Công ty mới thành lập bán hàng trên sàn phải làm gì về thuế, kế toán trong 90 ngày đầu?

Công ty mới thành lập bán hàng trên sàn phải làm gì về thuế, kế toán trong 90 ngày đầu: bảng theo mốc

Mã số thuế là mã số doanh nghiệp, và lệ phí môn bài không còn

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 viết hai điều làm gọn đầu danh sách. Điều 10 khoản 2: doanh nghiệp đăng ký thuế cùng với đăng ký doanh nghiệp theo cơ chế một cửa liên thông. Điều 11 khoản 2: mã số thuế của doanh nghiệp là chính mã số doanh nghiệp được cấp. Sau khi nhận giấy, công ty không còn thủ tục đăng ký thuế nào để làm riêng.

Lệ phí môn bài chấm dứt thu từ 01/01/2026 (Nghị quyết 198/2025/QH15, Nghị định 362/2025/NĐ-CP), nên công ty cấp giấy từ 2026 không có tờ khai môn bài nào. Chỉ khoản đó biến mất: tờ khai thuế GTGT và hồ sơ quyết toán vẫn ở mục dưới. Phần giải thích đầy đủ về môn bài ở bài từ 2026 còn phải nộp lệ phí môn bài không.

Góp vốn trong 90 ngày: quá hạn thì giảm vốn, công ty nhiều chủ còn mất tư cách thành viên

Mốc giống nhau cho cả ba loại hình: 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều luật thì khác:

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Điều 47 khoản 2.
• Công ty TNHH một thành viên: Điều 75 khoản 2. Đừng dẫn Điều 47 cho công ty một chủ.
• Công ty cổ phần: Điều 113 khoản 1, và điều lệ hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần được đặt thời hạn ngắn hơn 90 ngày, không được dài hơn.

Thời gian vận chuyển, nhập khẩu tài sản góp vốn và làm thủ tục chuyển quyền sở hữu không tính vào 90 ngày. Công ty góp bằng tiền thì không có phần được trừ này.

Hết hạn mà chưa góp đủ, cả ba loại hình cùng hai hệ quả (Điều 47 khoản 4, Điều 75 khoản 3, Điều 113 khoản 3 điểm d và khoản 4):

• Công ty phải đăng ký giảm vốn điều lệ về đúng số đã góp trong 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp.
• Người chưa góp đủ vẫn chịu trách nhiệm, tương ứng với phần đã cam kết, về nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh trước ngày đăng ký giảm vốn.

Công ty có từ hai chủ trở lên còn thêm hai hệ quả nữa (Điều 47 khoản 3, Điều 113 khoản 3): thành viên chưa góp đồng nào đương nhiên không còn là thành viên, cổ đông chưa thanh toán thì đương nhiên không còn là cổ đông, và người góp thiếu chỉ giữ quyền tương ứng với phần đã góp. Công ty một chủ không có hai hệ quả này, vì chỉ có một chủ sở hữu.

Dòng cuối là dòng đắt. Bạn nhập hàng, nợ nhà cung cấp, rồi mới giảm vốn: khoản nợ vẫn treo trên phần vốn cam kết cũ. Vốn điều lệ đặt theo số bạn sẽ góp thật, không phải số cho đẹp giấy.

Điều 47 khoản 5 còn nói người góp chỉ thành thành viên từ lúc đã thanh toán và thông tin được ghi vào sổ đăng ký thành viên, và góp đủ thì công ty cấp giấy chứng nhận phần vốn góp. Luật 03/2022/QH15 và Luật 76/2025/QH15 đều sửa Luật Doanh nghiệp, nhưng không đụng ba điều này.

Kỳ kế toán năm đầu: cấp giấy ba tháng cuối năm thì được gộp sang năm sau

Điều 12 khoản 2 điểm a Luật Kế toán 88/2015/QH13: kỳ kế toán đầu tiên của doanh nghiệp mới tính từ đầu ngày được cấp giấy đến hết ngày cuối cùng của kỳ kế toán năm. Bán đơn đầu tiên hay mở sổ muộn cũng không dịch mốc này.

Khoản 4 cho phép gộp đoạn đầu ngắn vào năm sau. Nhiều trang vẫn in số cũ: bản 2015 viết "ngắn hơn 90 ngày". Luật 56/2024/QH15, hiệu lực 01/01/2025, viết lại thành:

kỳ kế toán năm đầu tiên … có thời gian không quá 03 kỳ kế toán tháng liên tiếp thì được phép cộng với kỳ kế toán năm tiếp theo … kỳ kế toán năm đầu tiên … phải không quá 15 tháng.

