Một đơn trên Shopee: khách trả 540.000 đồng, gồm 500.000 tiền hàng và 40.000 thuế GTGT (số giả định cho tròn ví dụ). Sàn trừ 60.000 đồng phí, chuyển về tài khoản công ty 480.000 đồng. Bảng đối soát có ba con số, sổ sách chỉ nhận một trong ba làm doanh thu.
Công ty bán Shopee TikTok Shop hạch toán doanh thu và phí sàn thế nào? Doanh thu ghi theo giá khách trả, tức 500.000 đồng chưa thuế, không ghi theo 480.000 đồng tiền về. Phí sàn vào Tài khoản 641 (chi phí bán hàng), không trừ ngược vào doanh thu. Căn cứ là Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC; số khoản nằm ngay cạnh từng bút toán, bạn mở ra đối chiếu được.
Công ty bán Shopee TikTok Shop hạch toán doanh thu và phí sàn thế nào: năm tài khoản, mỗi cái một việc
Thông tư 99 không có chữ nào về sàn thương mại điện tử. Không Shopee, không TikTok Shop, không "nền tảng". Mọi bút toán dưới đây là suy ra từ định nghĩa tài khoản, nên không có ví dụ nào mang tên sàn để bạn trích khi cơ quan thuế hỏi.
| Tài khoản | Giữ việc gì trong một đơn qua sàn |
|---|---|
| 511 · Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ | giá bán chưa thuế, theo giá khách trả |
| 333 · Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước | Thuế GTGT đầu ra, tách ngay khi ghi doanh thu |
| 131 · Phải thu của khách hàng | số sàn còn nợ công ty, mở chi tiết theo từng sàn |
| 641 · Chi phí bán hàng | phí sàn, quảng cáo trên sàn, đóng gói, vận chuyển |
| 521 · Các khoản giảm trừ doanh thu | hàng hoàn, giảm giá sau bán, chiết khấu thương mại |
Dòng hay ghi nhầm là phí sàn: nó nằm ở 641, không nằm ở 521.
Doanh thu ghi theo giá khách trả vì công ty là bên bán
Khoản 1.3 Tài khoản 511 trong Phụ lục II phân biệt hai vai. Đơn vị là chủ thể cung cấp hàng hoá khi có quyền kiểm soát hàng hoá trước khi giao cho khách. Đơn vị là đại lý khi chỉ sắp xếp để bên thứ ba cung cấp và không kiểm soát giá bán, chất lượng. Đại lý thì doanh thu chỉ là phần hoa hồng. Chủ thể thì doanh thu là giá bán.
Công ty tự nhập hàng, tự đặt giá, tự giữ kho. Sàn chỉ bày hàng và thu tiền hộ.
Doanh thu không gồm thuế gián thu. Khoản 1.5.1 cùng tài khoản loại thuế GTGT ra khỏi doanh thu. Bút toán mẫu ở điểm 3.1 Tài khoản 131 tách thuế ngay lúc ghi nhận:
Nợ TK 131 (chi tiết Shopee) 540.000
Có TK 511 500.000
Có TK 333 (3331) 40.000
Thuế suất thật tuỳ mặt hàng và thời điểm, 40.000 chỉ là số chọn cho tròn. Đừng lấy nó làm thuế suất của bạn.
Ghi khi nào. Khoản 1.2 Tài khoản 511 đặt năm điều kiện, phải thoả đồng thời: công ty đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu hàng cho người mua, không còn nắm quyền quản lý hàng, doanh thu xác định được tương đối chắc chắn, thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế, và xác định được chi phí liên quan. Đơn giao thành công là mốc đủ cả năm. Tiền chưa về không nằm trong năm điều kiện nào, nên ghi hoãn doanh thu sang kỳ sau vì sàn còn giữ tiền là sai ngay từ khoản này. Phía thuế của cùng câu hỏi đã nói ở bài Shopee lẫn TikTok Shop giữ tiền chờ hoàn hàng có tính là doanh thu ngay không.
