Hết ngày 31/12/2026, sổ S2d-HKD của bạn ghi 30 cái áo tồn. Bạn ra kệ đếm được 28. Hai cái kia nằm trong thùng hoàn chưa mở, hay đã gửi nhầm khách, hay mất? Hộ kinh doanh bán online cuối năm 2026 kiểm kê hàng tồn và khoá sổ thế nào? Luật không bắt hộ làm hai việc này: Luật Kế toán, Nghị định 174/2016 và Thông tư 152/2025 không có điều nào buộc. Nhưng nếu bạn mở S2d-HKD thì con số tồn cuối năm chính là số đầu năm sau, và sai ở đó sẽ kéo sai giá vốn cả năm 2027.
Hộ kinh doanh bán online cuối năm 2026 kiểm kê hàng tồn và khoá sổ thế nào: luật chưa buộc hộ, nhưng sổ cần số thật
Điều bắt buộc kiểm kê nằm ở điểm a khoản 2 Điều 40 Luật Kế toán 88/2015/QH13: đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản vào cuối kỳ kế toán năm. Khoá sổ cũng vậy, ở khoản 6 Điều 26: đơn vị kế toán khoá sổ cuối kỳ, trước khi lập báo cáo tài chính.
Hộ kinh doanh không nằm trong hai điều đó. Khoản 4 Điều 3 định nghĩa đơn vị kế toán là các đối tượng ở khoản 1 đến khoản 5 Điều 2 mà có lập báo cáo tài chính, còn hộ kinh doanh đứng ở khoản 6 Điều 2. Luật giao Chính phủ quy định riêng công tác kế toán của hộ (khoản 2 Điều 74). Chính phủ làm việc đó ở khoản 2 Điều 23 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, và chỉ nói hộ được vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp để mở sổ, phục vụ việc theo dõi, ghi chép và xác định nghĩa vụ thuế. Rồi Thông tư 152/2025/TT-BTC đưa mẫu sổ cho hộ: tám điều, không có chữ "kiểm kê" nào, cũng không có chữ "khoá sổ".
Vậy bạn không phạm luật nếu không kiểm kê. Nhưng sổ S2d-HKD thì cần số đếm thật, ở mục dưới.
Hộ mở S2d-HKD: tồn cuối năm là số đầu năm sau
Điều 6 Thông tư 152 buộc hộ nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế mở thêm sổ S2d-HKD, theo dõi nhập, xuất, tồn từng mã hàng. Doanh thu trên 3 tỷ đồng một năm thì bắt buộc thuộc nhóm này; từ trên ngưỡng miễn đến 3 tỷ thì bạn được chọn, nên doanh thu 2 tỷ chưa cho biết bạn ở nhóm nào. Mở tờ khai thuế gần nhất: có dòng chi phí được trừ là nhóm phải mở S2d-HKD, chỉ có dòng doanh thu là nhóm tỷ lệ. Cách tính đơn giá xuất kho xem hộ kinh doanh bán sàn tính giá vốn, nhập xuất tồn thế nào theo Thông tư 152.
Công thức đơn giá xuất kho trong mẫu lấy giá trị hàng tồn đầu kỳ và số lượng hàng tồn đầu kỳ. Hai con số đó là dòng số dư cuối kỳ của kỳ trước. Tồn cuối năm 2026 ghi sai thì đơn giá xuất kho 2027 sai theo, và mọi đơn bán ra trong năm tính giá vốn trên một đơn giá lệch.
Hộ nộp theo tỷ lệ trên doanh thu không mở sổ tồn kho, nên sổ không đòi số đếm. Đếm một lần cuối năm vẫn có lời: khi lên công ty, số đếm là gốc của biên bản bàn giao hàng tồn. Xem hộ kinh doanh lên công ty thì hàng tồn, hoá đơn và sổ chuyển sang thế nào.
Cách làm, mượn từ Điều 40 Luật Kế toán
Khoản 1, 3 và 4 Điều 40 là mô tả kiểm kê duy nhất có sẵn trong luật, nên tôi mượn nguyên cách: đếm số lượng thật, đối chiếu với sổ; lệch thì xác định nguyên nhân và ghi vào sổ; người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kết quả. Tôi gọi báo cáo đó là biên bản. Chỗ nào luật im, tôi ghi là cách của tôi.
Chọn mốc. Chốt số tồn trên sổ tại cuối ngày 31/12/2026, và ngưng nhập, xuất trong buổi đếm. Nếu đếm sau mốc thì tính ngược: tồn thật tại 31/12 bằng số đếm được, cộng hàng đã xuất từ 01/01 đến lúc đếm, trừ hàng đã nhập trong khoảng đó. Ví dụ đếm ngày 03/01 được 28 cái; từ 01/01 đến 03/01 bán 5 cái, nhập 0 cái. Tồn tại 31/12 là 28 + 5 = 33 cái. Số cái bán lấy từ báo cáo đơn đã giao của từng sàn, cộng lại hai sàn. Tính ngược là phương án phụ: nó không có chứng từ đếm thật tại đúng ngày 31/12.
