Bạn nhận được một tờ thông báo của cơ quan thuế, trong đó có một con số doanh thu bán hàng trên sàn cao hơn hẳn con số bạn đã kê khai. Thuế gọi lên giải trình doanh thu sàn thì mang gì đi và nói thế nào?
Câu trả lời ngắn, và nó ngược với phản xạ đầu tiên của gần như tất cả mọi người: bạn không đi để trình bày hoàn cảnh, bạn đi để nộp một bảng đối chiếu. Buổi làm việc đó không quyết bằng lời kể mà quyết bằng việc con số của họ và con số của bạn có bắc được cầu sang nhau không, từng mã đơn một.
Bài này chỉ ra tờ thông báo bạn đang cầm là mẫu gì, ba lý do thật khiến hai con số lệch nhau, khoản nào trong ba khoản đó làm giảm được số phải nộp và khoản nào thì không, cùng một cái mốc mà quá nó thì bạn mất quyền tự sửa.
Tờ thông báo bạn vừa nhận là mẫu 01/TB-BSTT-NNT, không phải quyết định truy thu
Đọc đúng tên của thứ mình đang cầm là việc đầu tiên, vì nó quyết định bạn còn bao nhiêu đường đi.
Văn bản mà cơ quan thuế dùng để yêu cầu người nộp thuế làm rõ một hồ sơ là Thông báo về việc giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu, mẫu số 01/TB-BSTT-NNT ban hành kèm Nghị định 126/2020/NĐ-CP. Nó là một yêu cầu làm rõ, không phải một quyết định ấn định thuế, cũng không phải quyết định xử phạt. Ở bước này chưa có con số nào bị chốt lại cả.
Ba thứ cần đọc trên tờ đó trước khi làm bất cứ việc gì khác:
- Kỳ tính thuế đang bị hỏi. Đây là phạm vi của toàn bộ việc chuẩn bị, và nó thường hẹp hơn bạn tưởng.
- Con số cơ quan thuế đang giữ, cùng nguồn của con số đó nếu có ghi.
- Thời hạn phải trả lời. Ngày hết hạn nằm ngay trên thông báo. Đây là mốc duy nhất bạn không được đoán, và cũng là thứ hay bị bỏ qua nhất vì mắt người đọc dán vào con số.
Trả lời trong hạn, dù chỉ là nộp bảng đối chiếu kèm chứng từ, đứng ở vị trí hoàn toàn khác so với im lặng rồi giải thích sau.
Vì sao con số của cơ quan thuế cao hơn con số bạn đã khai
Trong phần lớn các ca, không bên nào tính sai. Hai bên đang đo hai thứ khác nhau.
Từ 01/7/2026, chủ quản nền tảng có chức năng đặt hàng trực tuyến kèm chức năng thanh toán phải khấu trừ và nộp thuế thay cho người bán, theo Điều 43 và Điều 44 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Dữ liệu mà sàn dựng ra để làm việc đó bám vào giá trị đơn hàng, tức con số trước khi trừ phí sàn, phí thanh toán, phí vận chuyển người bán chịu và hoa hồng tiếp thị liên kết.
Còn con số bạn kê khai, nếu bạn tự làm sổ, rất hay là con số tiền thực về ví. Đó là con số duy nhất bạn nhìn thấy mỗi ngày, nên nó cũng là con số dễ bị đem đi kê khai nhất.
Hai con số đó chênh nhau đúng bằng toàn bộ các khoản sàn trừ, và trên nhiều ngành hàng khoảng chênh đó tính bằng phần ba. Vì sao chúng cách nhau xa đến vậy và tầng nào lộ ra ngay, tầng nào chỉ lộ khi soi từng đơn, doanh thu Shopee không khớp số kê khai tách từng lý do một.