Chữ "90 ngày" đã biến mất, mốc nay đếm bằng kỳ tháng. Hai ví dụ, năm kế toán theo năm dương lịch:

Ngày trong tháng không quan trọng: cấp giấy ngày 01 hay ngày 31 của tháng 10, 11, 12 đều là ba kỳ tháng trở xuống. Sang tháng 9 là bốn kỳ.

Gộp hay không là quyền của công ty, luật dùng chữ "được phép". Hệ quả thuế đi theo kỳ kế toán: Điều 9 khoản 2 điểm đ.1 Nghị định 252/2026/NĐ-CP xác định kỳ quyết toán thuế theo kỳ kế toán năm, và Điều 10 khoản 5 điểm a đặt hạn nộp hồ sơ quyết toán chậm nhất vào ngày cuối của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc kỳ đó.

• Gộp: một bộ báo cáo tài chính và một hồ sơ quyết toán cho cả kỳ hơn 14 tháng. Hạn hồ sơ quyết toán là 31/3/2028. Đổi lại, tới 2028 công ty mới có báo cáo đầu tiên.
• Không gộp: thêm một bộ báo cáo cho đoạn ngắn 2026, hồ sơ quyết toán hạn 31/3/2027.

Gộp không bớt việc ghi sổ hằng tháng. Chứng từ của hơn 14 tháng vẫn phải ghi đủ, chỉ khâu lập báo cáo và quyết toán dồn về một lần. Để sổ đó nằm tới 2028 mới làm là cách gộp kỳ trở thành đống việc cuối kỳ.

Báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước trong 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (Điều 29 khoản 3 Luật Kế toán), gần như trùng hạn quyết toán.

Đăng ký hoá đơn điện tử, và căn hộ chung cư làm khó

Công ty đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử, nội dung theo Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục III, Điều 6 khoản 1 Thông tư 91/2026/TT-BTC). Công ty không tự đến cơ quan thuế nộp mẫu này.

Điều 6 khoản 2 chia việc thành ba bước, mỗi bước tối đa một ngày làm việc:

1. Trong 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận đăng ký, hệ thống thuế đối chiếu thông tin định danh của người đại diện theo pháp luật với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế. Lệch thì báo không chấp nhận ngay.
2. Khớp thì hệ thống gửi yêu cầu xác nhận qua email, số điện thoại trong hồ sơ. Người đại diện trả lời trong ngày hoặc ngày làm việc tiếp theo.
3. Xác nhận đúng hạn và không dính dấu hiệu rủi ro thì chậm nhất ngày làm việc tiếp theo có thông báo chấp nhận.

Điều 7 khoản 3 nhắm đúng người bán sàn mở công ty tại nhà: trụ sở chính ở căn hộ chung cư, hoặc không có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính, là dấu hiệu rủi ro cao. Ngoại lệ: căn hộ hoặc phần diện tích được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh theo quy định pháp luật.

Dính dấu hiệu thì Điều 6 khoản 2 điểm c cho cơ quan thuế hai đường: trong 01 ngày làm việc gửi thông báo yêu cầu giải trình, hoặc xác minh thực tế tại địa chỉ đăng ký. Bạn có 03 ngày làm việc để giải trình, quá hạn thì thông báo không chấp nhận. Trụ sở ở căn hộ thì trước khi nộp, gom sẵn giấy cho thấy phần diện tích đó được phép dùng để kinh doanh.

Điều 7 khoản 4 đẩy thêm một trường hợp vào cùng đường đó. Người đại diện công ty còn đại diện cho một người nộp thuế khác, mà mã số thuế kia đang ngừng hoạt động chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt, hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký. Lên từ hộ kinh doanh mà chưa đóng mã số thuế của hộ: nhìn khoản này, và đọc thêm hộ kinh doanh lên công ty thì hàng tồn, hoá đơn và sổ chuyển sang thế nào.

Đăng ký xong thì công ty có hoá đơn có mã hoặc không mã, và không bắt buộc đăng ký thêm máy tính tiền: xem công ty bán trên sàn có bắt buộc dùng hoá đơn từ máy tính tiền không.