Đếm bốn chỗ hàng của shop Shopee, TikTok Shop
Bỏ sót hàng ở kho sàn là cách nhanh nhất để sổ thiếu vài trăm cái. Đếm đủ bốn chỗ:
- Kệ và kho nhà. Đếm theo mã hàng, dùng bảng đối chiếu mã Shopee, mã TikTok Shop, mã của bạn.
- Hàng đã đóng gói, chờ giao hoặc đang đi đường. Chưa tới tay khách thì vẫn là hàng của bạn, tính vào tồn. Đơn nào thuộc kỳ nào xem đơn hàng cuối tháng giao sang tháng sau kê khai kỳ nào.
- Hàng hoàn. Lấy danh sách đơn hoàn đang về, đếm gói đã nhận mà chưa nhập kho. Gói chưa về thì chưa tính. Cách ghi xem hàng hoàn về sau khi đã kê khai.
- Hàng gửi kho sàn. Lấy số trên báo cáo tồn kho của sàn đúng ngày 31/12, chụp màn hình để kèm biên bản. Cách ghi nhận xem hàng gửi kho Shopee, kế toán ghi nhận và xuất hoá đơn thế nào.
Đơn bán sàn giao lệch qua 31/12/2026 còn thêm một câu hỏi khác là thuế suất GTGT trên hoá đơn, xem đơn bán sàn giao lệch qua 31/12/2026, hoá đơn ghi thuế GTGT 8 hay 10 phần trăm.
Số đếm lệch số sổ: ghi một dòng riêng, đừng sửa dòng bán
Quay lại 30 cái áo trên sổ, 28 cái đếm được. Đơn giá xuất kho bình quân của mã này là 91.250 đồng (ví dụ ở bài tính giá vốn). Hai cái thiếu trị giá 2 × 91.250 = 182.500 đồng.
| Dòng | Xuất SL | Xuất tiền | Tồn SL | Tồn tiền | Ghi chú |
|---|---|---|---|---|---|
| Số dư cuối kỳ theo sổ | 30 | 2.737.500 | |||
| Kiểm kê 31/12/2026, thiếu | 2 | 182.500 | Chưa rõ nguyên nhân, đang rà đơn hoàn | ||
| Số dư cuối kỳ theo kiểm kê | 28 | 2.555.000 |
Điều 40 khoản 3 đòi xác định nguyên nhân rồi ghi vào sổ. Mẫu S2d-HKD không có dòng riêng cho chênh lệch kiểm kê, nên tôi dùng một dòng xuất, ghi lý do vào cột ghi chú. Đặt hạn cho mình: tìm nguyên nhân trước khi ký sổ. Chưa tìm ra thì ghi thẳng "không tìm ra nguyên nhân" vào ghi chú. Tìm ra sau, như thùng hoàn đang về, thì ghi dòng nhập bù và đổi ghi chú, không xoá dòng cũ.
⚠️ Không sửa dòng bán để ép tồn khớp: mỗi dòng bán có một đơn trên sàn làm chứng, sửa là lệch với sàn. Để số thiếu nằm riêng ở dòng kiểm kê.
Ghi dòng xuất chỉ để sổ khớp với kho, nó không tự thành chi phí được trừ. Đừng tính trước 182.500 đồng này vào chi phí khi chưa tìm ra nguyên nhân. Điều kiện trừ của hàng huỷ (hoá đơn, mốc 05 triệu, biên bản) nằm ở bài hàng hư hết hạn tiêu hủy của hộ kinh doanh bán online có được tính vào chi phí không, dẫn Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, đã sửa bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP nhưng không sửa Điều 6.
Khoá sổ: chốt S2d-HKD và S2e-HKD, ký, giữ biên bản
Thông tư 152 không định nghĩa khoá sổ. Tôi chốt bằng hai việc:
- S2d-HKD: cộng phát sinh trong kỳ, chốt dòng số dư cuối kỳ theo số kiểm kê, và ký ở cuối sổ. Mẫu có chỗ ký của người đại diện hộ kinh doanh, tức chính chủ hộ nếu hộ chỉ có một người.
- S2e-HKD (sổ tiền): mẫu ghi rõ cuối kỳ phải tính ra tiền mặt thu, chi, tồn quỹ và số dư tiền gửi không kỳ hạn. Đối chiếu tồn quỹ với tiền thật và số dư tài khoản ngân hàng ngày 31/12.
Biên bản kiểm kê giữ cùng sổ. Điều 3 khoản 2 Thông tư 152 buộc lưu tài liệu kế toán tối thiểu 05 năm, tôi giữ biên bản theo thời hạn đó. Biên bản ghi ngày đếm, người đếm, từng mã hàng với số sổ, số đếm, chênh lệch và lý do; người đếm ký, và chủ hộ ký xác nhận nếu là hai người khác nhau. Thông tư không có mẫu biên bản; Điều 3 khoản 3 cho hộ mở thêm sổ hoặc sửa mẫu cho hợp nhu cầu, miễn ghi rõ tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký, đóng dấu (nếu có) của người đại diện.
Gửi sổ S2d-HKD và bảng đếm kho cuối năm sang đây. Tôi đối chiếu số dư cuối kỳ với số đếm, chỉ ra mã nào lệch và dòng nào cần ghi chú trước khi bạn ký sổ.