Ba khoản lệch trên Shopee và TikTok Shop, và khoản nào thật sự làm giảm số phải nộp
Đây là phần cần đọc kỹ nhất, vì ba khoản trông giống nhau khi nằm trong đầu, nhưng khi đặt lên bàn làm việc thì hiệu lực của chúng khác hẳn.
| Lệch vì | Chứng từ chứng minh | Có làm giảm số phải nộp không |
|---|---|---|
| Phí sàn và các khoản trừ trên đơn | bảng chi tiết theo đơn, biểu phí kỳ đó | Không. Doanh thu tính thuế là giá trị đơn hàng, không có dòng nào cho trừ phí sàn ra trước |
| Đơn hoàn, đơn huỷ | bảng đơn hoàn kèm mã đơn và ngày duyệt hoàn | Có, nếu chỉ ra được từng mã đơn |
| Sàn đã khấu trừ nộp thay | chứng từ khấu trừ thuế điện tử do sàn cấp | Có, nhưng trừ vào số thuế phải nộp, không trừ vào doanh thu |
Dòng đầu là dòng làm nhiều người hụt hẫng, và nó cũng là dòng chiếm phần lớn khoảng chênh. Phí sàn là chi phí, không phải khoản giảm doanh thu. Nó có chỗ của nó khi tính số thuế phải nộp theo cách lấy doanh thu trừ chi phí, nhưng nó không kéo con số doanh thu xuống được. Ngưỡng 1 tỷ tính trên doanh thu sàn ghi nhận hay tiền về tài khoản nói kỹ chỗ hai bước này bị gộp làm một.
Dòng thứ hai thì làm giảm thật, nhưng chỉ khi bạn chỉ được ra từng mã đơn. Một câu kiểu "tháng đó hàng hoàn nhiều lắm" không có giá trị chứng minh nào. Hàng hoàn về sau khi đã kê khai có sẵn cách xếp ba mốc thời gian của một đơn hoàn.
Dòng thứ ba là dòng hay bị quên nhất, và nó là tiền của bạn. Sàn đã nộp thay bao nhiêu thì bấy nhiêu là khoản đã nộp vào ngân sách mang tên bạn, miễn là mã số thuế khai trên sàn đúng. Tỷ lệ sàn trừ theo từng nhóm ngành nghề nằm ở sàn trừ bao nhiêu phần trăm thuế của người bán.
Bộ hồ sơ mang đi: một bảng đối chiếu, và những gì đứng sau nó
Thứ có sức nặng nhất không phải chồng giấy dày nhất, mà là một trang giấy bắc được cầu từ con số của họ sang con số của bạn.
Bảng đối chiếu nên đi theo đúng thứ tự này, mỗi dòng một con số, mỗi dòng một chứng từ đứng sau:
- Doanh thu theo dữ liệu sàn của kỳ bị hỏi, tức con số cơ quan thuế đang giữ, chép lại nguyên vẹn. Bắt đầu từ con số của họ chứ không phải của mình là cách nhanh nhất để buổi làm việc đi vào việc.
- Trừ đơn hoàn, đơn huỷ trong kỳ, kèm danh sách mã đơn.
- Ra doanh thu tính thuế của kỳ.
- Số thuế phải nộp trên doanh thu đó.
- Trừ phần sàn đã khấu trừ nộp thay, kèm chứng từ khấu trừ.
- Ra số còn phải nộp, hoặc số nộp thừa.
Kèm theo bảng đó là bốn thứ, không cần hơn: bảng chi tiết theo đơn của cả kỳ tải thẳng từ sàn, danh sách đơn hoàn, chứng từ khấu trừ thuế điện tử, và tờ khai bạn đã nộp cho kỳ đó.
Xuất bảng chi tiết theo đơn ở dạng gốc từ sàn, đừng nộp một bảng tính bạn tự gõ lại. Bảng tự gõ không chứng minh được gì cả, vì nó chính là thứ đang bị nghi ngờ.
Nếu bạn bán nhiều nơi thì con số đem so còn phải cộng đủ các kênh, không phải chỉ kênh đang bị hỏi: bán cả Shopee lẫn TikTok Shop thì doanh thu cộng chung hay tính riêng.
Nói thế nào: bám vào mã đơn, đừng bám vào cảm giác
Có một khác biệt lớn giữa hai câu nói, dù chúng cùng mô tả một sự thật.
