Công ty đặt một máy in 6,8 triệu và hai thùng giấy trên Shopee, bằng tài khoản của chị hành chính, trả bằng thẻ cá nhân của chị. Trong thùng chỉ có phiếu giao hàng của sàn.
Công ty mua hàng trên Shopee và TikTok Shop có lấy được hoá đơn VAT để tính chi phí không? Tuỳ shop bán nó là ai. Hoá đơn do shop xuất, sàn thì không. Shop là công ty thì có hoá đơn. Shop là hộ nhỏ thì không có hoá đơn nào để lấy, và khoản chi đi bằng bảng kê. Cả hai trường hợp, đơn từ 05 triệu trở lên mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì khoản chi bị loại.
Việc đầu tiên: lục lại các đơn từ 05 triệu trở lên, xem đơn nào trả bằng tiền mặt hoặc COD, và đơn nào chưa có hoá đơn mang tên công ty.
Công ty mua hàng trên Shopee và TikTok Shop có lấy được hoá đơn VAT để tính chi phí không: do shop xuất, không phải sàn
Điều 4 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hoá đơn điện tử giao cho người mua. Người bán ở đây là shop, vì hợp đồng mua bán là giữa bạn và shop.
Sàn đứng ở giữa với một nghĩa vụ khác: Điều 19 khoản 2 giao chủ quản nền tảng cung cấp thông tin người mua, thông tin giao dịch và thời điểm giao hàng để người bán lập hoá đơn.
Đừng nhầm hai thứ:
- Hoá đơn phí dịch vụ sàn là hoá đơn sàn xuất cho shop. Trong đó không có hàng của bạn.
- Sàn khấu trừ thuế thay cho shop hộ không thay việc xuất hoá đơn cho bạn. Hai nghĩa vụ ở hai văn bản khác nhau, xem bán trên Shopee có phải xuất hoá đơn từng đơn không.
Bốn loại shop, bốn kết cục cho công ty mua
| Shop là | Loại hoá đơn shop phải có | Công ty mua được gì |
|---|---|---|
| Doanh nghiệp khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ | Hoá đơn GTGT (Điều 8 khoản 1) | Chi phí, và khấu trừ thuế GTGT đầu vào |
| Doanh nghiệp tính thuế GTGT trực tiếp trên doanh thu | Hoá đơn bán hàng (Điều 8 khoản 2 điểm a) | Chi phí. Không có thuế GTGT để khấu trừ |
| Hộ, cá nhân kinh doanh doanh thu năm trên 1 tỷ | Hoá đơn có mã hoặc từ máy tính tiền (Điều 6 khoản 1 điểm d), loại hoá đơn bán hàng | Chi phí. Không có thuế GTGT để khấu trừ |
| Hộ, cá nhân kinh doanh doanh thu năm từ 1 tỷ trở xuống | Thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua thì không phải dùng hoá đơn điện tử, trừ khi đã đăng ký (Điều 7 khoản 1) | Chi phí qua bảng kê do công ty tự lập (điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP) |
Hai dòng cuối không khấu trừ được vì hộ kinh doanh không có đường nào vào phương pháp khấu trừ thuế GTGT, kể cả tự nguyện: Điều 21 Nghị định 181/2025/NĐ-CP loại hộ, cá nhân bằng chữ.
⚠️ Mốc 1 tỷ ở bảng này là mốc của hộ, cá nhân kinh doanh, do Nghị định 68/2026/NĐ-CP đặt và Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng từ 500 triệu lên 1 tỷ. Nó trùng con số với mốc chia phương pháp tính thuế của doanh nghiệp nhưng là hai mốc khác nhau.
Shop hộ nhỏ không xuất hoá đơn thì công ty làm gì
Văn phòng phẩm, bao bì, phụ kiện mua trên sàn phần lớn rơi vào dòng cuối của bảng. Công ty tự lập bảng kê mua hàng, người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền ký. Cần đủ ba thứ: chứng từ chi tiền cho người bán, thanh toán không dùng tiền mặt khi giá trị mua trong ngày của cùng một hộ từ 05 triệu trở lên, và bảng kê có chữ ký. Bảng kê không thay được chứng từ thanh toán đó. Thiếu một thứ là mất cả khoản chi. Chi tiết ở mua bao bì từ hộ kinh doanh nhỏ không có hoá đơn có tính chi phí không.
Trên sàn có hai chỗ vướng:
- Bạn không tra được doanh thu năm của một shop. Về mốc 1 tỷ của shop, mua một hai đơn nhỏ thì rủi ro thấp; mua đều đặn, giá trị lớn dần từ cùng một shop thì nhắn hỏi shop có đang xuất hoá đơn cho khách khác không. Đơn nhỏ không giúp bạn né mốc 05 triệu về cách trả tiền, xem mục thanh toán bên dưới.
- Shop trên 1 tỷ mà không xuất hoá đơn thì bảng kê vô dụng với đơn đó: bảng kê chỉ dành cho nhóm dưới ngưỡng. Đòi shop xuất, hoặc loại khoản chi. Xem hộ kinh doanh trên 1 tỷ có bắt buộc dùng máy tính tiền, xuất hoá đơn không.
Đặt đơn thế nào để hoá đơn ra đúng tên công ty
Điều 10 khoản 1 điểm d buộc hoá đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua. Muốn hoá đơn mang tên công ty thì đưa cho shop đúng ba thứ đó, theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trước khi shop lập hoá đơn. Đừng để thông tin nhận hàng của nhân viên làm thông tin người mua.
Với đơn của công ty, làm ba việc:
- Yêu cầu hoá đơn lúc đặt đơn hoặc khi hàng giao. Shop lập hoá đơn lúc chuyển giao hàng, không đợi thu tiền (Điều 9 khoản 1). Đợi cuối tháng là đã muộn.
