Cuối năm bạn dọn tủ, chồng sao kê, báo cáo sàn và hoá đơn nhập hàng của ba năm trước đang chiếm gần hết ngăn. Hộ kinh doanh phải lưu sổ sách, chứng từ bao lâu thì được bỏ?
Sổ sách và chứng từ kế toán: tối thiểu 5 năm theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Hoá đơn thì thông tư không in con số, chỉ gửi sang pháp luật về thuế. Nghị định 254/2026/NĐ-CP gửi sang pháp luật kế toán, và Luật Kế toán đặt ít nhất 10 năm cho chứng từ dùng ghi sổ của đơn vị kế toán. Hoá đơn và sao kê đừng bỏ trước 10 năm: đó cũng là độ lùi truy thu thuế của hộ.
Hộ kinh doanh phải lưu sổ sách, chứng từ bao lâu: tối thiểu 5 năm theo Thông tư 152
Khoản 2 Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC: thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tối thiểu là 05 năm. Khoản 1 cùng điều cho hộ tự chọn lưu bằng phương tiện điện tử hoặc bản giấy, gồm hoá đơn, chứng từ kế toán và sổ kế toán.
Điều 3 không chia theo doanh thu. Hộ dưới 1 tỷ không nộp thuế GTGT và thuế TNCN cũng phải mở sổ S1a-HKD (Điều 4), nên cũng lưu theo mức này. Thông tư không nói 5 năm đếm từ ngày nào. Đếm từ cuối năm của tài liệu cho chắc.
Hoá đơn của hộ kinh doanh lưu bao lâu: hai văn bản chỉ qua nhau
Câu thứ hai của khoản 2 Điều 3 Thông tư 152 viết: riêng thời hạn lưu trữ hoá đơn thì thực hiện theo pháp luật về thuế. Mở Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 5 khoản 1 điểm b, thì hoá đơn, chứng từ phải được lưu trữ "đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật kế toán". Không có con số nào trong cả hai. Điều 5 khoản 3 điểm c của nghị định còn nói hoá đơn đặt in, tự in đã lập ở nơi không phải đơn vị kế toán thì được lưu trữ và bảo quản "như tài sản riêng" của tổ chức, hộ, cá nhân đó, cũng không kèm số năm.
Con số nằm ở Luật Kế toán 88/2015/QH13, khoản 5 Điều 41:
| Loại tài liệu | Thời hạn lưu trữ |
|---|---|
| Tài liệu dùng cho quản lý, điều hành, gồm chứng từ không dùng trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính | Ít nhất 05 năm |
| Chứng từ dùng trực tiếp ghi sổ và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán, báo cáo tài chính năm | Ít nhất 10 năm, trừ khi pháp luật có quy định khác |
| Tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng | Vĩnh viễn |
Luật liệt hộ kinh doanh vào đối tượng áp dụng (Điều 2 khoản 6), nhưng định nghĩa "đơn vị kế toán" ở khoản 4 Điều 3 chỉ gồm các đối tượng từ khoản 1 đến khoản 5 Điều 2. Tôi không khẳng định 10 năm là nghĩa vụ riêng của hộ. Nhưng Thông tư 152 không cho bạn con số hoá đơn thấp hơn, còn văn bản nó trỏ tới đặt 10 năm cho chứng từ làm căn cứ ghi sổ (khoản 3 Điều 3). Hoá đơn mua bán là thứ bạn ghi sổ từ đó. Giữ 10 năm chỉ tốn một ngăn tủ hoặc vài gigabyte.
Vì sao nên giữ hoá đơn và sao kê 10 năm dù sổ chỉ cần 5 năm
Truy thu thuế của hộ lùi được mười năm từ ngày cơ quan thuế phát hiện (khoản 8 Điều 44 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15), như bài hộ kinh doanh bị truy thu thuế bao nhiêu năm đã tính. Kỳ ở năm thứ sáu đến năm thứ mười vẫn có thể bị hỏi, trong khi giấy tờ kỳ đó bạn đã bỏ đúng luật và không còn gì đưa ra.
Hộ nộp thuế TNCN theo thu nhập tính thuế còn một lý do thứ hai: khoản chi chỉ được trừ khi có hoá đơn, chứng từ, và từ 5 triệu đồng một lần trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, điều mà Nghị định 141/2026/NĐ-CP không sửa). Mất hoá đơn của kỳ cũ là mất khoản chi của kỳ đó.
Lưu bản giấy hay bản điện tử
Hộ được chọn (khoản 1 Điều 3 Thông tư 152). Với hoá đơn điện tử, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Điều 5 khoản 2, đòi hai việc: lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, và luôn sẵn sàng in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu. Khoản 1 cùng điều đòi dữ liệu an toàn, toàn vẹn, không bị thay đổi trong suốt thời gian lưu.
Một thư mục trên máy là đủ, miễn mở được từng hoá đơn khi cơ quan thuế hỏi. Tải đúng tệp hoá đơn về, đừng chụp màn hình.
Sổ sách, chứng từ nào của người bán sàn nên đóng chung một năm
- Sổ kế toán theo Thông tư 152: S1a, S2a hoặc bộ S2b đến S2e, tuỳ cách nộp thuế. Xem bỏ thuế khoán rồi hộ kinh doanh phải giữ sổ sách gì.
- Hoá đơn đầu vào và hoá đơn bán ra, tải về ngay khi nhận, đừng để trên cổng của bên phát hành.
- Báo cáo đối soát và sao kê của sàn, tải về theo từng kỳ. Sàn giữ báo cáo bao lâu tuỳ sàn, nên đừng trông vào kho của họ.
- Sao kê ngân hàng và chứng từ chuyển khoản của mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.
- Bảng kê thu mua nếu bạn mua của người bán không xuất hoá đơn: mua bao bì từ hộ kinh doanh nhỏ không có hoá đơn có tính chi phí không.
Đóng mỗi năm một hộp hoặc một thư mục, ghi năm ngoài bìa. Hết năm thứ 10 mới bỏ cả hộp.
Không chắc hộp năm ngoái đã đủ chưa thì gửi bảng đối soát và danh sách hoá đơn sang. Tôi xem kỳ nào thiếu trước khi cơ quan thuế hỏi.