Câu không có sức nặng: "Số đó là số sàn ghi chứ tôi có nhận được từng ấy đâu, sàn nó trừ hết rồi."
Câu có sức nặng: "Doanh thu kỳ này theo dữ liệu sàn là X. Trong đó có 47 đơn hoàn với tổng giá trị Y, danh sách mã đơn ở phụ lục 2. Doanh thu tính thuế còn Z. Sàn đã khấu trừ nộp thay T theo chứng từ ở phụ lục 3."
Cùng một hoàn cảnh, nhưng câu thứ hai kiểm chứng được, còn câu thứ nhất thì không. Cơ quan thuế không có cách nào chấp nhận một con số mà họ không đối chiếu được, kể cả khi họ tin bạn.
Ba việc nên tránh, và cả ba đều xuất phát từ ý tốt:
- Đừng nộp con số làm tròn. Con số đẹp là con số ước lượng, và người đọc hồ sơ nhìn ra ngay.
- Đừng giải thích phần mình chưa dựng lại được. Chưa cộng xong tháng nào thì nói rõ là đang dựng lại tháng đó, chứ đừng đưa một con số tạm rồi sửa ở lần làm việc sau.
- Đừng cãi về phí sàn. Đó là chỗ quy định đã rõ, và tiêu thời gian vào đó là mất luôn phần thời gian đáng dùng cho hai khoản thật sự làm giảm được số phải nộp.
Chỗ nào sai thật thì nhận sớm và nộp cùng lượt. Việc người nộp thuế chủ động khắc phục là tình tiết được xét đến khi xử phạt, còn để cơ quan thuế tự bóc ra thì không.
Mốc quan trọng nhất: quyền tự khai bổ sung không kéo dài mãi
Đây là phần mà gần hết các bài đang nằm trang nhất viết theo quy định cũ, vì luật vừa thay giữa năm nay.
Từ 01/7/2026, Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 có hiệu lực, thay Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Hai thay đổi trong đó đi thẳng vào tình huống của bài này:
Thời hạn khai bổ sung rút từ 10 năm xuống còn 05 năm. Theo khoản 5 Điều 12, người nộp thuế được khai bổ sung trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai sót.
Nội dung đã thanh tra, kiểm tra thì không còn tự khai bổ sung nữa. Luật cũ cho phép khai bổ sung cả khi cơ quan thuế đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế; luật mới bỏ trường hợp đó. Thay vào đó là một cơ chế khác: người nộp thuế nộp hồ sơ giải trình để cơ quan thuế xem xét, chấp thuận, rồi mới điều chỉnh, và chỉ khi đáp ứng điều kiện.
Khoảng cách giữa hai cơ chế đó lớn hơn vẻ ngoài của nó. Tự khai bổ sung là việc bạn làm và nộp. Nộp hồ sơ giải trình để được xem xét là việc bạn đề nghị và chờ trả lời. Cùng một sai sót, sửa ở hai thời điểm khác nhau thì một bên là thủ tục, bên kia là xin.
Cái mốc đáng nhớ vì vậy không phải ngày hết hạn trên tờ thông báo, mà là ngày quyết định thanh tra hoặc kiểm tra được công bố. Trước mốc đó bạn còn cầm quyền chủ động.
Nếu đúng là khai thiếu thật thì cái giá là bao nhiêu
Một phần các ca giải trình kết thúc bằng việc người bán nhận ra mình khai thiếu thật, thường vì đã khai theo tiền về ví. Nên biết trước con số.
Hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu, theo Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Nghị định này đã qua nhiều lượt sửa, gần nhất là Nghị định 310/2025/NĐ-CP hiệu lực 16/01/2026 và Nghị định 291/2026/NĐ-CP, nên khi tra hãy đọc bản hợp nhất chứ đừng đọc bản gốc năm 2020.
Cộng thêm tiền chậm nộp 0,03% một ngày tính trên số thuế nộp chậm. Khoản này chạy từ ngày đến hạn của kỳ có sai sót, nên với một kỳ của năm ngoái thì nó không nhỏ.