- Nói rõ thông tin công ty nếu shop xuất hoá đơn từ máy tính tiền. Loại hoá đơn này chỉ có thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (Điều 10 khoản 4 điểm b). Không yêu cầu thì hoá đơn có thể ra mà không có mã số thuế công ty.
- Soát hoá đơn khi nhận. Sai tên hoặc địa chỉ mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hay hàng hoá: shop không phải lập lại, thông báo cho bạn và báo cơ quan thuế (Điều 10 khoản 1 điểm a Thông tư 91/2026/TT-BTC). Sai mã số thuế: shop điều chỉnh hoặc thay thế (điểm b).
Hoá đơn từ máy tính tiền mà bạn tra cứu được trên Hệ thống thông tin quản lý thuế vẫn được xác định là khoản chi có đủ hoá đơn hợp pháp (Điều 8 khoản 9 điểm c Nghị định 254/2026). Điều kiện đi kèm là hoá đơn đó phải mang đúng thông tin công ty.
Trả tiền kiểu nào thì khoản mua trên sàn không mất cả chi phí lẫn thuế
Có hoá đơn rồi vẫn chưa xong. Điều 26 Nghị định 181/2025 đòi chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hàng hoá mua vào từ 05 triệu đồng trở lên, đã gồm thuế GTGT. Thiếu thì mất cả hai đường: thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ và cũng không được tính vào chi phí (Điều 23 khoản 16), còn giá trị hàng thì không được tính vào chi phí theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Cách đếm mốc đã nói ở chi tiền mặt bao nhiêu thì không được tính vào chi phí.
Nghị định 181/2025 đã bị sửa hai lần (Nghị định 359/2025 và 144/2026), nhưng không lần nào chạm các khoản dưới đây. Nghị định 144/2026 chỉ viết lại điểm g khoản 2 Điều 26, phần mua trả chậm, trả góp. Nghị định 320/2025 được Nghị định 141/2026 sửa ở Điều 4, không đụng Điều 9.
| Tình huống | Điều khoản | Hệ quả |
|---|---|---|
| Đơn thu hộ COD, đưa tiền mặt cho người giao hàng | Điều 26 khoản 1: chứng từ phải theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt | Tiền mặt trao tay không có chứng từ loại đó. Đơn từ 05 triệu trở lên thì không đủ điều kiện |
| Mua nhiều đơn nhỏ trong cùng một ngày của cùng một shop, mỗi đơn dưới 05 triệu | Điều 26 khoản 3 | Tổng từ 05 triệu trở lên thì vẫn phải có chứng từ không dùng tiền mặt |
| Tiền đi qua sàn chứ không vào thẳng tài khoản shop | Điều 26 khoản 2 điểm c | Điểm c nói về thanh toán cho bên thứ ba do bên bán chỉ định, và tiền đi qua sàn thuộc nhóm này: phải quy định cụ thể trong hợp đồng dưới dạng văn bản, và bên thứ ba là tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động theo pháp luật |
Dòng cuối đòi cả hai điều kiện. Sàn là pháp nhân đang hoạt động nên điều kiện sau đã đủ. Điều kiện đầu thì đừng coi là có sẵn: với đơn từ 05 triệu trở lên đi qua sàn, gom theo từng đơn một bộ gồm xác nhận đơn hàng, điều khoản thanh toán của sàn tại ngày đặt, và sao kê thẻ hoặc tài khoản cho thấy tiền đi đâu.
Nhân viên ứng tiền mua hộ thì có quy định riêng ở Điều 26 khoản 2 điểm i: hàng mua phục vụ hoạt động kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT được uỷ quyền cho người lao động thanh toán không dùng tiền mặt theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của công ty, rồi công ty hoàn lại cho họ cũng không dùng tiền mặt, thì vẫn được khấu trừ. Nên có quy chế trước khi chị hành chính đặt đơn.
Trả hàng hoặc hoàn tiền sau khi đã lấy hoá đơn
Trả hàng thì người bán lập hoá đơn điều chỉnh (Điều 10 khoản 5 điểm c.1 Thông tư 91/2026), trừ khi hai bên thoả thuận người mua lập hoá đơn khi trả hàng. Bạn kê khai vào kỳ nhận hoá đơn điều chỉnh (khoản 6 điểm d), không phải kỳ của hoá đơn gốc. Máy in nhận cuối tháng, trả giữa tháng sau thì hai tờ nằm ở hai kỳ.
Cả hai bên phải có đủ hồ sơ, chứng từ trả hàng và xuất trình khi được yêu cầu: xác nhận trả hàng và hoàn tiền trên sàn, biên bản hoặc tin nhắn với shop. Mua bán trên nền tảng thương mại điện tử không bắt buộc có văn bản thoả thuận khi điều chỉnh, thay thế hoá đơn.
Thứ tự rà một đơn mua trên sàn
- Shop thuộc dòng nào trong bảng bốn loại shop?
- Đã đưa đúng tên, địa chỉ, mã số thuế công ty cho shop chưa, và hoá đơn đã về chưa?
- Đơn có từ 05 triệu trở lên, hoặc tổng nhiều đơn cùng shop trong ngày có từ 05 triệu trở lên không? Nếu có, tiền đã đi bằng đường không dùng tiền mặt chưa?
- Đơn có bị trả hàng không? Nếu có, đã nhận hoá đơn điều chỉnh chưa?
Gửi sang đây bảng đơn mua tháng này, bốn cột: mã đơn, shop, số tiền, cách trả. Tôi cần đúng bốn cột đó để chỉ ra đơn nào thiếu giấy.