Bán trên Shopee có phải xuất hoá đơn cho từng đơn không?

Nghĩa vụ xuất hoá đơn nằm ở người bán, không nằm ở sàn

Điều 4 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP viết thẳng: "Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua".

Người bán ở đây là bạn, chủ shop. Không phải Shopee, không phải TikTok Shop. Sàn là nơi diễn ra giao dịch, còn bên bán hàng cho người mua vẫn là shop. Việc sàn đứng ra thu tiền hộ, giữ tiền vài ngày rồi mới đẩy về ví không làm đổi vai đó.

Đây là điểm khác biệt hay bị bỏ qua nhất giữa hai loại nghĩa vụ: thuế thì có người làm hộ được, hoá đơn thì không tự động có ai làm hộ.

Sàn đã khấu trừ nộp thay rồi thì có hết phải xuất hoá đơn không

Không. Hai việc này do hai văn bản điều chỉnh, và cả hai cùng có hiệu lực từ 01/7/2026:

Nghị định 252 chuyển sang sàn đúng một việc: giữ lại phần thuế và nộp vào ngân sách thay bạn. Nó không nói gì về tờ hoá đơn giao cho khách. Chi tiết phần còn lại của nghĩa vụ kê khai nằm ở bài sàn đã khấu trừ nộp thay rồi, tôi còn phải kê khai gì nữa.

Trả lời câu hỏi của một người bán trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ, Cục Thuế nêu ba trường hợp: cá nhân kinh doanh bán trực tiếp với người tiêu dùng dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; hộ kinh doanh không bán trực tiếp dùng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; và chỉ khi có uỷ nhiệm thì "sàn thương mại điện tử có trách nhiệm xuất hóa đơn thay cho hộ cá nhân kinh doanh". Uỷ nhiệm là một thủ tục có đăng ký, không phải một trạng thái mặc định.

Doanh thu bao nhiêu thì bắt buộc dùng hoá đơn điện tử

Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng phải áp dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

Dưới ngưỡng đó thì không thuộc diện bắt buộc, nhưng vẫn được đăng ký dùng nếu có nhu cầu. Mà người mua là công ty thì gần như lần nào cũng hỏi hoá đơn.

⚠️ Ngưỡng 1 tỷ ở đây đo bằng doanh thu bán hàng, cùng một con số dùng để đo ngưỡng thuế, chứ không phải số tiền quyết toán về ví. Đây đúng là chỗ nhiều shop tự xếp mình dưới ngưỡng trong khi thực tế đã vượt. Cách đo đầy đủ nằm ở bài ngưỡng 1 tỷ tính trên doanh thu sàn ghi nhận hay tiền về tài khoản.

Xuất cho từng đơn, hay gộp một hoá đơn cho cả ngày

Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt thời điểm lập hoá đơn của hoạt động bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua. Cùng điều đó quy định trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi đợt giao lập một hoá đơn tương ứng với khối lượng và giá trị đã giao.

Với một shop bán sàn, mỗi đơn hàng là một lần bán cho một người mua khác nhau, giao vào một ngày khác nhau. Nghĩa là mốc lập hoá đơn bám theo từng đơn, không phải theo kỳ quyết toán của sàn.

Điều này nghe nặng nhọc, và nó nặng thật với shop vài nghìn đơn một tháng. Nhưng đó là lý do phần mềm hoá đơn sinh ra: nối vào dữ liệu đơn hàng và phát hành theo lô, chứ không phải ngồi gõ tay từng tờ. Việc phải chọn không phải là "xuất hay không xuất", mà là "nối bằng cách nào".

Ngày ghi trên hoá đơn không phải ngày tiền về ví

Đây là chỗ sai nhiều nhất khi shop tự làm, và cũng là chỗ khó tự phát hiện nhất.

Điều 9 nói rõ thời điểm lập hoá đơn không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa. Trong khi đó, con số dễ nhìn thấy nhất với người bán sàn lại là ngày tiền về ví, thường sau khi giao hàng cả tuần đến nửa tháng, và còn bị gộp theo đợt quyết toán của sàn.

Lấy ngày quyết toán làm ngày hoá đơn là kéo cả lô hoá đơn sang sai kỳ. Một đơn giao ngày 28 mà hoá đơn ghi ngày 12 tháng sau thì doanh thu tháng này thiếu, doanh thu tháng sau thừa, và số trên hoá đơn không khớp với số sàn đã khấu trừ trong kỳ.

Đúng ba con số đó là bài toán mà doanh thu Shopee không khớp số kê khai đã tách ra: sàn ghi nhận một mốc, tiền về ví một mốc, doanh thu kê khai một mốc. Hoá đơn phải bám mốc giao hàng: cột duy nhất trong báo cáo sàn ứng với việc hàng đã đến tay người mua là cột trạng thái giao thành công, không phải cột ngày quyết toán.

