Hộ kinh doanh lên công ty thì hàng tồn, hoá đơn và sổ chuyển sang thế nào?

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã có trong tay, còn kệ hàng vẫn đứng nguyên chỗ cũ. Lô hàng nhập tháng trước mang hoá đơn đứng tên hộ, đơn Shopee hôm qua vẫn chạy dưới tên chủ hộ, quyển sổ đang ghi dở chưa ai khoá. Hộ kinh doanh lên công ty thì hàng tồn, hoá đơn và sổ chuyển sang thế nào?

Hàng tồn kiểm kê rồi bàn giao theo biên bản. Hoá đơn từ ngày được cấp giấy do công ty lập. Sổ của hộ khoá lại, sổ của công ty mở theo biên bản. Cả ba xoay quanh một ngày duy nhất, và từ ngày đó hộ không được hoạt động nữa.

Những khay hàng màu xanh đen gắn nhãn mã vị trí trên kệ sắt đỏ trong kho.

Hộ kinh doanh lên công ty: ngày cắt là ngày cấp giấy chứng nhận doanh nghiệp

Việc đăng ký công ty trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh nằm ở Điều 27 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, và nó chạy theo thứ tự sau:

Nộp hồ sơ lập công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ gồm bản sao giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và các giấy tờ theo loại hình công ty.
Trong 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cơ quan cấp tỉnh gửi thông tin cho cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ đặt trụ sở.
Cơ quan cấp xã báo cho cơ quan thuế và chuyển tình trạng pháp lý của hộ sang "đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động".
Cơ quan thuế báo lại khi hộ đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Trong 03 ngày làm việc kể từ đó, cơ quan cấp xã chuyển hộ sang "đã chấm dứt hoạt động".

Khoản 4 cùng điều nói: hộ kinh doanh không được hoạt động kể từ thời điểm công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hai mốc này không trùng nhau. Ngày cấp giấy là ngày hộ bị cấm hoạt động. Ngày hộ chấm dứt hẳn trên hồ sơ chỉ tới sau khi cơ quan thuế xác nhận xong nghĩa vụ, nên dài hay ngắn tuỳ hộ còn tờ khai hay khoản thuế nào chưa xong.

Đường này đảo thứ tự so với việc đóng hộ thông thường. Hộ chấm dứt hoạt động theo cách thường phải thanh toán đủ nợ, kể cả nợ thuế, trước khi nộp hồ sơ, trừ khi hộ và chủ nợ có thoả thuận khác (Điều 104 khoản 1 điểm a cùng nghị định). Ở đường chuyển đổi thì lập công ty trước, đối chiếu thuế sau. Nghị định 168/2025 đã được Nghị định 296/2026/NĐ-CP sửa một số điều, và không điều nào kể trên nằm trong số đó.

Cho nên hãy lấy ngày cấp giấy làm ngày cắt. Hàng bán ra, đơn giao cho khách, hoá đơn lập sau ngày đó đều là việc của công ty. Việc của hộ dừng ở ngày đó, ngoài phần khai thuế, thanh toán còn nợ và lô hàng tồn đi sang công ty (xem phần hoá đơn).

Hàng tồn của hộ khi lên công ty: kiểm kê, lập biên bản, công ty mở sổ theo biên bản

Hộ kinh doanh là đối tượng của Luật Kế toán 88/2015/QH13 (Điều 2 khoản 6). Với đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình, Điều 47 đòi ba việc:

Khoá sổ kế toán, kiểm kê tài sản, xác định nợ chưa thanh toán, lập báo cáo tài chính.
Bàn giao toàn bộ tài sản và nợ chưa thanh toán, lập biên bản bàn giao và ghi sổ theo biên bản.
Bàn giao toàn bộ tài liệu kế toán cho đơn vị sau chuyển đổi.

Đơn vị sau chuyển đổi, tức công ty, căn cứ vào biên bản bàn giao để mở sổ. Nếu bạn coi việc lên công ty là hộ chấm dứt hoạt động thì Điều 48 đòi các việc trên, thêm một sổ theo dõi các nghiệp vụ liên quan tới việc chấm dứt. Tài liệu khi đó đem đi lưu trữ, không giao cho công ty.

Kiểm kê, theo Điều 40, là đếm và đo thật rồi so với sổ. Lệch thì phải xác định nguyên nhân và ghi vào sổ trước khi lập báo cáo tài chính. Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê do người lập và người ký đứng tên chịu trách nhiệm.

Với shop bán sàn, hàng tồn nằm ở nhiều chỗ hơn một cái kệ. Ba chỗ bạn dễ bỏ sót khi lập biên bản:

Hàng gửi trong kho của sàn. Số này nằm trên báo cáo tồn kho của sàn, không nằm trong nhà bạn. Cách ghi nhận hàng gửi kho xem hàng gửi kho Shopee, kế toán ghi nhận và xuất hoá đơn thế nào.
Hàng đã đóng gói, đang đi đường. Hàng chưa tới tay khách vẫn là hàng của người bán.
Hàng hoàn chưa nhập lại kho. Nó đã rời sổ lúc xuất nhưng chưa quay về, xem hàng hoàn về sau khi đã kê khai.

Biên bản này là chứng từ đầu tiên của công ty cho số hàng nó đang nắm. Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa 04/2017/QH14 (Điều 16 khoản 3) còn nói doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển đổi từ hộ kinh doanh kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của hộ. Hàng tồn sang công ty thì nợ của nó sang theo.