Khách đã trả tiền nhưng hàng chưa giao thì chưa phải doanh thu. Khoản 1.5.2 viết rõ: tiền đã thu mà cuối kỳ chưa giao hàng thì không ghi vào Tài khoản 511, chỉ ghi vào bên Có Tài khoản 131. Giao hàng xong mới chuyển sang 511. Đơn đặt ngày 30, giao ngày 2 tháng sau thì doanh thu thuộc tháng sau.
Phí sàn thuộc Tài khoản 641 và không trừ ngược vào doanh thu
Tài khoản 521 liệt kê ba thứ được ghi giảm trừ doanh thu: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại. Phí sàn không nằm trong ba thứ đó. Bạn trả tiền thuê dịch vụ, bạn không giảm giá cho ai.
Phí sàn thuộc Tài khoản 641. Khoản 1 điểm a của nó nói tài khoản này phản ánh chi phí phát sinh trong quá trình bán hàng, kể cả hoa hồng bán hàng, chi phí quảng cáo, đóng gói và vận chuyển. Hai tài khoản cấp 2 gần nhất:
· 6417 · Chi phí dịch vụ mua ngoài: thuê kho bãi, vận chuyển hàng đi bán, trả hoa hồng cho đại lý bán hàng. · 6418 · Chi phí bằng tiền khác: giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, chào hàng.
Thông tư không gọi tên phí sàn ở tài khoản cấp 2 nào, và điểm d khoản 1 cho phép mở thêm chi tiết theo yêu cầu quản lý. Cách gọn là ghi vào 641 rồi mở một tiểu khoản riêng cho phí sàn, để cuối kỳ nhìn ra ngay tổng phí của từng sàn. Quảng cáo chạy trên sàn theo mô tả của 6418, xem thêm quảng cáo GMV Max đẩy đơn TikTok Shop có tính vào chi phí không.
Bút toán cho dòng phí của ví dụ, khi sàn tự cấn trừ vào tiền thanh toán. 60.000 là số sàn thực trừ, gồm cả thuế nếu dòng phí có thuế:
Nợ TK 641 (tiểu khoản phí sàn) 60.000
Có TK 131 (chi tiết Shopee) 60.000
Dòng phí có thuế GTGT đầu vào được khấu trừ thì tách: Nợ 641 giảm đúng bằng số thuế, Nợ 133 nhận số đó, Có 131 vẫn là 60.000. Dòng Nợ 133 chỉ ghi khi phí có hoá đơn đúng quy định và qua đủ các cổng ở bài phí sàn Shopee có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không. Chưa đủ thì đưa trọn 60.000 vào 641.
Hình dạng này khớp với bút toán của hoa hồng đại lý ở điểm m khoản 3 Tài khoản 641: Nợ 641, Nợ 133, Có 131. Có 131 vì bạn chưa chuyển đồng nào cho sàn, sàn trừ thẳng vào khoản sàn đang nợ bạn. Dùng 131 chi tiết theo sàn là cách mở sổ của chúng tôi: tiền sàn giữ hộ chính là tiền bán hàng chưa về. Thông tư không chỉ định riêng tài khoản này cho khoản phải thu từ sàn.
Khi sàn chuyển tiền về:
Nợ TK 112 480.000
Có TK 131 (chi tiết Shopee) 480.000
Số dư 131 chi tiết Shopee của đơn này về 0: 540.000 phải thu, trừ 60.000 phí, trừ 480.000 tiền về.
⛔ Lỗi tôi gặp nhiều nhất: ghi doanh thu bằng số tiền về, 480.000. Doanh thu thiếu 20.000 so với 500.000, dòng phí 60.000 biến khỏi chi phí, thuế đầu ra 40.000 không được tách. Tiền về vẫn khớp nên không ai thấy. Nhìn như nộp ít hơn, thật ra là món nợ treo: tới lúc cơ quan thuế đối chiếu với doanh thu sàn báo, từng đơn phải giải trình. Cách lần ngược từng tầng khoản trừ nằm ở bài doanh thu Shopee không khớp số kê khai, còn hậu quả khi kê thiếu ở bài kê khai thiếu doanh thu sàn bị phạt bao nhiêu.
