Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cầm trong tay, tài khoản công ty đã mở, nhưng shop Shopee đứng tên cá nhân vẫn chạy đơn đều mỗi ngày vì chưa ai rảnh để đổi. Cuối tháng kế toán hỏi: phần doanh thu này ghi vào sổ công ty hay không?
Sổ công ty không ghi phần đó. Tới ngày thông tin người bán trong Seller Center đổi sang mã số thuế công ty, doanh thu của gian hàng là của người đứng tên, tức cá nhân. Tờ khai sàn nộp thay và sao kê tài khoản nhận tiền đều mang tên cá nhân ấy, còn công ty không có tờ giấy nào để kéo phần doanh thu đó sang tên mình.
Rối nhất là hàng nhập bằng hoá đơn công ty rồi bán qua gian hàng cá nhân.
Shop Shopee đứng tên cá nhân thì dữ liệu thuế chỉ về ai
Sàn khai theo thông tin bạn khai cho sàn. Khoản 8 Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP buộc người bán cung cấp cho sàn mã số thuế hoặc số định danh cá nhân. Điểm b khoản 1 Điều 46 Nghị định 252/2026/NĐ-CP buộc sàn khấu trừ và kê khai số thuế đã khấu trừ theo chính thông tin đó. Gian hàng còn khai số định danh cá nhân thì sàn khai thay cho số định danh ấy. Mã số thuế công ty không xuất hiện ở đâu cả.
Tiền về tài khoản nào thì ngân hàng báo tài khoản đó. Khoản 3 Điều 61 Nghị định 252/2026 buộc ngân hàng và tổ chức trung gian thanh toán cung cấp cho cơ quan thuế thông tin về tài khoản thanh toán của người nộp thuế. Tiền Shopee trả về tài khoản cá nhân là dòng tiền của cá nhân trên dữ liệu đó.
Công ty muốn ghi phần doanh thu ấy thì phải có một giao dịch thật với cá nhân, có chứng từ. Tự cộng thêm một dòng vào sổ thì không thành.
Công ty ghi luôn doanh thu đó vào sổ thì sao
Gom hết về sổ công ty cho gọn là cách làm dễ nghĩ ra nhất. Kết quả là một khoản doanh thu có hai bản.
| Dưới tên cá nhân | Dưới tên công ty | |
|---|---|---|
| Sàn đã khấu trừ | có, theo số định danh | không |
| Bảng đối soát của sàn | có | không |
| Tiền về tài khoản | có | không |
| Doanh thu trên tờ khai | sàn khai thay | công ty tự khai thêm |
Cột bên phải là doanh thu không có chứng từ gốc nào mang tên công ty. Số thuế sàn đã nộp thì nằm dưới mã của cá nhân, và công ty không lấy nó trừ vào Thuế GTGT hay Thuế TNDN của mình được. Vì sao hai mã số thuế không bù trừ cho nhau, bài công ty bán trên Shopee có bị sàn trừ thuế không đã tách riêng.
⇒ Công ty nộp thuế cho một khoản doanh thu nó không chứng minh được. Sàn đã trừ thuế cũng khoản đó dưới tên cá nhân. Lần này không bù được lần kia.
Phần doanh thu đứng tên cá nhân: cá nhân phải làm gì
Hộ đã ngừng trên giấy cũng vậy. Gian hàng còn bán dưới căn cước nào thì người mang căn cước đó còn nghĩa vụ.
- Quyết toán khi vượt mốc. Khoản 1 Điều 11 Nghị định 68/2026 đặt việc khấu trừ, khai thay, nộp thay lên sàn có chức năng đặt hàng và thanh toán như Shopee. Nhưng khoản 3 cùng điều buộc chính hộ, cá nhân tổng hợp doanh thu để quyết toán Thuế TNCN theo năm khi doanh thu năm trên 03 tỷ, hoặc trên 01 tỷ và đã chọn tính thuế theo thu nhập tính thuế; số sàn đã trừ được trừ khi xác định số phải nộp. Khoản 3 Điều 13 thì buộc tự kê khai đầy đủ, chính xác và tự chịu trách nhiệm về nội dung đã kê khai.
- Thông báo tài khoản nhận tiền. Khoản 4 Điều 13 buộc hộ, cá nhân kinh doanh thông báo tất cả tài khoản ngân hàng và ví điện tử liên quan đến sản xuất, kinh doanh. Tài khoản cá nhân đang nhận tiền Shopee thuộc nhóm đó. Cách làm ở bài thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế.
- Đo ngưỡng 01 tỷ trên doanh thu năm của cá nhân. Từ 01 tỷ trở xuống, hộ, cá nhân không phải nộp Thuế GTGT và Thuế TNCN. Mức này ở Nghị định 68/2026, đã được Nghị định 141/2026/NĐ-CP nâng từ 500 triệu lên 01 tỷ. Khoản 1 Điều 12 cho người đã bị sàn khấu trừ mà doanh thu thực tế của năm nằm trong mức đó làm thủ tục bù trừ, hoàn trả số nộp thừa. Đường xin lại ở bài bị sàn trừ thuế thừa thì lấy lại thế nào.
⛔ Doanh thu của cá nhân là doanh thu của gian hàng tới ngày cắt, không phải phần bạn tự chia ra. Shop 2 tỷ một năm mà ghi 900 triệu cho cá nhân, 1,1 tỷ cho công ty để phần cá nhân lọt ngưỡng thì con số 900 triệu đó không khớp với số sàn đã khai thay dưới căn cước.
Đóng hộ kinh doanh trên giấy không đóng được gian hàng đang bán.
