Mỗi ngày vài chục đơn, mỗi đơn một tờ hoá đơn, mà chủ shop chỉ có hai tay. Nhờ người khác bấm nút hộ có được không?
Hộ kinh doanh bán trên sàn có được uỷ nhiệm cho sàn hoặc công ty lập hoá đơn thay không? Được, nhưng chỉ khi có đủ ba thứ: một văn bản hai bên ký, một lần báo cơ quan thuế, và bên nhận là bên đủ điều kiện dùng hoá đơn điện tử. Thiếu một thứ thì bạn chưa thôi tự lập được. Và có đủ cả ba thì hoá đơn vẫn đứng tên bạn: người bán là người chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Hộ kinh doanh bán trên sàn có được uỷ nhiệm cho sàn hoặc công ty lập hoá đơn thay không: luật cho ở đâu
Điều 4 khoản 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: "Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ." Thủ tục cụ thể nằm ở Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hai văn bản cùng hiệu lực từ 01/7/2026.
Lý do không nên làm tắt nằm ở Điều 3 khoản 7 của cùng nghị định. Dùng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hoá hàng mua vào hoặc bán ra là "sử dụng không hợp pháp hóa đơn", trừ hoá đơn của cơ quan thuế và trường hợp được uỷ nhiệm lập hoá đơn. Nhờ người khác lập hộ mà không qua thủ tục uỷ nhiệm thì tờ hoá đơn đó rơi vào vế "không hợp pháp".
Uỷ nhiệm cho Shopee, TikTok Shop hay cho công ty kế toán: cùng một Điều 9
Điều 9 không có điều nào viết riêng cho sàn. Sàn, công ty dịch vụ hoá đơn, công ty kế toán đều là "bên thứ ba" như nhau, và cùng phải qua tám điều kiện dưới đây. Chữ "nền tảng" chỉ xuất hiện một lần, ở điểm đ, khi nói về chỗ niêm yết thông báo uỷ nhiệm. Phần thủ tục dành cho hộ kinh doanh (khoản 3 điểm c) được viết cho trường hợp bên nhận là tổ chức kinh tế.
Sàn có nhận lập hoá đơn thay hay không thì hỏi thẳng sàn. Trong hai văn bản này, thứ duy nhất buộc sàn phải làm là Điều 19 khoản 2 Nghị định 254: chủ quản nền tảng cung cấp thông tin người mua, giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để người bán lập hoá đơn. Không điều nào buộc sàn lập hoá đơn hộ bạn.
⚠️ Đừng lẫn hai nghĩa vụ. Khấu trừ nộp thay thuế đặt lên sàn theo Nghị định 252/2026, còn lập hoá đơn đặt lên người bán theo Nghị định 254. Phần này đã nói ở bài bán trên Shopee có phải xuất hoá đơn cho từng đơn không.
Tám điều kiện của Điều 9 khoản 1
| Điểm | Điều kiện | Việc của bạn |
|---|---|---|
| a | Bên nhận là đối tượng đủ điều kiện dùng hoá đơn điện tử; cả hai bên không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hoá đơn điện tử theo Điều 8 | Hỏi bên nhận có đang bị ngừng không; tự kiểm tình trạng của mình |
| b | Uỷ nhiệm phải bằng văn bản (hợp đồng hoặc thoả thuận) | Có giấy hai bên ký |
| c | Phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử | Xem mục sau: ai báo |
| d | Hoá đơn do bên nhận lập là hoá đơn có mã hoặc không mã (gồm cả từ máy tính tiền), và phải ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của cả bên uỷ nhiệm lẫn bên nhận | Mở hoá đơn mẫu, kiểm có đủ hai bộ thông tin |
| đ | Cả hai bên niêm yết trên website của mình hoặc trên giao diện gian hàng, hệ thống của nền tảng, hoặc thông báo công khai trên phương tiện đại chúng; hết hạn hoặc chấm dứt sớm thì gỡ | Có chỗ niêm yết; hết hạn thì gỡ |
| e | Hoá đơn không mã thì hai bên thoả thuận cách chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế | Ghi vào văn bản ai chuyển |
| g | Bên nhận lập đúng thực tế phát sinh, theo thoả thuận và theo các nguyên tắc trên | Đối chiếu hoá đơn với đơn giao thật |
| h | Hoá đơn phải phù hợp phương pháp tính thuế GTGT của bên uỷ nhiệm | Báo bên nhận bạn đang nộp theo phương pháp nào |
Tám điểm, đánh a, b, c, d, đ, e, g, h theo bảng chữ cái tiếng Việt, không có điểm f.
Văn bản uỷ nhiệm phải ghi gì
Điều 9 khoản 2 đòi văn bản có đủ:
- thông tin hai bên: tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân, chứng thư số;
- thông tin hoá đơn uỷ nhiệm: loại hoá đơn, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu số hoá đơn;
- mục đích uỷ nhiệm và thời hạn uỷ nhiệm;
- phương thức thanh toán hoá đơn uỷ nhiệm, ghi rõ ai chịu trách nhiệm thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ trên hoá đơn đó.