Mã giảm giá của shop và bảng đối soát nhiều dòng
Điểm c và d của Tài khoản 521 chung một nguyên tắc: khoản giảm đã thể hiện ngay trên hoá đơn thì không dùng 521, doanh thu ghi theo giá đã giảm. Mã giảm giá do shop tạo cũng đi theo nguyên tắc đó, vì giá bán trên đơn đã là giá sau giảm: khách trả 450.000 thì doanh thu là 450.000. Phần thuế của nó đã tách ở bài mã giảm giá do shop tự tạo có tính vào doanh thu không.
Bảng đối soát thật không chỉ một dòng phí. Có phí cố định, phí thanh toán, phí vận chuyển, voucher sàn tài trợ, tiền phạt. Xếp từng loại dòng vào đúng chỗ:
· Tiền hàng: 511 và 333, như mục trên. · Các loại phí: 641, tiểu khoản riêng của từng sàn. · Voucher sàn tài trợ: là tiền sàn bù cho phần khách được giảm, xem tiền sàn trợ giá có tính vào doanh thu không. · Tiền phạt: không phải phí dịch vụ, xem Shopee TikTok Shop phạt shop trừ tiền vi phạm chính sách thì có tính vào chi phí không.
Ghi từng đơn hay gộp theo ngày là cách làm của từng công ty. Thứ phải giữ là số dư Tài khoản 131 của từng sàn cuối tháng khớp với số sàn còn giữ và còn nợ trên bảng đối soát.
Đơn hoàn và hàng trả sau khi đã chốt kỳ
Hàng bán bị trả lại đi vào Tài khoản 521. Điểm 3.2 Tài khoản 131 cho bút toán, giữ nguyên hình dạng ví dụ:
Nợ TK 521 500.000
Nợ TK 333 (3331) 40.000
Có TK 131 (chi tiết Shopee) 540.000
Cuối kỳ, 521 kết chuyển sang 511 để ra doanh thu thuần của kỳ. Dòng phí của đơn hoàn: bảng đối soát ghi sàn thu hay hoàn lại thì bạn ghi y vậy. Đừng tự suy.
Khó hơn: đơn hoàn rơi sang kỳ sau. Khoản 1 điểm b Tài khoản 521 chia hai nhánh:
· Hàng đã bán kỳ trước, bị trả lại ở kỳ sau nhưng trước khi phát hành báo cáo tài chính: coi là sự kiện cần điều chỉnh sau ngày lập báo cáo, ghi giảm doanh thu của kỳ báo cáo trước. · Bị trả lại sau khi phát hành báo cáo tài chính: ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh, tức kỳ sau.
Cuối năm bán sàn dày đơn, hàng hoàn kéo sang tháng 1 là chuyện thường. Báo cáo tài chính năm chưa phát hành mà đơn hoàn đã về thì doanh thu năm cũ phải giảm. Đơn hoàn tháng 1 mà ghi vào năm mới, khi báo cáo năm cũ chưa phát hành, là báo cáo năm cũ sai. Số trên sổ giảm là chuyện của báo cáo tài chính; thuế có quy tắc riêng cho cùng sự việc, xem hàng hoàn về sau khi đã kê khai.
Việc đầu tiên: mở sổ tháng gần nhất
Tìm dòng doanh thu sàn: nó bằng tổng giá khách trả chưa thuế, hay bằng số tiền về? Rồi tìm phí sàn: nó nằm ở Tài khoản 641, hay bị trừ thẳng vào doanh thu? Hai câu đó ra số khác 500.000 và 60.000 của ví dụ thì sổ đang ghi sai.
⚠️ Thông tư 99 có hiệu lực từ 01/01/2026 và áp cho năm tài chính bắt đầu từ ngày đó. Doanh nghiệp vừa và nhỏ được chọn áp dụng, không bắt buộc. Bài này không đọc Thông tư 133/2016/TT-BTC, đã được Thông tư 46/2025/TT-BTC sửa, nên không nói số tài khoản bên đó có giống hay không. Công ty bạn còn dùng 133 thì xem trước bài công ty nhỏ dùng Thông tư 133 hay Thông tư 99.
Gửi bảng đối soát một tháng của mỗi sàn. Người nhận là người mở file đó ra dựng lại số dư Tài khoản 131 theo sàn, và chỉ cho bạn dòng nào đang nằm sai tài khoản.