Công ty gửi 200 cái áo vào kho Shopee, giá vốn 90.000 đồng một cái, tổng 18.000.000 đồng. Chưa cái nào có người mua. Kế toán hỏi hai câu: sổ phải ghi gì, và có phải xuất hoá đơn cho ai không?
Hàng gửi kho Shopee (Shopee Xử Lý) kế toán ghi nhận và xuất hoá đơn thế nào? Chuyển từ Tài khoản 156 sang Tài khoản 157, chưa ghi doanh thu, chưa lập hoá đơn bán hàng. Hàng vẫn của công ty, chỉ đổi chỗ nằm. Doanh thu, hoá đơn và giá vốn cùng xuất hiện khi có đơn bán cho người mua. Căn cứ là Thông tư 99/2025/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cả hai văn bản đều không nhắc kho của sàn, nên mỗi kết luận dưới đây là suy ra từ điều khoản, và chỗ nào suy ra thì bài nói rõ. Riêng chứng từ đi đường của lô hàng, hai văn bản không có câu trả lời, và mục cuối nói chuyện đó.
Hàng gửi kho Shopee (Shopee Xử Lý) kế toán ghi nhận và xuất hoá đơn thế nào: ghi Tài khoản 157, chưa có doanh thu
Khoản 1 Tài khoản 157 trong Phụ lục II phản ánh trị giá hàng hoá đã gửi đi cho khách hàng, gửi đại lý, ký gửi, nhưng chưa được xác định là đã bán. Điểm b nói rõ hàng ở tài khoản này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, và doanh nghiệp phải mở sổ chi tiết theo từng loại hàng, từng lần gửi, từ lúc gửi cho tới lúc được xác định là đã bán.
Danh sách trong thông tư là khách hàng, đại lý, ký gửi, kho ngoại quan, không có kho của sàn. Kho Shopee Xử Lý do bên khác quản lý, hàng trong đó chưa bán và vẫn của bạn, nên chúng tôi áp đúng nguyên tắc ở điểm b. Bút toán là điểm 3.1, căn cứ là phiếu xuất kho:
Nợ TK 157 (chi tiết kho Shopee) 18.000.000
Có TK 156 18.000.000
Giữ hàng ở Tài khoản 156 rồi mở tiểu khoản "kho Shopee" cũng ghi được, và thông tư không cấm. Chúng tôi chọn 157 vì điểm b buộc theo dõi từng lần gửi, đúng thứ bạn cần để đối chiếu với tồn kho trên Kênh người bán. ⛔ Để hàng gửi kho nằm nguyên ở 156 mà không tách thì tồn trên sổ vẫn "đủ", và tới lúc lệch không lô nào chỉ ra được hàng đang nằm ở đâu.
Trước khi ghi, mở điều khoản của chương trình Shopee bạn tham gia và tìm dòng nói quyền sở hữu hàng thuộc về ai. Điều khoản chương trình Gói Sẵn Giao Nhanh, dành cho người bán được Shopee mời, viết rằng quyền sở hữu sản phẩm đóng gói sẵn vẫn thuộc về người bán. Chương trình khác có điều khoản riêng, nên phải đọc dòng của chính nó.
Có đơn bán: doanh thu và giá vốn ghi cùng lúc
Điểm 3.3 Tài khoản 157 cho hai bút toán khi hàng gửi đi được xác định là đã bán. Ví dụ trong tháng bán 35 cái, giá bán chưa thuế 200.000 đồng một cái. Thuế GTGT lấy 8%, tức 560.000 đồng cả lô, cho tròn số; thuế suất thật tuỳ mặt hàng và thời điểm:
Nợ TK 131 (chi tiết Shopee) 7.560.000
Có TK 511 7.000.000
Có TK 333 (3331) 560.000
Nợ TK 632 3.150.000
Có TK 157 (chi tiết kho Shopee) 3.150.000
"Xác định là đã bán" theo mốc doanh thu thường: đơn giao thành công. Mốc đó và chuyện sàn giữ tiền chờ hoàn hàng đã nói ở bài Shopee lẫn TikTok Shop giữ tiền chờ hoàn hàng có tính là doanh thu ngay không.
Cuối tháng Tài khoản 157 còn 14.850.000 đồng, đúng 165 cái nhân 90.000. Số này phải khớp tồn kho trên Kênh người bán. Lệch 3 cái áo là 270.000 đồng giá vốn không ai giải thích được, và sổ của bạn sẽ không tự báo hàng mất ở kho Shopee. Dừng lại tìm ngay, bắt đầu bằng bảng nhập kho và bảng xuất theo đơn của chính lô đó.
Ghi doanh thu, phí sàn và đơn hoàn thế nào đã nói ở bài công ty bán Shopee TikTok Shop hạch toán doanh thu và phí sàn thế nào. Hàng gửi kho không đổi các quy tắc đó. Chỉ giá vốn đổi nguồn: trừ từ 157, không còn trừ từ 156.