Cả hai bên giữ một bản và đưa ra được khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Nói miệng với bên nhận thì chưa tính là uỷ nhiệm.
Ai đi báo cơ quan thuế: hộ cung cấp thông tin, bên nhận thông báo danh sách
Điều 9 khoản 3 xếp uỷ nhiệm vào loại thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử, và dùng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục III của thông tư. Riêng trường hợp hộ kinh doanh uỷ nhiệm cho tổ chức kinh tế thì điểm c chia việc như sau:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cung cấp cho bên nhận uỷ nhiệm: tên, địa chỉ, mã số thuế và thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử theo Điều 6 Nghị định 254.
- Tổ chức kinh tế nhận uỷ nhiệm thông báo với cơ quan thuế danh sách hộ, cá nhân kinh doanh đã uỷ nhiệm, theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Đưa giấy tờ cho công ty rồi chưa phải là uỷ nhiệm đã có hiệu lực. Công ty chưa nộp danh sách mà bạn đã ngừng tự lập hoá đơn thì các hoá đơn trong khoảng đó thiếu đúng bước thông báo mà Điều 9 đòi. Hỏi công ty ngày nộp và xin bản xác nhận.
Doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thì hộ thuộc diện bắt buộc dùng hoá đơn có mã hoặc từ máy tính tiền (Điều 6 khoản 1 điểm d Nghị định 254). Chi tiết ở bài hộ kinh doanh trên 1 tỷ có bắt buộc dùng máy tính tiền xuất hoá đơn không.
Hoá đơn lập sai thì ai chịu
Điều 4 khoản 1 Nghị định 254: "Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập." Câu này không kèm ngoại lệ nào cho trường hợp uỷ nhiệm. Bên nhận có phần riêng ở Điều 19 khoản 1: lập đúng bản chất nghiệp vụ, thể hiện đủ thông tin của bên uỷ nhiệm, gửi hoá đơn đến cơ quan thuế, lưu trữ, không dùng dữ liệu hoá đơn ngoài phạm vi uỷ nhiệm, và phối hợp điều chỉnh, thay thế, huỷ hoá đơn khi phát hiện sai sót.
Bên nhận sai thì bạn vẫn là người trả lời cơ quan thuế, còn bên nhận phải đền bạn theo văn bản. Nên ghi vào văn bản ở điểm b: ai sửa, sửa trong bao lâu, ai chịu chi phí.
Hoá đơn đã lập sai rồi thì xử theo Điều 10 Thông tư 91/2026:
- sai tên, địa chỉ hoặc số tiền bằng chữ mà không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá: không lập lại, thông báo người mua và báo cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT;
- sai mã số thuế, tên hàng, quy cách, số tiền, thuế suất, tiền thuế: điều chỉnh hoặc thay thế;
- hoá đơn từ máy tính tiền sai: thay thế;
- hàng trả lại: người bán lập hoá đơn điều chỉnh, trừ khi hai bên thoả thuận người mua lập hoá đơn khi trả hàng (khoản 5 điểm c.1).
Điều 10 chỉ có điều chỉnh và thay thế, không có đường huỷ cho hoá đơn đã lập. Từng bước xử hàng trả lại nằm ở bài khách trả hàng sau khi đã xuất hoá đơn, điều chỉnh hay huỷ hoá đơn.
Bên nhận bị ngừng sử dụng hoá đơn thì uỷ nhiệm đi đâu
Điểm a nói cả hai bên phải không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng. Điều 8 khoản 2 điểm đ Thông tư 91: người nộp thuế bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hoá đơn điện tử mà đang uỷ nhiệm lập hoá đơn thì cơ quan thuế gửi thông báo ngừng cho cả người nộp thuế lẫn bên nhận uỷ nhiệm.
Trước khi ký, hỏi bên nhận có đang bị cơ quan thuế thông báo ngừng sử dụng hoá đơn không. Trong văn bản ghi rằng họ phải báo bạn ngay khi nhận thông báo như vậy.
Năm việc phải kiểm trước khi thôi tự lập hoá đơn
- Có văn bản đủ thông tin hai bên, loại và ký hiệu hoá đơn, thời hạn, ai thanh toán tiền hàng.
- Tên bạn có trong danh sách công ty đã thông báo: xin bản xác nhận hoặc ảnh chụp thông báo.
- Lấy một hoá đơn thật do bên nhận lập, đặt cạnh báo cáo sàn: đủ tên, địa chỉ, mã số thuế hai bên, ngày và số tiền khớp đơn giao thật.
- Đã niêm yết chưa, và hết hạn thì ai gỡ: ghi tên người phụ trách vào văn bản.
- Bên nhận chưa bị thông báo ngừng sử dụng hoá đơn.
Thiếu một mục thì cứ tự lập tiếp. Và cả năm mục đều xong thì hoá đơn sai vẫn đứng tên bạn.