Thuê kế toán ngoài hay tự làm sổ, so chi phí theo quy mô doanh thu

Thuê kế toán ngoài hay tự làm sổ: hai khoản chi không cùng loại

Tiền thuê ngoài hiện trên sao kê mỗi tháng. Giờ tự làm sổ thì không hiện ở đâu, nên người ta hay coi nó là 0 đồng.

Hai bảng giá bên dưới đều ghi chưa gồm VAT. Bảng của Anpha còn ghi chưa gồm phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, chữ ký số. Bảng của Thuận Thiên không nhắc phần mềm trong bảng kế toán thuế, hóa đơn điện tử và chữ ký số được báo ở bảng giá riêng. Phần mềm và chữ ký số bạn phải mua dù tự làm hay thuê, nên khi so, chỉ so đúng phần còn lại: tiền công làm sổ và khai thuế.

Thuê kế toán ngoài hay tự làm sổ, so chi phí theo quy mô doanh thu: bảng giá của Anpha

Bảng của Kế toán Anpha, nhóm hộ kinh doanh tại Hà Nội và Đà Nẵng, tính theo doanh thu tháng như họ ghi ở đầu cột. Cột "quy ra năm" là chúng tôi nhân 12 để bạn so với các mốc của luật, vốn tính theo năm.

Nguồn: bảng giá dịch vụ kế toán hộ kinh doanh của Kế toán Anpha. Người bán sàn với vài trăm mã hàng đọc cột dịch vụ, thương mại (dưới 1000 mặt hàng). Quy ra năm, cột đó là khoảng 12 triệu ở dòng 41 đến 100 triệu một tháng, khoảng 16,8 triệu ở dòng 100 đến 250 triệu, khoảng 24 triệu ở dòng 250 đến 500 triệu. Giá trên bảng là giá khai thuế và làm sổ theo công bố của họ, chưa nói tới đối soát sàn.

Mốc 3 tỷ rơi đúng ranh giữa hai dòng (250 triệu nhân 12). Mốc 1 tỷ rơi giữa dòng 41 đến 100 triệu, vì 1 tỷ chia 12 xấp xỉ 83 triệu một tháng.

Shop bán khoảng 2 tỷ một năm là khoảng 167 triệu một tháng, tức dòng 100 đến 250 triệu: 1.399.000đ một tháng, chưa VAT, chưa phần mềm. Nếu một giờ của bạn đáng 200.000đ thì thuê ngoài chỉ đáng khi việc sổ sách của bạn tốn hơn 7 giờ một tháng. Cách tính ở bảng giờ hòa vốn bên dưới.

Công ty: bảng giá theo số hóa đơn mỗi tháng

Với công ty, bảng giá phổ biến chuyển từ doanh thu sang số hóa đơn phát sinh. Cột thương mại, dịch vụ của Kế toán Thuận Thiên:

Nguồn: bảng giá của Kế toán Thuận Thiên. Bảng của họ không có dòng cho 151 đến 200 hóa đơn. Họ ghi thêm: phí dịch vụ cả năm bằng một tháng phí, và công ty xuất nhập khẩu hay công ty nước ngoài cộng thêm 500.000đ mỗi tháng. Cùng trang đó có bảng riêng cho hộ kinh doanh: từ 300.000đ khi không phát sinh, lên 3.000.000đ ở mức dưới 150 hóa đơn.

Người bán Shopee, TikTok Shop đọc hai bảng này thế nào

Bảng tính theo số hóa đơn có một cái bẫy với người bán sàn: đơn trên sàn đếm theo đơn, còn bảng giá đếm theo hóa đơn. Bạn phải hỏi trước một câu: mỗi đơn trên sàn được họ đếm là một hóa đơn, hay đếm theo cách khác? Câu trả lời quyết bạn rơi vào dòng nào của bảng.