Xuất hoá đơn: chưa lập khi gửi vào kho, lập cho người mua khi bán
Khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt thời điểm lập hoá đơn bán hàng hoá là lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Gửi hàng vào kho Shopee chưa chuyển cho ai, nên chưa phải lập hoá đơn. Nghị định không có câu nào về kho sàn, nên chỗ này là suy ra.
Có đơn, hoá đơn lập cho người mua. Ai phải lập, lập theo từng đơn hay gộp, và công ty có cần hoá đơn từ máy tính tiền không đã trả lời ở hai bài bán trên Shopee có phải xuất hoá đơn từng đơn không và công ty bán trên sàn có bắt buộc xuất hoá đơn máy tính tiền không.
⚠️ "Chưa có hoá đơn bán" không có nghĩa là hàng được chở đi không giấy tờ gì. Chặng từ kho công ty tới kho Shopee vẫn cần chứng từ, và mục dưới nói hai văn bản dừng ở đâu.
Chứng từ đi đường: Nghị định 254 không gọi tên kho của sàn
Lô 200 cái áo phải đi từ kho công ty tới kho Shopee kèm giấy gì? Khoản 3 Điều 6 Nghị định 254 liệt kê các trường hợp có chứng từ riêng cho hàng di chuyển. Đủ từ điểm a đến điểm h:
· Điểm a, b, c: nhận nhập khẩu uỷ thác, uỷ thác xuất khẩu, tự xuất khẩu hàng hoá. · Điểm d: tổ chức nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ xuất điều chuyển cho cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng ở khác tỉnh, thành phố, giữa các chi nhánh, hoặc xuất cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng. Hai cách chọn: hoá đơn GTGT điện tử, hoặc phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (với đại lý thì phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý). · Điểm đ: bán hàng lưu động, dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. · Điểm e, g, h: điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập, cho thuê tài chính, hợp tác kinh doanh.
Ở Shopee Xử Lý, Shopee chỉ lưu kho và giao hàng. Đó không phải chi nhánh, cũng không phải đại lý hưởng hoa hồng, nên chặng này không rơi vào điểm nào. Nghị định không chỉ ra loại giấy nào cho nó. Khoản 7 Điều 8 còn nói phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý được đăng ký, sử dụng và quản lý như hoá đơn, tức không phải tờ in tay tự đặt. Muốn chắc loại chứng từ cho chặng này, gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp một văn bản hỏi, kèm hợp đồng dịch vụ kho với Shopee.
Điều khoản chương trình Gói Sẵn Giao Nhanh buộc người bán cung cấp chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hoá, tài liệu chứng minh hàng đáp ứng điều kiện pháp luật, và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Đây là luật chơi của sàn, nghị định không đòi. Thấy điều khoản chương trình của bạn có dòng tương tự thì làm theo dòng đó và giữ bản gốc cùng hồ sơ lô hàng.
Phí kho và hàng mất tại kho sàn
Tiền thuê kho đi vào Tài khoản 641: tiểu khoản 6417 trong Phụ lục II liệt kê rõ tiền thuê kho, thuê bãi. Phí lưu kho Shopee cấn trừ vào tiền thanh toán thì ghi Nợ 641, Có 131 như phí sàn, và phần thuế đầu vào theo bài phí sàn Shopee có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không. Kho đóng gói, lưu kho thuê ngoài nói chung nằm ở bài thuê ngoài dịch vụ đóng gói lưu kho có tính vào chi phí và khấu trừ thuế GTGT được không.
Hàng bị mất hoặc hỏng tại kho sàn thì Tài khoản 632 khoản 1 điểm d bắt tính ngay phần hao hụt, mất mát vào giá vốn hàng bán, sau khi trừ khoản bồi thường nếu có. Chữ "ngay" của điều khoản là lý do không để hàng thiếu nằm ở Tài khoản 157 chờ sàn trả lời. Số lượng mất và tiền bồi thường lấy từ biên bản kiểm kho hoặc kết quả xử lý khiếu nại, giữ cùng hồ sơ lô hàng.
⚠️ Bài này viết cho công ty theo Thông tư 99. Hộ kinh doanh theo Thông tư 152 không có tài khoản 157 và cũng không có hướng dẫn nào cho hàng gửi kho sàn. Sổ tồn kho của hộ xem ở bài hộ kinh doanh bán sàn tính giá vốn, nhập xuất tồn thế nào theo Thông tư 152.
Chưa biết lô nào đang lệch thì gửi phiếu xuất kho và bảng tồn tháng gần nhất. Chúng tôi mở file đối soát Shopee của bạn, đối từng lô với Tài khoản 157.