Uỷ nhiệm cho Shopee, TikTok Shop xuất hoá đơn thay: luật cho, nhưng phải đăng ký

Điều 4 khoản 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: "Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ."

Thủ tục nằm ở Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, thông tư hướng dẫn Nghị định 254, ban hành cùng ngày 30/6/2026 và cùng hiệu lực 01/7/2026, thay Thông tư 32/2025. Hai vế của thủ tục:

1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cung cấp cho bên nhận uỷ nhiệm: tên, địa chỉ, mã số thuế, và thuộc đối tượng áp dụng hoá đơn điện tử theo Điều 6 Nghị định 254.
2. Tổ chức kinh tế nhận uỷ nhiệm thông báo danh sách hộ, cá nhân kinh doanh đã uỷ nhiệm với cơ quan thuế theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IV của thông tư.

Đọc kỹ vế thứ hai: bên nhận uỷ nhiệm phải chủ động đi khai với cơ quan thuế. Tức là uỷ nhiệm không phải thứ một mình người bán bấm nút là xong: nó cần bên kia đồng ý và đi đăng ký. Trước khi coi như sàn đã lo hộ, việc phải làm là kiểm xem kênh bán của mình có thật sự nhận uỷ nhiệm và đã khai danh sách hay chưa. Chưa có bước đó thì nghĩa vụ vẫn nằm nguyên ở Điều 4 khoản 1, tức là ở bạn.

Đơn hoàn về thì tờ hoá đơn đã xuất xử thế nào

Hàng hoàn là chuyện hằng ngày của bán sàn, và hoá đơn thì đã phát hành từ lúc giao hàng.

Điểm c khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC xử lý trường hợp này: khi hàng hoá bị trả lại toàn bộ hoặc một phần, người bán lập hoá đơn điều chỉnh cho hoá đơn đã lập. Quy định này cũng áp cho trường hợp khách đổi hàng làm giá trị thay đổi. Nếu hai bên có thoả thuận người mua lập hoá đơn khi trả hàng thì người mua lập hoá đơn trả lại hàng và gửi cho người bán.

Điều đáng chú ý với người bán sàn không nằm ở cách lập, mà ở thời điểm. Đơn giao cuối tháng này, khách trả giữa tháng sau: hoá đơn gốc ở một kỳ, hoá đơn điều chỉnh ở kỳ khác, còn phần thuế sàn đã khấu trừ thì hoàn trả ở kỳ thứ ba. Ba dòng đó phải nối được với nhau qua cùng một mã đơn, nếu không thì cuối năm có một khoản treo không ai giải thích được.

Cách phần hoàn đi qua sổ, và vì sao để lâu thì khó gỡ, nằm ở bài hàng hoàn về sau khi đã kê khai thì xử thế nào.

Tự kiểm trong mười lăm phút

1. Đo doanh thu năm bằng số gộp, không bằng tiền về ví. Trên 1 tỷ thì thuộc diện bắt buộc theo Điều 6, và loại hoá đơn phải là có mã của cơ quan thuế hoặc khởi tạo từ máy tính tiền.
2. Hỏi thẳng kênh bán: có nhận uỷ nhiệm lập hoá đơn không, và đã thông báo danh sách với cơ quan thuế chưa. Chưa thì phần này là việc của bạn, không phải của sàn.
3. Mở một hoá đơn bất kỳ của tháng trước, so ngày trên hoá đơn với ngày giao thành công của chính đơn đó. Lệch một khoảng đều đặn bằng chu kỳ quyết toán của sàn là dấu hiệu cả lô đang ghi theo ngày tiền về.
4. Lọc các đơn bị trả lại trong kỳ, đối chiếu với số hoá đơn điều chỉnh đã lập. Hai con số này phải bằng nhau. Không bằng nhau thì phần chênh chính là phần treo.
5. Kiểm phần bán ngoài sàn. Kênh không có chức năng thanh toán thì không ai khấu trừ hộ, mà nghĩa vụ lập hoá đơn thì vẫn y nguyên.

Bước 3 và bước 4 là hai bước hay lộ ra vấn đề nhất, vì cả hai đều đòi ghép dữ liệu hoá đơn với dữ liệu đơn hàng của sàn theo từng mã đơn, mà hai hệ thống này không nói chuyện với nhau. Đó cũng đúng là phần việc chúng tôi làm mỗi tháng: mở file đối soát của sàn ra, khớp từng đơn, rồi mới chốt số. Nếu bạn đang không chắc hoá đơn của shop mình đang ghi theo mốc nào, đó là chỗ nên bắt đầu.