Hàng nhập bằng hoá đơn công ty, bán qua gian hàng cá nhân
Công ty mua hàng, hoá đơn mang tên công ty, hàng về kho. Rồi hàng đó được đóng gói, gửi đi cho đơn của gian hàng cá nhân. Trên sổ công ty, hàng rời kho mà không có hoá đơn bán ra. Phía cá nhân có doanh thu mà không có chứng từ mua vào.
Chứng từ của công ty không che được cho cá nhân. Khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP xếp vào nhóm sử dụng không hợp pháp hoá đơn việc dùng hoá đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác để hợp thức hoá hàng hoá mua vào hoặc bán ra.
Đường đúng là cho hàng đi qua một giao dịch có hoá đơn. Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026 buộc người bán lập hoá đơn điện tử, kể cả khi hàng dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, hoặc xuất dưới hình thức cho vay, cho mượn. "Giao cho chủ bán hộ" không nằm ngoài danh sách đó. Còn ngày trên hoá đơn thì khoản 1 Điều 9 cùng nghị định đặt ở lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa: hàng rời kho công ty ngày nào thì hoá đơn mang ngày đó, dù một tháng sau cá nhân mới bán được.
Công ty nộp Thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì còn một việc. Giao không lấy tiền vẫn có giá tính thuế: điểm c khoản 1 Điều 7 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 tính hàng dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho theo giá tính thuế của hàng cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm đó. Luật này đã qua ba lần sửa bởi Luật số 90/2025/QH15, Luật số 149/2025/QH15 và Luật số 09/2026/QH16; điểm c vẫn giữ nguyên chữ.
Làm đủ thì cùng một lô hàng bị tính thuế ở công ty khi giao, rồi ở cá nhân khi bán nếu doanh thu năm của cá nhân vượt 01 tỷ. Bỏ bước hoá đơn thì không rẻ hơn: hàng bán dưới tên cá nhân chỉ còn hoá đơn mang tên công ty, đúng chỗ khoản 7 Điều 3 ở trên.
Muốn tránh cả hai thì đổi gian hàng trước khi nhập lô đầu tiên bằng tên công ty. Đổi sau thì lô nào đã đi cũng phải lập hoá đơn.
Chiều ngược lại: hàng tồn của hộ chuyển sang công ty
Hộ kinh doanh còn hàng tồn lúc lập công ty thì hàng đó cũng phải đi qua hoá đơn, theo đúng khoản 1 Điều 4 ở trên. Lần này người bán là hộ.
Hộ còn hoạt động thì lập hoá đơn của chính hộ. Với hộ thuộc diện nộp Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp đã ngừng kinh doanh nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế, điểm a.2.1 khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026 cho cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh để thanh lý tài sản, hàng hoá.
⚠️ Thanh lý hàng tồn trước. Đóng mã số thuế của hộ sau.
Không có hoá đơn cho lô tồn đó thì công ty nhận về một kho hàng không có chứng từ mua vào, đúng chỗ bài hộ kinh doanh bán sàn khi nào lên công ty dặn phải vá trước khi chuyển đổi.
Chốt một ngày cắt, rồi chia đơn theo ngày đó
Ngày cắt là ngày thông tin người bán trong Seller Center đổi sang mã số thuế công ty. Không phải ngày lập công ty, cũng không phải ngày nào tính ra lợi nhất. Đơn trước ngày đó thuộc cá nhân, đơn từ ngày đó thuộc công ty.
Xếp từng đơn theo ngày giao hàng. Ngày tiền về thì bỏ qua. Điểm a khoản 3 Điều 5 Nghị định 68/2026 đặt thời điểm xác định doanh thu tính Thuế TNCN của hộ, cá nhân bán hàng hoá ở lúc chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho người mua. Đơn đặt trước ngày cắt mà giao sau ngày cắt là loại dễ xếp nhầm nhất, xem thêm đơn hàng cuối tháng giao sang tháng sau kê khai kỳ nào.
Đối chiếu bằng cột thuế sàn đã trừ. Đơn nào sàn còn trừ thuế là đơn sàn vẫn đọc gian hàng là cá nhân. Sau ngày cắt mà cột đó còn số thì việc đổi thông tin chưa ăn. Kiểm lại trước khi chốt kỳ đầu tiên của công ty.
Tách hàng tồn theo cùng ngày cắt. Hàng công ty đã giao cho cá nhân trước ngày cắt thì có hoá đơn ở bước trên. Hàng còn trong kho từ ngày cắt là hàng của công ty, bán qua gian hàng đã đứng tên công ty.
Trước kỳ khai tới, mở sáu chỗ này
- Seller Center: loại hình người bán và mã số thuế đang khai. Còn là số định danh cá nhân thì hôm nay sàn vẫn trừ thuế dưới tên cá nhân.
- Hai cái ngày: ngày lập công ty và ngày dự kiến đổi gian hàng. Khoảng giữa là giai đoạn phải tách.
- Sổ kho công ty: lô nào đã rời kho cho đơn của gian hàng cá nhân mà chưa có hoá đơn.
- Kho của hộ cũ: còn hàng tồn không, mã số thuế của hộ đã đóng chưa. Chưa đóng thì thanh lý trước.
- Tài khoản nhận tiền Shopee: là tài khoản cá nhân thì nó phải nằm trong danh sách đã thông báo với cơ quan thuế.
- Sổ doanh thu công ty: có đang ghi doanh thu của gian hàng cá nhân không. Có thì gỡ ra trước kỳ khai tới.
Sổ hai bên lẫn vào nhau mấy tháng rồi? Gửi file đối soát của những tháng đó, kèm ngày lập công ty. Tôi tách lại từng đơn theo ngày cắt.