Thời hiệu xử phạt hành vi khai sai dẫn đến thiếu thuế là 05 năm kể từ ngày thực hiện hành vi vi phạm. Có một chi tiết đáng biết ở đây: quá thời hiệu thì không bị phạt, nhưng vẫn phải nộp đủ số thuế thiếu và tiền chậm nộp. Hết thời hiệu không có nghĩa là hết nghĩa vụ.
Khai sai và trốn thuế là hai hành vi khác nhau, nằm ở hai điều khác nhau, và mức của Điều 17 nặng hơn hẳn. Nghị định 310/2025 còn tăng nặng với trường hợp số tiền trốn thuế từ 100 triệu đồng trở lên. Ranh giới giữa hai nhóm nằm ở chỗ hồ sơ, chứng từ có phản ánh trung thực giao dịch hay không, và đó chính là lý do nộp đúng bảng chi tiết gốc của sàn lại quan trọng đến vậy.
Giải trình không thuyết phục thì bước tiếp theo là gì
Luật mới cũng viết lại phần này, và viết rõ hơn trước.
Theo khoản 3 Điều 22 Luật Quản lý thuế 2025, cơ quan thuế được kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế trong 09 trường hợp. Hai trong số đó dính thẳng tới tình huống đang nói: hồ sơ khai thuế cần được làm rõ, và phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật thuế. Nói cách khác, một hồ sơ không được làm rõ ở bước giấy tờ là một trong những đường dẫn tới bước kiểm tra tại chỗ.
Luật cũng bổ sung nguyên tắc ưu tiên kiểm tra trực tuyến, từ xa trên dữ liệu điện tử, và nguyên tắc không trùng lặp về nội dung, phạm vi, thời gian giữa các cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiểm toán. Nguyên tắc thứ nhất là lý do vì sao ngày càng nhiều người bán sàn nhận được thông báo làm rõ mà chưa từng gặp cán bộ thuế nào: việc đối chiếu dữ liệu diễn ra trước, và tờ thông báo là kết quả của nó.
Bước giấy tờ mà bạn đang ở chính là bước rẻ nhất của cả quá trình. Xử gọn ở đây, bằng một bảng đối chiếu có chứng từ, là cách chắc chắn nhất để nó dừng lại ở đây.
Tự kiểm trong mười lăm phút
- Đọc lại thông báo và ghi ra ba thứ: kỳ tính thuế bị hỏi, con số họ đang giữ, ngày hết hạn trả lời.
- Tải bảng chi tiết theo đơn của đúng kỳ đó từ sàn, ở dạng gốc, không gõ lại.
- Cộng cột giá trị đơn hàng và so với con số của cơ quan thuế. Hai số này thường khớp hoặc gần khớp. Khớp được ở bước này là bạn đã biết mình đang đứng ở đâu.
- Lọc ra đơn hoàn, đơn huỷ trong kỳ, giữ nguyên mã đơn và ngày.
- Gom chứng từ khấu trừ thuế điện tử của kỳ đó, kiểm luôn xem mã số thuế trên đó có đúng không. Sai mã thì phần đã nộp không gắn được vào nghĩa vụ của bạn.
- Dựng bảng đối chiếu sáu dòng ở phần trên và xem nó ra số phải nộp thêm hay số nộp thừa.
- Kiểm xem kỳ bị hỏi đã có quyết định thanh tra, kiểm tra nào được công bố chưa. Chưa thì bạn vẫn còn quyền tự khai bổ sung, và nên dùng nó trước khi nó hết.
Làm hết bảy bước mà con số ra phần phải nộp thêm thì việc cần làm không phải là viết một bản giải trình dài hơn, mà là nộp bổ sung cùng lượt với bảng đối chiếu. Còn nếu ra số nộp thừa thì cũng đừng bỏ qua, vì đó là tiền của bạn đang nằm ở ngân sách.
Vừa nhận thông báo và không biết bắt đầu từ đâu, cứ gửi tờ thông báo kèm file đối soát của kỳ đó rồi gọi kể tình hình. Cuộc gọi đầu miễn phí, và người nghe máy là người trực tiếp làm sổ.