Trên bảng kê phí kỳ vừa rồi có một dòng 33 triệu đồng, đã gồm thuế. Kế toán muốn đưa phần thuế vào chỉ tiêu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, rồi dừng lại, vì trong tay không có tờ hoá đơn nào trông giống hoá đơn GTGT quen thuộc.
Phí sàn Shopee có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không: ba cổng, qua thiếu một cổng là mất trọn phần thuế, không có chuyện được một nửa. Cổng thứ hai là chỗ kế toán hay dừng lại, vì tưởng nó đòi một tờ hoá đơn GTGT. Nó không đòi: luật viết ra ba loại giấy, và loại thứ ba sinh ra đúng cho trường hợp bên thu tiền là một pháp nhân nước ngoài.
Ba cổng, và chúng không nằm cùng một chỗ
Hai cổng đầu nằm trong luật, cổng thứ ba thì con số nằm trong nghị định:
· Cổng 1. Bạn có thuộc diện nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ không. · Cổng 2. Bạn cầm loại giấy nào trong ba loại luật cho. · Cổng 3. Bạn có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản đó không.
Cả ba đều bắt nguồn từ Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15, riêng mốc tiền của cổng 3 thì luật giao xuống nghị định.
⚠️ Luật này đã qua ba lượt sửa (Luật số 90/2025/QH15, Luật số 149/2025/QH15, Luật số 09/2026/QH16). Chúng tôi đọc Điều 14 trên bản hợp nhất 114/VBHN-VPQH: điều này không mang chú thích sửa đổi nào, tức ba lượt ấy không đụng tới nó.
Cổng 1: hộ kinh doanh bị loại bằng chữ, không phải bằng ngưỡng
Câu mở đầu khoản 1 Điều 14 đặt điều kiện trước khi nói bất cứ điều gì khác:
Cơ sở kinh doanh nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thuế được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào như sau...
Ai nộp thuế GTGT theo tỷ lệ % trên doanh thu thì không có khái niệm khấu trừ đầu vào. Tỷ lệ % ăn thẳng trên doanh thu, không trừ gì trước đó, nên phần thuế trong phí sàn không có chỗ nào để đi vào.
Ai được vào phương pháp khấu trừ thì Điều 21 Nghị định 181/2025/NĐ-CP liệt ra, và điều kiện nền là cơ sở kinh doanh thực hiện đầy đủ chế độ kế toán, hoá đơn, chứng từ:
· Khoản 1: doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở lên từ bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ. · Khoản 2: đăng ký tự nguyện. Khoản này có bảy cửa, điểm a đến điểm g. Điểm a là cửa của doanh nghiệp đang hoạt động, doanh thu dưới 01 tỷ, đã làm đủ sổ sách, hoá đơn, chứng từ. Sáu điểm còn lại dành cho hợp tác xã và liên hiệp hợp tác xã, doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư, tổ chức nước ngoài có cơ sở thường trú, và một số tổ chức kinh tế khác hạch toán được thuế đầu vào, đầu ra.
⛔ Cả hai khoản đều mang đúng một mệnh đề trừ: "trừ hộ, cá nhân sản xuất, kinh doanh". Hộ kinh doanh không có đường nào vào phương pháp khấu trừ, kể cả tự nguyện, kể cả doanh thu trên 01 tỷ. Nếu gian hàng của bạn đang đứng tên hộ kinh doanh thì bài này dừng ở đây, và phần thuế trong phí sàn với bạn chỉ là một phần của chi phí.
⚠️ Và đây không phải một hàng rào do nghị định dựng lên. Chính Điều 11 khoản 2 Luật Thuế giá trị gia tăng cũng in đúng mệnh đề trừ đó, ở cả điểm a lẫn điểm b. Nghị định chỉ chép lại.
⛔ Con số 01 tỷ ở đây không phải con số 01 tỷ mà bạn hay nghe. Mốc này chia phương pháp tính thuế của doanh nghiệp. Mốc kia là ngưỡng miễn thuế của hộ kinh doanh, nằm ở Nghị định 68/2026 đã được Nghị định 141/2026 nâng lên. Cùng con số 01 tỷ, hai việc không dính gì nhau.
Và cách đo doanh thu năm ở đây lệch khỏi năm dương lịch, điểm a khoản 1 viết rõ: cộng chỉ tiêu "Tổng doanh thu của hàng hóa, dịch vụ bán ra chịu thuế giá trị gia tăng" trên tờ khai tháng, từ tháng 11 năm trước đến hết tháng 10 năm hiện tại; khai theo quý thì từ quý 4 năm trước đến hết quý 3 năm hiện tại. Chọn xong thì ổn định 02 năm liên tục, không đổi giữa chừng.
Cổng 2 quyết định phí sàn Shopee có được khấu trừ thuế GTGT đầu vào không
Phần lớn bài đang đứng trang một chỉ in loại giấy thứ nhất. Điểm a khoản 2 Điều 14 viết ba loại:
Có hóa đơn giá trị gia tăng mua hàng hóa, dịch vụ hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng thay cho phía nước ngoài quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 4 của Luật này.
