Từ khi các sàn khấu trừ và nộp thay thuế cho người bán, câu hỏi này xuất hiện gần như mỗi tuần: "Sàn trừ tiền của tôi rồi, nộp hộ tôi rồi, vậy tôi còn phải làm gì nữa?"
Câu trả lời ngắn: vẫn còn. Và phần còn lại không nhỏ.
Chuyện nhầm ở đây không phải do ai lười tìm hiểu. Nó nhầm vì ba thứ khác nhau đang bị gộp làm một.
Ba thứ hay bị gộp làm một
Một là nghĩa vụ nộp thuế. Đây là số tiền phải nộp vào ngân sách.
Hai là việc nộp hộ. Sàn giữ lại một phần tiền của bạn và nộp thay. Nghĩa vụ được thực hiện một phần, nhưng nó không biến mất. Nó chỉ được ai đó trả hộ.
Ba là nghĩa vụ kê khai. Đây là việc bạn khai với cơ quan thuế rằng mình có bao nhiêu doanh thu và đã nộp bao nhiêu. Việc sàn nộp thay không đụng gì tới nghĩa vụ này.
Ví dụ dễ hiểu: công ty khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của nhân viên rồi nộp hộ, nhưng người có nhiều nguồn thu vẫn phải quyết toán. Việc đã nộp không thay cho việc phải khai.
Sàn chỉ nộp thay cho phần bán trên sàn đó
Đây là chỗ quan trọng nhất, và cũng là chỗ dễ vấp nhất.
Phần sàn khấu trừ nộp thay được tính trên doanh thu phát sinh trên chính sàn đó. Nó không gồm:
- Doanh thu bán qua Facebook, Instagram, Zalo
- Doanh thu bán qua website riêng
- Doanh thu bán trực tiếp tại cửa hàng
- Doanh thu từ một sàn khác mà bạn cũng đang bán
Nếu bạn bán đa kênh (mà phần lớn nhà bán đều vậy) thì phần ngoài sàn không ai nộp hộ cả. Nó là phần bạn tự khai, tự nộp. Và đây đúng là chỗ hay bị bỏ sót, vì cảm giác "đã có sàn lo" lan sang cả những khoản sàn không lo.
Số sàn khấu trừ tính trên doanh thu gộp
Một điểm nữa cần rõ: phần sàn khấu trừ tính trên doanh thu gộp phát sinh trên sàn, chưa trừ phí sàn, phí vận chuyển, hoa hồng tiếp thị liên kết hay các khoản hoàn.
Nghĩa là con số làm căn cứ khấu trừ không phải số tiền cuối cùng về tài khoản bạn. Hai con số đó cách nhau khá xa. Ai lấy số tiền về tài khoản làm căn cứ đối chiếu sẽ thấy mọi thứ lệch và không hiểu vì sao. Ba con số cùng một tháng lệch nhau thế nào, bài về doanh thu Shopee tách từng lý do.
Vậy cụ thể còn phải kê khai gì
Bốn việc:
- Kê khai theo đúng kỳ. Doanh thu ghi nhận theo ngày giao thành công, không theo ngày đặt hàng và cũng không theo ngày tiền về. Đơn giao kỳ này mà hoàn về sau khi đã kê khai là một ca riêng.
- Cộng đủ mọi kênh. Sàn, website, mạng xã hội, bán trực tiếp. Tất cả.
- Ghi nhận đúng phần đã được nộp thay. Đây là khoản đã nộp, cần được thể hiện đúng chứ không phải bỏ qua như thể nó chưa từng tồn tại.
- Lập sổ sách và lưu chứng từ theo quy định. Việc này độc lập hoàn toàn với chuyện ai nộp thuế hộ ai.
Hậu quả khi kê khai thiếu
Cái khó của loại sai này là nó không báo lỗi ngay. Bạn vẫn bán hàng bình thường, tiền vẫn về, không có gì cảnh báo. Chỉ đến khi quyết toán hoặc khi bị đối chiếu dữ liệu thì phần chênh mới lộ ra, mà lúc đó nó đã cộng dồn qua nhiều kỳ.
Lúc ấy phải giải trình, và thứ giải trình được là bảng đối chiếu chi tiết theo từng đơn. Không có bảng đó thì rất khó chứng minh mình khai đúng, kể cả khi bạn thật sự khai đúng.
Cách kiểm nhanh xem mình có đang thiếu không
Hai câu hỏi:
- Tôi có bán ở kênh nào ngoài sàn không? Nếu có, phần đó đã được cộng vào số kê khai chưa?
- Số tôi đem đi kê khai lấy từ đâu? Nếu là số tiền về tài khoản, hoặc là tổng trên báo cáo sàn lấy nguyên, thì gần như chắc chắn đang lệch.
Trả lời được hai câu này là biết mình đang đứng ở đâu. Còn khi nào nên thuê kế toán ngoài thì có bốn dấu hiệu khá rõ.
Không chắc số mình đang khai lấy từ mốc nào, cứ gọi kể tình hình. Cuộc gọi đầu miễn phí, và người nghe máy là người trực tiếp làm sổ.