. Mẫu để cột 10 là "ghi chú", bạn ghi số chứng từ vào đó cho dễ đối chiếu.
Chi trên 5 triệu có phải chuyển khoản không: đếm theo ngày và theo từng người bán
Thông tư 20/2026 viết: giá trị mua hàng hoá, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt. Nghị định 320/2025 (điểm c1 khoản 1 Điều 9) nói cùng ý ở vế mua nhiều lần: mỗi lần dưới 5 triệu nhưng tổng trong ngày của một người bán từ 5 triệu thì chỉ được tính vào chi phí khi có chứng từ không dùng tiền mặt. Đúng 5 triệu cũng dính, vì mốc là "từ 05 triệu đồng trở lên".
Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán vẫn tính là tiền mặt, dù sao kê trông như chuyển khoản (khoản 1 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, nơi điểm c dẫn sang). Mốc 5 triệu này tính từ 15/12/2025, sớm hơn gần ba tháng so với phần còn lại của Thông tư (12/3/2026), theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 20/2026. Thế nào là "không dùng tiền mặt" thì xem chi tiền mặt bao nhiêu thì không được tính vào chi phí.
Chia khoản mua ra nhiều ngày để né mốc thì văn bản không có chữ nào cho phép, và bài chi tiền mặt nói ở trên đã bàn kỹ chỗ đó.
Bảng kê không cứu được hai trường hợp khi bán Shopee, TikTok Shop
Người bán đã quá ngưỡng. Bảng kê chỉ cứu người bán dưới ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng, hiện là 1 tỷ đồng một năm theo Nghị định 68/2026/NĐ-CP sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP. Người thợ làm hàng bán đều cho nhiều đầu mối và năm nay cán mốc 1 tỷ thì từ lúc đó hàng mua của họ phải có hoá đơn, tờ bảng kê không thay được. Mua đều và nhiều thì đây là rủi ro bạn tự gánh, cách giảm đã nói ở bài bao bì.
Thuế giá trị gia tăng đầu vào. Bảng kê chỉ cứu chi phí tính Thuế TNDN. Đầu vào thì không: Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP đòi hoá đơn giá trị gia tăng hoặc chứng từ nộp thuế mới được khấu trừ. Người bán dưới ngưỡng không phải nộp thuế giá trị gia tăng, nên cũng không có khoản thuế nào để khấu trừ ở đây.
Hàng mua trước 12/3/2026 thì sao
Điều 10 Thông tư 20/2026 viết hai lớp cho kỳ tính thuế năm 2025. Khoản chi phát sinh trước 12/3/2026 mà thông tư hướng dẫn cũ đã quy định cụ thể điều kiện, hồ sơ thì vẫn theo thông tư cũ đó. Khoản chi mà thông tư cũ chưa quy định cụ thể thì hồ sơ là hoá đơn, chứng từ theo pháp luật. Mốc 5 triệu không dùng tiền mặt thì đo từ 15/12/2025. Rà sổ năm 2025 thì tách hàng mua hai bên ngày 12/3/2026, và đừng tự gán Mẫu 02/TNDN cho khoản mua trước ngày đó khi chưa đối chiếu với thông tư cũ.
Làm với tập phiếu tháng này
Mở tập phiếu mua của tháng, lọc ra những người thợ có ngày cộng lại từ 5 triệu. Mỗi người đó phải có lệnh chuyển tiền đi kèm. Người nào không có thì khoản đó bạn tự bỏ khỏi chi phí trước khi kế toán chốt sổ. Những dòng còn lại gom vào bảng kê 02/TNDN của tháng, rồi người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký và đóng dấu.
Công ty bạn là bên mua trên sàn thì xem công ty mua hàng trên Shopee, TikTok Shop có lấy được hoá đơn VAT để tính chi phí không.
Tập phiếu mua của người thợ mà chưa biết thuộc nhóm nào để lập bảng kê, gửi sang đây. Người mở file là người nghe máy.