Hộ kinh doanh bị cơ quan thuế kiểm tra thì phải chuẩn bị gì?

Hộ kinh doanh bị cơ quan thuế kiểm tra thì phải chuẩn bị gì: hai tờ giấy, hai kiểu kiểm tra

Điều 22 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15 chia kiểm tra thuế làm hai kiểu:

Luật còn đặt nguyên tắc ở khoản 1: ưu tiên kiểm tra trực tuyến, từ xa trên dữ liệu điện tử. Đoàn đến cơ sở là kiểu phải thuộc một trong chín trường hợp ở mục dưới.

Nhận được thông báo giải trình thì cách đối chiếu số, bộ hồ sơ mang đi và cách trả lời nằm ở bài thuế gọi lên giải trình doanh thu sàn, mang gì đi và nói thế nào. Phần còn lại của bài này nói về kiểu thứ hai.

⚠️ Hai kiểu nối nhau. Điều 22 khoản 2 điểm b cho cơ quan thuế quyền yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu, rồi ban hành quyết định ấn định thuế, xử lý vi phạm hành chính, hoặc chuyển sang kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế. Giải trình hụt thì đoàn sẽ đến.

Khi nào có đoàn đến cơ sở kinh doanh

Điều 22 khoản 3 điểm a liệt kê đủ chín trường hợp:

1. Hồ sơ thuộc diện kiểm tra trước hoàn thuế.
2. Hồ sơ thuộc diện kiểm tra sau hoàn thuế, trong 05 năm kể từ ngày có quyết định hoàn thuế.
3. Có dấu hiệu vi phạm pháp luật trong lĩnh vực thuế.
4. Được lựa chọn theo kế hoạch, chuyên đề.
5. Theo yêu cầu, đề nghị của cơ quan, người có thẩm quyền.
6. Người nộp thuế có rủi ro cao thuộc các trường hợp: chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, phá sản, giải thể, chấm dứt hoạt động, cổ phần hoá, chấm dứt hiệu lực mã số thuế, chuyển địa điểm kinh doanh.
7. Trường hợp quy định tại điểm b khoản 2: cơ quan thuế yêu cầu giải trình, bổ sung rồi chuyển sang kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
8. Theo yêu cầu giải quyết khiếu nại, tố cáo về thuế.
9. Hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, không thu thuế của người nộp thuế có rủi ro cao.

Hai dòng in đậm ở mục 6 là việc chính hộ kinh doanh tự làm: đóng mã số thuế và dọn sang địa chỉ khác. Cả hai nằm trong nhóm rủi ro cao, nên làm xong thủ tục thì vẫn giữ sổ và file đối soát của kỳ cuối. Thủ tục từng việc nằm ở hộ kinh doanh nghỉ bán, đóng mã số thuế thì phải làm gì và hộ kinh doanh đổi địa chỉ hoặc thêm ngành nghề có phải báo thuế không.

Có quyết định kiểm tra mới phải cho đoàn vào, và chỉ có 20 ngày

Điều 37 khoản 1 điểm r: người nộp thuế có quyền "từ chối việc kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế khi không có quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế của cơ quan có thẩm quyền". Người đến không đưa quyết định thì bạn không có nghĩa vụ mở sổ.

Nhưng quyền này chỉ đứng khi tờ giấy thật sự không phải quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Từ chối nhầm một quyết định thật là "không chấp hành quyết định kiểm tra thuế", và đó là một căn cứ ấn định thuế ở Điều 24 khoản 2 điểm đ. Cầm tờ giấy lên, đọc xem nó có đúng tên là quyết định kiểm tra, ai ký, kiểm tra kỳ nào, rồi mới quyết định.

Có quyết định rồi thì nghĩa vụ đổi chiều. Điều 37 khoản 2 điểm p đòi bạn chấp hành quyết định, cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác, trung thực tài liệu liên quan nội dung kiểm tra, và ký biên bản kiểm tra trong thời hạn quy định.

Về thời gian, Điều 22 khoản 3 điểm d:

• Không quá 20 ngày kể từ ngày công bố quyết định kiểm tra.
• Gia hạn được một lần, không quá 20 ngày nữa, khi cần thiết.
• Thời gian tạm dừng kiểm tra theo thông báo của cơ quan thuế không tính vào hạn đó, nên tổng thời gian thực tế có thể dài hơn 40 ngày.

Điểm c cùng khoản đặt thêm một rào: các trường hợp chọn theo kế hoạch, chuyên đề và nhóm rủi ro cao ở mục 6 chỉ bị kiểm tra tại trụ sở không quá một lần trong một năm. Điểm này không nhắc tới các trường hợp còn lại, như có dấu hiệu vi phạm hay khiếu nại, tố cáo, nên đừng đọc thành "mỗi năm chỉ bị một lần". Rào cũng không áp cho kiểm tra lại.

Đoàn đang ngồi đó, bạn còn hai quyền nữa ở điểm r: từ chối cung cấp thông tin, tài liệu không liên quan đến nội dung kiểm tra, và được giải trình, bảo lưu ý kiến về những vấn đề trong nội dung kiểm tra.

