Đơn COD khách bom hàng hoàn về kèm phí ship hoàn thì kế toán và thuế xử lý thế nào

Đơn COD khách bom hàng hoàn về kèm phí ship hoàn thì kế toán và thuế xử lý thế nào: bước đầu là xác định đơn chưa bán

Ba chế độ bạn có thể đang dùng đều chốt doanh thu ở cùng một thời điểm: lúc hàng sang tay người mua.

• Hộ kinh doanh: điểm a khoản 3 Điều 5 Nghị định 68/2026/NĐ-CP lấy doanh thu bán hàng hoá là "thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hoá cho người mua".
• Hoá đơn: khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP bắt lập hoá đơn bán hàng hoá lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Doanh nghiệp: mục 1.2 Tài khoản 511 Thông tư 99/2025/TT-BTC chỉ cho ghi doanh thu bán hàng khi đồng thời đạt điều kiện, trong đó có điều kiện đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu cho người mua.

Khách không nhận thì kiện chưa từng sang tay ai. Đơn bom nằm ngoài cả ba mốc: không doanh thu, không hoá đơn, không thuế.

⚠️ Điều kiện là sàn ghi đơn đó chưa thành công. Shop ghi doanh thu ngay khi sàn báo "giao thành công" chỉ yên tâm nếu sàn không bao giờ báo thành công rồi mới hoàn. Mở báo cáo sàn xem trạng thái từng đơn bom trước khi coi nó là chưa bán. Đơn đã thành công rồi mới bị trả là ca khác, xem khách trả hàng sau khi đã xuất hoá đơn, shop bán sàn điều chỉnh hay hủy hoá đơn và hàng hoàn về sau khi đã kê khai thì xử thế nào.

Sổ sách: hàng đi rồi về, không có dòng doanh thu nào để đảo

Doanh nghiệp. Điểm a mục 1 Tài khoản 157 (hàng gửi đi bán) của Thông tư 99/2025 dành cho hàng đã gửi cho khách "nhưng chưa được xác định là đã bán", vì khách chưa chấp nhận thanh toán nên chưa tính là doanh thu. Điểm b nói hàng đó vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Mục 3.1 cho ghi Nợ 157, Có 155 hoặc 156 khi xuất kho gửi đi.

Đơn bom chưa bao giờ qua mốc "xác định là đã bán", nên không có doanh thu, thuế GTGT đầu ra hay giá vốn nào để đảo. Thông tư 99 không in bút toán chuyển hàng từ Tài khoản 157 về kho khi hàng gửi đi bị trả về. Chỗ này văn bản để trống, nên bài không chế ra một bút toán.

⛔ Đừng ghi đơn bom vào Tài khoản 521. Tài khoản đó là các khoản giảm trừ doanh thu của hàng đã bán rồi mới bị trả lại.

Hộ kinh doanh. Đơn bom không vào sổ doanh thu của bạn (S1a-HKD, S2a-HKD hoặc S2b-HKD tuỳ trường hợp, Điều 4 đến Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC). Nên ghi chú mã đơn để đối chiếu được với báo cáo của sàn.

Phí ship hoàn: chi phí của bạn, thuế có giảm hay không tuỳ cách khai

Phí ship hoàn là tiền bạn trả cho một đơn không bán được. Thuế có giảm hay không tuỳ bạn đang nộp theo cách nào. Chưa rõ mình thuộc nhóm nào thì đọc hộ kinh doanh nên tính thuế theo tỷ lệ hay thu nhập tính thuế. Công ty có mã số doanh nghiệp thì thuộc nhóm cuối.

Hộ khai thuế theo tỷ lệ % trên doanh thu. Phí là khoản lỗ thật, thuế không giảm theo. Cách tính này không trừ chi phí nào, đơn bom lại không có đồng doanh thu nào, nên thuế của bạn đứng yên. Mỗi đơn bom là một khoản lỗ bạn tự gánh.