Hoá đơn khi hộ kinh doanh lên công ty: hai mã số thuế, hai bộ hoá đơn

Hoá đơn gắn với mã số thuế của người bán, mà công ty và hộ là hai người nộp thuế khác nhau. Từ đó có bốn việc về hoá đơn.

Hoá đơn bán hàng từ ngày cắt do công ty lập. Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 9 khoản 1) bắt lập hoá đơn bán hàng hoá vào lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Đơn nào chuyển giao cho khách sau ngày cắt thì người bán là công ty, kể cả khi tiền đã về từ trước.

Lô hàng tồn đi từ hộ sang công ty cũng phải qua hoá đơn, và người bán là hộ. Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026 buộc lập hoá đơn kể cả khi hàng dùng để cho, biếu, tặng, hoặc xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn. Hộ nộp Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp đã ngừng kinh doanh nhưng chưa xong thủ tục chấm dứt mã số thuế thì cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh để thanh lý hàng hoá (Điều 6 khoản 2 điểm a.2.1). Đó là hoá đơn cho đúng giao dịch chuyển lô hàng, không phải cửa để hộ bán tiếp. Vì vậy thứ tự là chuyển lô tồn trước, đóng mã số thuế của hộ sau. Shop còn đứng tên cá nhân thì xem đã lên công ty mà shop Shopee đứng tên cá nhân thì doanh thu tính cho ai.

Hệ thống thuế ngừng tiếp nhận hoá đơn của hộ kể từ ngày mã số thuế của hộ chấm dứt hiệu lực (Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Từ ngày cấp giấy tới ngày đó, hệ thống chưa chặn không có nghĩa là được phát hành: hộ đã không được kinh doanh tiếp theo Điều 27 khoản 4, và hoá đơn hộ còn cần chỉ là hoá đơn cho lô tồn ở ngay trên.

Công ty đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử của riêng mình theo Điều 6 Thông tư 91/2026. Bước này có một cái bẫy riêng cho ca chuyển đổi.

Mã số thuế của hộ còn treo thì đăng ký hoá đơn của công ty bị hỏi lại

Chủ hộ vừa đứng tên công ty mới, vừa còn là chủ của một hộ chưa chấm dứt xong mã số thuế. Điều 7 khoản 4 Thông tư 91/2026 xếp đó là dấu hiệu rủi ro cao khi đăng ký hoá đơn điện tử, nếu mã số thuế của hộ đang ở trạng thái "ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế" hoặc "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký".

Dính dấu hiệu này thì đăng ký hoá đơn của công ty đi vào nhánh sau (Điều 6 khoản 2 điểm c):

Trong 01 ngày làm việc, cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, hoặc cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác minh hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký.
Công ty giải trình trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận thông báo.
Quá hạn mà không giải trình thì đăng ký không được chấp nhận, tức công ty chưa có hoá đơn điện tử để lập.

Trước khi nộp đăng ký hoá đơn cho công ty, hãy tra trạng thái mã số thuế của hộ trên cổng thuế và dọn những tờ khai, khoản nộp còn treo.

Sổ kế toán của hộ khi lên công ty: chốt ở đâu, công ty mở bằng gì

Sổ của hộ khoá tại ngày cắt, theo Điều 47 khoản 1 điểm a. Hộ nào mở sổ chi tiết hàng hoá S2d-HKD (mẫu ban hành kèm Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC) thì số lượng tồn cuối trên sổ phải khớp biên bản kiểm kê, chênh lệch thì giải thích và ghi vào sổ (Điều 40 khoản 3). Hộ nộp Thuế TNCN theo tỷ lệ trên doanh thu không mở sổ này vẫn phải kiểm kê và lập biên bản, và biên bản là nơi đầu tiên số hàng tồn được viết ra. Ai phải mở S2d-HKD xem hộ kinh doanh bán sàn tính giá vốn, nhập xuất tồn theo Thông tư 152.

Sổ của công ty mở theo biên bản bàn giao, không mở từ số 0 (Điều 47 khoản 2). Bộ sổ nào thì tuỳ chế độ kế toán công ty chọn. Công ty siêu nhỏ có hai cửa là Thông tư 58/2026 hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, xem chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58.

Tài liệu kế toán của hộ đi theo công ty. Điều 47 khoản 1 điểm c bắt bàn giao toàn bộ: sổ, chứng từ, hoá đơn mua vào. Gom đủ chúng vào một chỗ trước ngày bàn giao.

Nợ của hộ đi theo ai khi lên công ty

Điều 16 khoản 3 Luật Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa có hai vế, và vế thứ hai là vế chủ hộ phải gánh:

Công ty kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của hộ.
Nếu công ty là công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc công ty cổ phần, chủ hộ phải chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các khoản nợ chưa thanh toán của hộ, trừ trường hợp có thoả thuận khác theo quy định của pháp luật.

Vế thứ hai chỉ viết cho hai loại công ty đó. Loại hình khác thì điều này không viết thêm câu nào, còn vế đầu vẫn áp.

Khoản thuế phát sinh trước ngày cắt vẫn còn sau khi hộ đóng. Nó nằm ở công ty, và với công ty trách nhiệm hữu hạn hay cổ phần thì nằm cả ở tài sản riêng của chủ hộ. Danh sách nợ chưa thanh toán lập theo Điều 47 cũng chính là danh sách ấy.

Cùng Điều 16 còn một khoản hỗ trợ nên biết để đòi. Nếu hộ đã đăng ký và hoạt động liên tục ít nhất 01 năm tính đến ngày công ty được cấp giấy chứng nhận lần đầu, công ty được tư vấn, hướng dẫn miễn phí về thủ tục hành chính thuế và chế độ kế toán trong 03 năm kể từ ngày cấp giấy.