Bộ hồ sơ cần có trong tay

Luật không đưa ra danh sách cố định. Nhưng Điều 24 khoản 2 điểm d nêu đích danh thứ mà không xuất trình đúng hạn là bị ấn định thuế: "sổ kế toán, hóa đơn, chứng từ và các tài liệu cần thiết liên quan đến việc xác định số tiền thuế phải nộp". Đó là bộ khung.

Với hộ kinh doanh sau khi bỏ thuế khoán, bộ khung đó là:

• Sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC: một sổ doanh thu cho hộ ở Điều 4 và Điều 5, bốn sổ (S2b, S2c, S2d, S2e) cho hộ nộp thuế TNCN trên thu nhập tính thuế ở Điều 6. Sổ nào bạn phải mở thì xem bỏ thuế khoán rồi, hộ kinh doanh phải giữ sổ sách gì.
• Hoá đơn bán ra và chứng từ mua vào. Hộ tính thuế theo thu nhập cần thêm chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt cho khoản từ 05 triệu đồng một lần (Điều 6 khoản 1 Nghị định 68/2026/NĐ-CP).
• File đối soát của từng sàn theo từng kỳ. Cơ quan thuế đã cầm sẵn số này từ sàn, nên mỗi dòng trong sổ của bạn phải khớp một mã đơn bên đó. Lệch ở đâu thì xem doanh thu Shopee không khớp số kê khai.
• Thông báo số tài khoản ngân hàng đã gửi cơ quan thuế, và sao kê của đúng các tài khoản đó, xem hộ kinh doanh thông báo số tài khoản ngân hàng với thuế.

Tài liệu kế toán của hộ lưu tối thiểu 05 năm (Điều 3 khoản 2 Thông tư 152), hoá đơn thì theo pháp luật về thuế. Đó là mức phải giữ chứ không phải mức đủ an toàn: truy thu có thể lùi xa hơn sổ sách bạn còn giữ, xem hộ kinh doanh bị truy thu thuế bao nhiêu năm.

Không xuất trình thì cơ quan thuế tự tính thay bạn

Điều 24 khoản 2 cho cơ quan thuế quyền ấn định thuế trong các trường hợp, gồm:

• Khai thuế không đầy đủ, trung thực, chính xác về căn cứ tính thuế (điểm a).
• Không phản ánh hoặc phản ánh không đầy đủ số liệu trên sổ kế toán (điểm c).
• Không xuất trình sổ kế toán, hoá đơn, chứng từ trong thời hạn quy định (điểm d).
• Không chấp hành quyết định kiểm tra thuế (điểm đ).

Ấn định rồi mà bạn không đồng ý thì sao? Điều 37 khoản 2 điểm o: vẫn phải nộp số tiền bị ấn định, và đồng thời có quyền đề nghị giải thích hoặc khiếu nại, khởi kiện. Thứ tự là nộp trước, kiện sau, và bạn chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu chứng minh.

Sổ sách đến muộn nghĩa là bạn mất cơ hội chứng minh ngay từ khâu kiểm tra: cơ quan thuế tính bằng dữ liệu họ có, bạn nộp số đó trước rồi mới chứng minh sau.

Đoàn kiểm tra lập biên bản thì ký thế nào

Điều 22 khoản 5 điểm b: biên bản kiểm tra thuế mà xác định rõ hành vi vi phạm hành chính thì được coi là biên bản vi phạm hành chính. Biên bản như vậy mà ký là bạn ký vào một biên bản vi phạm hành chính.

Ba việc đáng làm trước khi đặt bút:

1. Đọc từng con số trong biên bản và đối chiếu với sổ. Số nào bạn không chấp nhận thì không ký xuôi cả tờ.
2. Dùng quyền giải trình và bảo lưu ý kiến (Điều 37 khoản 1 điểm r) về từng chỗ bạn không đồng ý.
3. Giữ thời hạn ký. Nghĩa vụ ký nằm ở điểm p khoản 2, kèm chữ "trong thời hạn quy định của pháp luật".

Riêng khi có dấu hiệu trốn thuế, Điều 23 khoản 2 cho trưởng đoàn quyết định tạm giữ tài liệu, nhưng phải lập biên bản tạm giữ và giao cho bạn một bản quyết định cùng biên bản đó. Cùng điều, khoản 1 điểm a còn cho cơ quan thuế quyền truy cập dữ liệu phần mềm kế toán, hoá đơn điện tử và máy tính tiền của người có dấu hiệu trốn thuế. Sổ giấy của bạn sẽ được đặt cạnh số họ đọc từ máy.

Việc đầu tiên khi nhận được tờ giấy

1. Chụp lại tờ giấy, ghi ngày giờ nhận, rồi tìm thời hạn ghi trên đó. Mọi mốc sau tính từ ngày này.
2. Mở sổ ra so với file đối soát của sàn trước khi ai hỏi. Tự phát hiện và tự khai trước khi bị phát hiện còn có cửa không bị phạt, xem kê khai thiếu doanh thu sàn bị phạt bao nhiêu.
3. Không chắc thì nhờ người đứng ra làm việc cùng: luật cho phép ký hợp đồng với đại lý thuế và ủy quyền khai thay, nộp thay (Điều 37 khoản 1 điểm c).