Hộ khai theo thu nhập tính thuế. Phí được trừ vào chi phí, nếu đủ chứng từ theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 68/2026 và đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản thanh toán từng lần từ 05 triệu đồng trở lên. Phí ship hoàn một đơn thường nhỏ hơn mốc đó rất nhiều, nhưng chứng từ của khoản phí vẫn là thứ bạn phải giữ, vì không có nó thì khoản chi không được trừ.

Doanh nghiệp. Điểm a và điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 đòi khoản chi thực tế phát sinh, đủ hoá đơn, chứng từ. Tài khoản 641 theo điểm a mục 1 của Thông tư 99/2025 gồm chi phí vận chuyển, và Tài khoản 6417 (dịch vụ mua ngoài) gồm "vận chuyển sản phẩm, hàng hóa đi bán". Thông tư 99 không in bút toán riêng cho phí ship hoàn của đơn bom. Bút toán gần nhất là chi phí liên quan đến hàng bán bị trả lại, ghi Nợ Tài khoản 641. Ghi phí ship hoàn vào Tài khoản 641, chi tiết ở 6417, là cách hạch toán hợp lý.

Muốn khấu trừ cả thuế GTGT đầu vào của khoản phí này thì cần hoá đơn GTGT hợp lệ và phải nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Hộ kinh doanh đứng ngoài phương pháp đó theo Điều 21 Nghị định 181/2025/NĐ-CP. Doanh nghiệp không phân biệt được mình nộp theo phương pháp nào thì hỏi kế toán, đừng mặc định là được khấu trừ.

Khoản phí này thường do sàn hoặc hãng vận chuyển trừ thẳng vào tiền đối soát, không ai chuyển khoản. Doanh nghiệp vì thế dùng cơ chế bù trừ ở Điều 26 Nghị định 181/2025 làm chứng từ thanh toán, và phải đủ hai điều kiện đã nói ở bài phí vận hành logistics TikTok Shop có được tính vào chi phí không.

⚠️ Các điều ở mục này đều còn nguyên sau các lần sửa:

• Nghị định 68/2026 được Nghị định 141/2026 sửa, không đụng Điều 5 và Điều 6.
• Luật 67/2025 đã qua sáu lần sửa, Điều 9 không bị chạm.
• Nghị định 181/2025 được Nghị định 359/2025 và 144/2026 sửa, phần bù trừ ở điểm a khoản 2 Điều 26 giữ nguyên.

Sàn có khấu trừ thuế trên đơn bom không

Mốc để sàn khấu trừ, khai thay, nộp thay là lúc xác nhận giao dịch thành công và chấp nhận thanh toán (Điều 44 Nghị định 252/2026/NĐ-CP), xác định theo quy định của từng nền tảng. Đơn hoàn về trước mốc đó thì sàn chưa có gì để khấu trừ, trừ khi nền tảng đặt mốc xác nhận sớm hơn.

Báo cáo sàn ghi giao không thành công thì bạn không có thuế nào để lấy lại. Ghi thành công rồi mới hoàn thì là ca khác, xem hàng hoàn về sau khi đã kê khai thì xử thế nào.

Việc đầu tiên nên làm với tháng này

Mở báo cáo đối soát, lọc các đơn có trạng thái giao không thành công hoặc hoàn về, rồi làm ba việc:

1. Tách các đơn đó ra khỏi doanh thu và khỏi danh sách đơn cần lập hoá đơn.
2. Cộng phí ship hoàn của chúng thành một dòng chi phí riêng, kèm chứng từ sàn.
3. Đếm số kiện thực nhập lại kho. Kiện hoàn về hư hỏng hoặc mất thì không còn là ca này, xem tiền đền bù hàng hoàn bị mất có tính vào doanh thu không.

Chưa nói trong bài này

Mức phí ship hoàn và bên nào chịu của từng sàn, từng loại đơn. Ca lỡ ghi doanh thu hoặc lỡ lập hoá đơn trước khi hàng tới tay khách rồi mới bị bom. Và trường hợp phí ship hoàn lớn hơn lãi của đơn. Sàn bù lại một phần phí ship hoàn thì khoản bù đó là một dòng thu riêng, xem sàn hoàn phí vận chuyển đơn hoàn cho người bán thì kế toán và thuế ghi nhận thế nào.