Về lập hoá đơn, Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP đặt thời điểm lập ở lúc chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu tiền. Sàn chỉ khấu trừ thuế cho hộ và cá nhân kinh doanh, không lập hoá đơn thay công ty (công ty bán trên Shopee có bị sàn trừ thuế không; bán trên Shopee có phải xuất hoá đơn từng đơn không).

Khai thuế GTGT kỳ đầu: chọn được quý, và quý chưa bán gì vẫn phải nộp

Điều 19 khoản 1 điểm b.1.2 Thông tư 89/2026/TT-BTC: công ty mới được chọn khai quý. Nếu năm đầu doanh thu đã trên 50 tỷ đồng, kể cả chưa đủ 12 tháng, thì từ năm dương lịch liền kề sau công ty khai tháng. Lý do chọn tháng hay quý, và đổi kỳ thế nào, ở bài khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý.

Giấy cấp ngày 15/10/2026: tờ khai tháng 10 hạn 20/11/2026, hoặc tờ khai quý 4 hạn 31/01/2027. Kỳ tháng hạn ngày 20 của tháng tiếp theo, kỳ quý hạn ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo (Điều 10 khoản 2 và 3 Nghị định 252/2026/NĐ-CP).

Quý đầu chưa ra đơn nào vẫn phải nộp tờ khai, các chỉ tiêu bằng không. Chưa bán thì chưa có thuế, nhưng tờ khai vẫn có hạn. Danh sách người được miễn khai là danh sách đóng, không có dòng "chưa phát sinh doanh thu": công ty không phát sinh doanh thu có phải nộp tờ khai thuế không.

Doanh thu cả năm dưới 1 tỷ đồng thì phần thuế thu nhập doanh nghiệp xem bài này; thuế GTGT vẫn nộp.

Chế độ kế toán và người phụ trách: chọn trong năm đầu, đổi ở đầu năm sau

Cấp giấy sau 01/7/2026 thì năm tài chính đầu của bạn bắt đầu sau mốc áp dụng của Thông tư 58/2026/TT-BTC. Công ty siêu nhỏ thuộc đối tượng của thông tư này (Điều 2 khoản 1), và vẫn được chọn chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa (Điều 4 khoản 3). Chọn rồi thì giữ trọn năm tài chính, và chỉ đổi từ đầu kỳ kế toán năm tiếp theo. Thông tư 99/2025/TT-BTC (Điều 31 khoản 3) cũng đòi áp dụng nhất quán tối thiểu một kỳ kế toán năm. Lựa chọn ấy ràng cả kỳ đầu, kể cả kỳ hơn 14 tháng nếu bạn gộp. Nên chọn bộ nào thì so ba thông tư ở bài công ty nhỏ dùng Thông tư 133 hay Thông tư 99 và chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ theo Thông tư 58.

Về người phụ trách, Điều 20 khoản 1 Nghị định 174/2016/NĐ-CP: công ty phải bố trí kế toán trưởng. Chưa bổ nhiệm được ngay thì bố trí phụ trách kế toán, tối đa 12 tháng. Doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí phụ trách kế toán mà không bắt buộc kế toán trưởng (khoản 2 điểm b). Thuê dịch vụ kế toán được, nhưng người đại diện theo pháp luật vẫn chịu trách nhiệm (Điều 22 khoản 5). Chi tiết ở công ty nhỏ có bắt buộc phải có kế toán trưởng không.

Việc cần làm theo thứ tự

1. Ngày cấp giấy: ghi vào lịch ngày thứ 90, và đối chiếu vốn cam kết với số tiền bạn sẽ góp thật.
2. Tuần đầu: đăng ký hoá đơn điện tử qua nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn, sau khi đã chuẩn bị giấy tờ địa chỉ nếu trụ sở ở căn hộ.
3. Trước đơn đầu tiên: chốt chế độ kế toán, người phụ trách kế toán, và kỳ khai GTGT tháng hay quý.
4. Trước khi khoá sổ 31/12, nếu giấy cấp trong tháng 10, 11 hoặc 12: quyết gộp kỳ kế toán năm đầu hay không.
5. Đặt nhắc hạn tờ khai GTGT đầu tiên, kể cả khi chưa có đơn.

Mới mở dưới dạng hộ kinh doanh thì danh sách khác hẳn, xem hộ kinh doanh mới mở bán sàn phải đăng ký thuế rồi khai thuế lần đầu và làm gì trong 90 ngày đầu.

Nhắn Zalo ngày cấp giấy, mình đếm ngày thứ 90 và xem công ty bạn có nằm trong diện gộp kỳ không.