Đơn nào phải xuất hóa đơn riêng là chuyện của luật, xem bán trên Shopee có phải xuất hóa đơn từng đơn không. Hỏi thêm: giá đã gồm đối soát doanh thu sàn chưa, hay chỉ gồm khai thuế. Bốn câu hỏi giá đầy đủ nằm ở nhà bán sàn khi nào nên thuê kế toán ngoài, khi nào chưa cần.

Tự làm sổ hết bao nhiêu: đổi phí thuê ngoài thành số giờ hòa vốn

Công thức: số giờ hòa vốn = phí thuê ngoài mỗi tháng ÷ giá một giờ của bạn. Giá một giờ của bạn là số tiền bạn kiếm được nếu dùng giờ đó để bán hàng thay vì ghi sổ. Giá giờ là số của bạn, nên bảng dưới thử ba mức:

Ví dụ: một giờ của bạn đáng 200.000đ, phí thuê ngoài là 2.000.000đ mỗi tháng. Cả tháng sổ sách tốn dưới 10 giờ thì tự làm rẻ hơn, tốn trên 10 giờ thì thuê ngoài rẻ hơn, kể cả khi chưa tính sai sót. Đừng đặt giá giờ thấp hoặc ước giờ ít cho đẹp kết quả: hãy lấy số giờ của tháng vừa rồi, gồm đối soát với sàn, nhập đơn và kê khai.

Còn một khoản nữa mà bảng không có: sổ ghi sai bị phạt theo từng lỗi. Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP (đã qua hai lần sửa, gần nhất là Nghị định 132/2026/NĐ-CP, cả hai lần đều không chạm Điều 9) liệt kê mười ba hành vi, mức từ 1 đến 30 triệu đồng mỗi hành vi với hộ kinh doanh. Chi tiết từng dòng ở hộ kinh doanh bán sàn tự làm sổ được không hay phải thuê kế toán.

Khối việc tự làm nhảy ở hai mốc của luật

Với hộ kinh doanh, luật đặt hai mốc làm việc nặng thêm, ở 1 tỷ và 3 tỷ:

• Từ 1 tỷ trở xuống: miễn thuế GTGT và TNCN, vẫn phải mở một quyển sổ doanh thu, S1a-HKD (Thông tư 152/2025/TT-BTC).
• Trên 1 tỷ đến 3 tỷ: hết miễn thuế. Nộp theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu thì chỉ mở S2a-HKD. Hộ có doanh thu năm trên 1 tỷ còn bắt buộc dùng hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền, theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, xem hộ kinh doanh trên 1 tỷ có bắt buộc dùng máy tính tiền xuất hóa đơn không.
• Trên 3 tỷ: bắt buộc nộp thuế trên thu nhập tính thuế, tức bộ bốn sổ. Từ trên 1 tỷ đến 3 tỷ thì được chọn giữa hai cách tính, và đã chọn thì giữ hai năm liên tục. Chi tiết ở bỏ thuế khoán rồi, hộ kinh doanh phải giữ sổ sách gì.

Vượt 3 tỷ, phí thuê ngoài của Anpha nhảy từ khoảng 1,4 đến 1,8 triệu lên 2,0 đến 2,5 triệu một tháng, và bạn phải giữ bộ bốn sổ. Đây là lúc nên tính lại.

Với công ty, khối việc đổi theo chế độ kế toán đang áp dụng và số kênh bán, không có mốc doanh thu như hộ. Công ty siêu nhỏ chọn giữa các bộ sổ như ở chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58.

Việc đầu tiên nên làm

Tra phí theo dòng của bạn rồi nhân 12. Đo số giờ sổ sách của tháng gần nhất, rồi so với số giờ hòa vốn ở bảng trên. Số giờ thật nhỏ hơn số giờ hòa vốn thì tự làm rẻ hơn. Trên mốc 3 tỷ thì tính thêm khối việc của bộ bốn sổ.

Nếu tính xong thấy nên thuê, gọi cho chúng tôi kể tình hình. Cuộc gọi đầu miễn phí, nghe xong mới báo giá cố định.