Hai chữ hoặc đó đổi hẳn câu trả lời: không cầm hoá đơn GTGT Việt Nam thì bạn vẫn khấu trừ được, bằng một loại giấy khác.
Điều 25 Nghị định 181/2025/NĐ-CP chép lại đúng ba loại ấy, và thêm một cái đuôi trong ngoặc mà ít bài in ra: "(bao gồm cả chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng theo tỷ lệ % nhân với doanh thu thay cho phía nước ngoài)". Tức chứng từ nộp thay tính theo tỷ lệ % cho khấu trừ đủ phần thuế ghi trên nó.
⚠️ Nghị định 181/2025 đã bị Nghị định 359/2025 và Nghị định 144/2026 sửa. Điều 25 và Điều 21 không nằm trong phần bị sửa; riêng điểm g khoản 2 Điều 26 về mua trả chậm, trả góp thì có, nên chỗ nào dẫn điểm g phải dẫn bản mới.
Mở bảng kê phí kỳ gần nhất ra: tìm tên và mã số thuế của bên phát hành, rồi xem có dòng thuế suất và dòng tiền thuế tách riêng không. Có tách dòng thuế, không tách, hoặc gộp một dòng tổng: ba tờ giấy này đi ba đường khác nhau ở cổng 2.
Khi bên thu phí là một pháp nhân nước ngoài
Nếu bên phát hành không phải pháp nhân Việt Nam thì khoản 4 Điều 4 cùng luật là điều chi phối. Câu cuối của khoản này viết riêng cho đúng tình huống mua dịch vụ qua nền tảng, và nó có bốn điều kiện chồng lên nhau:
...tổ chức kinh doanh tại Việt Nam áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng là phương pháp khấu trừ thuế mua dịch vụ của nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam thông qua kênh thương mại điện tử hoặc các nền tảng số thực hiện khấu trừ, nộp thay nghĩa vụ thuế phải nộp của nhà cung cấp nước ngoài.
Đọc xuôi thì nó khép thành một vòng: bạn khấu trừ và nộp thay phần thuế GTGT của bên nước ngoài, chứng từ nộp thay đó chính là loại giấy thứ ba ở cổng 2, và nó cho bạn quyền khấu trừ đầu vào.
⛔ Phần thuế ấy không có sẵn trên bảng kê. Đây là chỗ dễ mừng hụt nhất của cả bài: nếu bên thu phí là pháp nhân nước ngoài thì trên bảng kê 33 triệu không tồn tại dòng nào tên là thuế GTGT đầu vào của bạn. Con số đó chỉ ra đời sau khi chính bạn khấu trừ, nộp vào ngân sách, và cầm về tờ chứng từ nộp. Không làm bước ấy thì không có gì để khấu trừ, dù ba cổng đều thông.
Việc khai nộp thay là một nghĩa vụ riêng, có kỳ và có hạn của nó. Điều 45 khoản 3 Nghị định 252/2026/NĐ-CP: tổ chức kinh doanh tại Việt Nam khai số thuế đã khấu trừ theo từng lần phát sinh; phát sinh nhiều lần trong tháng thì được khai theo tháng. Hạn thì khoản 4 đẩy sang Điều 10 cùng nghị định: khai theo từng lần phát sinh thì chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày tiếp theo ngày phát sinh nghĩa vụ thuế; khai theo tháng thì chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng sau.
⛔ Thiếu một trong bốn điều kiện thì nghĩa vụ nộp thay này không phát sinh, và lúc đó đừng tự dựng ra một tờ chứng từ nộp thay. Bốn điều kiện là: bạn là tổ chức kinh doanh tại Việt Nam · bạn đang nộp theo phương pháp khấu trừ · thứ bạn mua là dịch vụ · bên bán là nhà cung cấp nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam và bán qua kênh thương mại điện tử hoặc nền tảng số.
⚠️ Đừng lẫn khoản 4 với khoản 5 của cùng Điều 4. Khoản 5 là chuyện sàn khấu trừ nộp thay cho hộ và cá nhân bán hàng trên sàn: tiền chảy ngược chiều, và người chịu cũng không phải bạn. Vế bán chúng tôi tách riêng ở bài công ty bán trên Shopee có bị sàn trừ thuế không.
Cổng 3: tờ chứng từ thanh toán mà bạn chưa bao giờ lập
Điểm b khoản 2 Điều 14 ngắn gọn và không in ngưỡng nào: phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hoá, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định.
Con số nằm ở Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP: bắt buộc với hàng hoá, dịch vụ mua vào từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế GTGT. Bảng kê 33 triệu ở đầu bài vượt mốc 05 triệu hơn sáu lần.
Chỗ vướng: bạn chưa bao giờ chuyển tiền cho sàn. Sàn tự cấn phí vào tiền hàng trước khi đẩy phần còn lại về ví. Không có uỷ nhiệm chi nào để đem ra làm chứng từ.
Điểm a khoản 2 Điều 26 mở cửa cho đúng cảnh đó: mua hàng hoá, dịch vụ theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị mua vào với giá trị bán ra thì được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Kèm hai điều kiện cứng: phương thức ấy phải được quy định cụ thể trong hợp đồng, và phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên.
⛔ Sàn tự cấn trừ không tự động thành thanh toán không dùng tiền mặt. Hai điều kiện trên mới là thứ quyết định, và cả hai đều là giấy bạn phải chủ động đi lấy: một điều khoản trong hợp đồng, và một biên bản có xác nhận của cả hai bên cho từng kỳ đối chiếu. Chưa có biên bản nào thì đừng tự xếp mình vào dòng đầu của bảng ở mục dưới, chỗ của bạn là dòng cuối. Chúng tôi mổ kỹ cửa này, kèm thứ tự làm giấy tờ, ở bài phí sàn Shopee có được tính vào chi phí không.
Phần thuế 3 triệu đó đi đâu khi cổng 3 trượt
Thông thường, thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ vẫn còn một đường lui. Điểm e khoản 1 Điều 14 cho tính nó vào chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hoặc vào nguyên giá tài sản cố định.
⛔ Nhưng câu đó có một vế trừ, và vế trừ ấy nhắm đúng cổng 3: trừ số thuế GTGT của hàng hoá, dịch vụ mua vào không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Điều 23 khoản 16 Nghị định 181/2025 nói y hệt, có thêm "từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên".
⇒ Thiếu tờ chứng từ ở cổng 3 thì bạn mất cả hai đường cùng lúc: không khấu trừ được, mà cũng không được tính vào chi phí. Trượt cổng 1 hay cổng 2 thì tiền thuế vẫn nằm lại được trong chi phí. Trượt cổng 3 thì không.
Lấy ví dụ bảng kê đầu bài, và giả sử tờ hoá đơn của bạn tách ra phí chưa thuế 30 triệu, thuế GTGT 3 triệu, tổng 33 triệu. Con số thuế suất thật thì đọc trên chính tờ hoá đơn của bạn, đừng lấy theo trí nhớ.
| Tình huống | Khấu trừ 3 triệu | Tính vào chi phí |
|---|---|---|
| Qua đủ ba cổng | Được | Không cần, vì đã khấu trừ |
| Trượt cổng 1 hoặc cổng 2, nhưng có chứng từ thanh toán | Không | Được, cả 3 triệu |
| Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Không | Không |
Dòng cuối mất trọn 3 triệu, và mất vì thiếu một biên bản có chữ ký hai bên.
Quên khấu trừ ở kỳ trước thì khai vào đâu
Điểm đ khoản 1 Điều 14 đặt nguyên tắc: thuế đầu vào phát sinh tháng, quý nào thì khai khấu trừ ở tháng, quý đó; chưa khấu trừ hết thì chuyển sang kỳ tiếp theo.
Phát hiện khai sai, khai sót thì được khai lại, với điều kiện làm trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra, thanh tra. Và luật chia hai hướng, hai chỗ khai khác nhau:
· Nếu sửa lại làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn: khai bổ sung vào đúng kỳ phát sinh sai sót, nộp đủ phần tăng thêm, kèm tiền chậm nộp nếu có. · Nếu sửa lại chỉ làm giảm số phải nộp, hoặc chỉ xê dịch số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau: khai vào kỳ phát hiện ra sai sót.
⚠️ Khai nhầm kỳ thì tờ khai vẫn nộp trót lọt, nhưng số liệu hai kỳ lệch nhau, và chỗ lệch đó nằm im cho tới lúc có người đối chiếu.
Khoản 3 cùng điều đóng lại: không đáp ứng khoản 1 và khoản 2, hoặc hoá đơn, chứng từ lập từ các hành vi bị nghiêm cấm, thì không được khấu trừ.
Hợp đồng với sàn trước, hai thứ kia sau
- Hợp đồng dịch vụ với sàn. Có điều khoản nào nói về việc cấn trừ phí vào tiền hàng không. Xếp nó lên đầu vì đây là thứ duy nhất bạn không tự tra được trong đêm: thiếu điều khoản ấy thì phải đi xin phụ lục hoặc văn bản xác nhận từ phía sàn, và việc đó tính bằng tuần. Hai thứ dưới thì mở ra là biết ngay.
- Tờ khai thuế GTGT kỳ gần nhất. Bạn đang khai theo phương pháp khấu trừ hay theo tỷ lệ % trên doanh thu? Không chắc thì cộng doanh thu theo cửa sổ tháng 11 năm trước tới tháng 10 năm nay, đúng cách Điều 21 bắt đo.
- Bảng kê phí của gian hàng. Tên và mã số thuế bên phát hành là ai, có dòng thuế suất và tiền thuế tách riêng không.
Cổng 2 là cổng bị bỏ qua nhiều nhất, vì bảng kê phí trông đã đủ giống một chứng từ.
Gửi bảng kê phí và hợp đồng sàn sang đây, chúng tôi xếp chúng vào đúng cổng rồi gọi lại cho bạn.